The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Users can change which document shows as latest by reordering document versions, but Procore uses additional factors to decide which document is "latest" within a given context. Documents stored in the Document Management tool are often accessed via email links from the Workflows tool integration or links in correspondence items and emails. These contexts affect which document version is considered latest.
In addition, the Document Management tool uses collections to organize project documents. A collection’s filters provide needed context for a particular audience. For example, inside a Published collection, a field user sees only approved document versions, which means they aren’t necessarily seeing the latest version of each document. In contrast, a document reviewer uses the In Review collection to access in-progress document versions needing work or approvals before publication. In this way, Procore shows the field user version 3 of a document because it’s “latest” in the Published collection (as shown below), while the reviewer sees version 4 of the same document (via the In Review collection, not shown here), but they are both viewing the correct version for the job they are trying to do.
The Document Management tool is designed to present the latest document version based on the context in which a user found the document and which filters are applied. This table shows how different contexts affect what document version is presented and which warning banner appears when a user navigates to a different version outside of the one Procore considers default for that context.
Zusammenhang | Dokumentversion, die Procore als neueste Version berücksichtigt | Beispiel in der obigen Abbildung | Bannertext, der angezeigt wird, wenn der Benutzer in diesem Kontext von der neuesten Version wegnavigiert |
|---|---|---|---|
E-Mail für Korrespondenzposten: Klicken auf einen Link in einer Procore-Korrespondenz, einer E-Mail oder einem Element | Neueste Version im Dokumentcontainer. | V5 | "Nicht die neueste Version, für die Sie die Erlaubnis haben. Die Version ist nicht die neueste Version, für die Sie die Berechtigung haben." |
Workflows-E-Mail: Klicken Sie auf einen Link in einer Procore-E-Mail über Aufgaben, die für einen Genehmigungs-Workflow erforderlich sind. | Neueste Version in der Sammlung "In Prüfung" (d. h. die neueste Version mit einem in Bearbeitung befindlichen Workflow). | V4 | "Nicht die neueste Version im Review. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben." |
Gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente": Zugriff auf ein Dokument über die gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente" am unteren Rand des Fensters "Gespeicherte Ansichten" mit ausgewählter Schaltfläche "Neueste Version" . | Neueste Version im Dokumentcontainer. | V5 | "Nicht die neueste Version, für die Sie die Erlaubnis haben. Die Version ist nicht die neueste Version, für die Sie die Berechtigung haben." |
Sammlung "Veröffentlicht": Zugriff auf ein Dokument aus der vom System bereitgestellten Sammlung "Veröffentlicht". | Neueste Version in der Sammlung "Veröffentlicht" (die neueste "genehmigte" Version). | V3 | "Nicht die neueste Version in Veröffentlicht. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben." |
Kollektion "In Review": Zugriff auf ein Dokument aus der vom System bereitgestellten Sammlung "In Prüfung". | Neueste Version in der Sammlung "In Review" (die neueste Version mit einem in Bearbeitung befindlichen Workflow). | V4 | "Nicht die neueste Version im Review. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben." |
Benutzerdefinierte Sammlung: Zugriff auf ein Dokument aus einer benutzerdefinierten Sammlung, die ein Projektadministrator erstellt hat, z. B. "Vorkonstruktion". | Neueste Version im Kontext der Sammlung. | Abhängig von den Filtern für Sammlungen/gespeicherte Ansichten | "Nicht die neueste Version in [Name der Sammlung]. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben." |
Mobiles Gerät: Zugriff auf ein Dokument von einem mobilen Gerät aus mit der iOS- oder Android-Procore-App. | Siehe relevante Kontexte in den Zeilen oben mit diesen Ausnahmen: Die mobile App verfügt nicht über die Sammlung "In Prüfung" oder die gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente". | Hängt | Siehe Kontexte oben. |
Note: Procore is in the process of changing 'Revision' to 'Version' in the banners.
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