How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. Navigieren Sie zum Ressourcenplanungs-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren.

3. Klicken Sie auf Tags.

4. Wahlfrei: Um Tags in Kategorien zu gruppieren, stellen Sie den Umschalter Tags in Kategorien gruppieren? auf die Position EIN.

   1. Um eine neue Tag-Kategorie zu erstellen, klicken Sie im Abschnitt "Kategorien" auf Neu .

   2. Geben Sie den Kategorienamen ein.

   3. Klicken Sie auf Speichern.

5. Klicken Sie im Abschnitt Tags auf Neu.

6. Konfigurieren Sie das Tag mit den folgenden Eigenschaften:

   1. Name. Geben Sie den Namen des Tags ein.

   2. Farbe. Geben Sie die Farbe des Tags ein.

   3. Ablaufdatum erfordern. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Tag ein Ablaufdatum erfordert.
      Anmerkung: Wenn ein Ablaufdatum erforderlich ist, muss das Ablaufdatum beim Hinzufügen des Tags zum Profil einer Person hinzugefügt werden. Dies wird üblicherweise verwendet, um die Zertifizierungen einer Person zu verfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter

   4. # Tage Warnung vor dem Ablauf. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die Person im Voraus benachrichtigt werden soll, wenn ihr Tag abläuft.

   5. Globaler Zugriff für alle Gruppen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie dieses Tag in allen Gruppen verfügbar machen möchten. Siehe Konfigurieren von Gruppen für Resource Planning.

   6. Gruppen. Wenn Sie das Tag nicht für alle Gruppen verfügbar machen möchten, wählen Sie aus, welche Gruppen Zugriff auf das Tag haben sollen.

   7. Abkürzungen (5 Zeichen). Geben Sie die Abkürzung des Tags ein.

   8. Kategorien. Wenn Sie Ihre Tags kategorisieren möchten, wählen Sie die Kategorien aus, in denen das Tag erscheinen soll.

7. Klicken Sie auf Speichern.

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

Sie können die folgenden Aktionen mit den folgenden Tools ausführen:

• Ressourcenplanung

  • Tags für Personen hinzufügen

  • Tags für Personen bearbeiten

  • Massenbearbeitung von Tags für Personen

  • Tags für Personen entfernen

• Unternehmens-Adressbuch

  • Tags für Personen hinzufügen

  • Tags für Personen bearbeiten

  • Tags für Personen entfernen

Verwalten von Tags über das Ressourcenplanungstool

Tags für Personen hinzufügen

1. Navigieren Sie zum Ressourcenplanungs-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.

3. Klicken Sie auf den Namen der Person.

4. Suchen Sie auf der Registerkarte "Übersicht" den Abschnitt "Tags".

5. Klicken Sie auf Tags hinzufügen.

6. Wählen Sie die Tags aus.

   1. Wenn das Tag ein Ablaufdatum benötigt, fügen Sie das Ablaufdatum hinzu.
      Anmerkung: Dies wird üblicherweise beim Hinzufügen von Tags für Zertifizierungen verwendet.

7. Wahlfrei: Klicken Sie auf Datei hochladen , um Anhänge hinzuzufügen, z. B. einen Zertifizierungsnachweis.

8. Klicken Sie auf Speichern.

Tags für Personen bearbeiten

1. Navigieren Sie zum Ressourcenplanungs-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.

3. Klicken Sie auf den Namen der Person.

4. Suchen Sie auf der Registerkarte "Übersicht" den Abschnitt "Tags".

5. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten .

6. Aktualisieren Sie die Tag-Informationen.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Massenbearbeitung von Tags für Personen

1. Navigieren Sie zum Ressourcenplanungs-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.

3. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Benutzer, die Sie bearbeiten möchten.

4. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten .

5. Wählen Sie das Tag aus.

6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, fügen Sie das Ablaufdatum hinzu.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Tags für Personen entfernen

1. Navigieren Sie zum Ressourcenplanungs-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.

3. Klicken Sie auf den Namen der Person.

4. Suchen Sie auf der Registerkarte "Übersicht" den Abschnitt "Tags".

5. Klicken Sie auf Tags hinzufügen.

6. Klicken Sie auf das Symbol Löschen .

7. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen .

Verwalten von Tags über das Unternehmensadressbuch-Tool

Hinzufügen von Tags für Personen aus dem Unternehmensadressbuch-Tool

1. Navigieren Sie zum Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer .

3. Optional: Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie Ressourcenplanung aus.

4. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf Anzeigen .

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Ressourcenplanung .

6. Klicken Sie im Abschnitt "Tags" auf Tags hinzufügen .

7. Wählen Sie die Tags aus.

   1. Wenn das Tag ein Ablaufdatum benötigt, fügen Sie das Ablaufdatum hinzu.
      Anmerkung: Dies wird üblicherweise beim Hinzufügen von Tags für Zertifizierungen verwendet.

8. Wahlfrei: Klicken Sie auf Datei hochladen , um Anhänge hinzuzufügen, z. B. einen Zertifizierungsnachweis.

9. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten von Tags für Personen über das Unternehmensadressbuch-Tool

1. Navigieren Sie zum Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer .

3. Optional: Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie Ressourcenplanung aus.

4. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf Anzeigen .

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Ressourcenplanung .

6. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem Tag im Abschnitt "Tags".

7. Aktualisieren Sie die Tag-Informationen.

8. Klicken Sie auf Speichern.

Tags für Personen aus dem Unternehmensadressbuch-Tool entfernen

1. Navigieren Sie zum Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer .

3. Optional: Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie Ressourcenplanung aus.

4. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf Anzeigen .

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Ressourcenplanung .

6. Klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Tag im Abschnitt "Tags".

7. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen .

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. Navigieren Sie zum Ressourcenplanungs-Tool auf Unternehmensebene.

2. Klicken Sie auf Berichte und wählen Sie Tags, die Maßnahmen erfordern.

3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Kategorie der Tags aus.

4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Tags , die in den Bericht aufgenommen werden sollen.
   Anmerkung: Sie können nur Tags auswählen, die mit einem Ablaufdatum konfiguriert sind.

5. Konfigurieren Sie Ihren Bericht mit den folgenden Optionen:

   • Um Tags einzuschließen, die noch nicht abgelaufen sind, sich aber in einem Warnfenster befinden, stellen Sie den Umschalter auf die Position EIN .
     Anmerkung: Wenn dieser Umschalter auf AUS eingestellt ist, werden nur abgelaufene Tags in Ihrem Bericht berücksichtigt.

   • Um die Mitarbeiternummer anzuzeigen, stellen Sie den Umschalter auf EIN .

   • Um die Position des Mitarbeiters anzuzeigen, stellen Sie den Umschalter auf EIN .

   • Wählen Sie aus, ob das Tag nach Name, Abkürzung oder beidem angezeigt werden soll.

   • Um das Ablaufdatum anzuzeigen, stellen Sie den Umschalter auf EIN .

   • Um die Zeit bis zum Ablauf anzuzeigen, stellen Sie den Umschalter auf EIN .

6. Klicken Sie auf das Symbol zum Exportieren und wählen Sie dann CSV oder PDF zum Herunterladen aus.

   • Wenn Sie eine PDF-Datei exportieren, wählen Sie die Seitenausrichtung und das Papierformat.

7. Klicken Sie auf CSV exportieren oder PDF exportieren.