The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Procore's Document Management tool uses metadata and document fields to automatically grant access to and organize document revisions, making them easier to find. A project's document fields are configured in the Company level Admin tool through configurable fieldsets. Field options can be shown or hidden from the Document Management tool's Configure Settings page.Note: Required fields for every document: Name, Type, Status, and Version.
The table below lists Document Management tool field names and their descriptions, along with notes about where information for these fields populates from.
Note:
Required fields are marked with an asterisk (*) in the Field Name column.
Fields with codes included in the field options are noted in the Data Entry Type column.
This table does not include custom fields.
Certain fields (such as Type, Project, and Originator) have a code at the beginning of the field, which can automatically populate based on the naming standard. See Edit the Naming Standard for the Document Management Tool. For example, a Drawing Type document would populate with 'DR' in the Type field.
Flurname | Felddefinition | Art der Dateneingabe | Feldquelle und Notizen |
|---|---|---|---|
Zugewiesener Workflow | Die Workflow-Vorlage, die dem Dokument zugewiesen wurde. | Dropdown-Menü für Einzelauswahl | Manuelle Auswahl im Dokumentenmanagement-Tool. Sie können einen Standard-Workflow zuweisen, der automatisch auf alle in das Projekt hochgeladenen Dokumente angewendet wird. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Verfasst von | Die Person, die das Dokument erstellt hat. | Dropdown-Menü für Einzelauswahl | Wird automatisch generiert, je nachdem, wer das Dokument hochlädt, aber Sie können das Feld bei Bedarf bearbeiten. Die Feldoptionen werden aus dem Adressbuch-Tool auf Projektebene kopiert. |
Klassifikation | Ein bestimmter Untertyp eines Dokuments. Eine Zeichnung kann z. B. eine Klassifizierung in Draufsicht, Ansicht oder Schnitt aufweisen. | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Konfiguriert im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene. Siehe Verwalten von benutzerdefinierten und Standardfeldern und Feldsätzen für das Dokumentenmanagement-Tool. Kann erkannt und aus dem ursprünglichen Dateinamen kopiert werden, wenn sich der Code gemäß dem Benennungsstandard an der richtigen Stelle befindet. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? und Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool. |
Beauftragte für den aktuellen Schritt | Alle Beauftragten im aktuellen Schritt der Workflow-Vorlage. | Nicht editierbare Referenz | Wird basierend auf der Workflow-Vorlage im Workflows-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Aktueller Workflow-Schritt | Der Name des Workflow-Schritts, in dem sich das Dokument gerade befindet. | Nicht bearbeitbarer Text | Wird basierend auf der Workflow-Vorlage im Workflows-Tool auf Unternehmensebene und dem aktuellen Schritt des Workflows ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Erstellungsdatum | Das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. | Datumsauswahl | Wird beim Hochladen automatisch ausgefüllt, wenn ein Datum im Dokument erkannt wird, aber Sie können das Feld bei Bedarf bearbeiten. Das verwendete Datumsformat entspricht der Sprache des Projekts. |
Aktualisierungsdatum | Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Dokuments in Procore. | Nicht bearbeitbares Datum | Wird automatisch aktualisiert und kann nicht bearbeitet werden. Dieses Feld wird automatisch aus folgenden Gründen aktualisiert: Dokumentbearbeitungen, Metadatenänderungen und wenn eine Dokumentrevision eine andere Revision ablöst oder durch eine andere Revision ersetzt wird. |
Datum des Uploads | Das Datum und die Uhrzeit, zu der das Dokument in Procore hochgeladen wurde. | Nicht bearbeitbares Datum | Wird automatisch basierend auf dem Upload generiert und kann nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden. |
Beschreibung | Ein kurzer Titel für das Dokument. | Textfeld | Manuelle Eingabe im Dokumentenmanagement-Tool. Bei Zeichnungen sucht das Machine Learning von Procore nach der Beschreibung im Planschriftfeld. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? |
Disziplin | Das mit diesem Dokument verbundene Gewerk, z. B. Architektur, Elektrik oder Mechanik. | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Konfiguriert im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene. Siehe Verwalten von benutzerdefinierten und Standardfeldern und Feldsätzen für das Dokumentenmanagement-Tool. Kann erkannt und aus dem ursprünglichen Dateinamen kopiert werden, wenn sich der Code gemäß dem Benennungsstandard an der richtigen Stelle befindet. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? und Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool. |
Datei | Der ursprüngliche Dateiname des Dokuments zum Zeitpunkt des Hochladens. | Nicht editierbarer Dateiname und -erweiterung | Wird automatisch basierend auf der hochgeladenen Datei generiert und kann nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden. |
Format | Der Typ der Datei, z. B. EXCEL, PDF usw. | Nicht bearbeitbarer Text | Wird automatisch basierend auf der hochgeladenen Datei generiert und kann nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden. |
Im aktiven Workflow | Gibt an, ob sich die Datei aktiv in einem Workflow befindet ("Ja") oder nicht ("Nein"). | Nicht bearbeitbarer Text | Generiert automatisch, je nachdem, ob ein Workflow initiiert wurde. Siehe Starten eines Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Ort | Der Speicherort, der mit dem Dokument verknüpft ist. | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Kann erkannt und aus dem ursprünglichen Dateinamen kopiert werden, solange sich der Code gemäß dem Benennungsstandard an der richtigen Stelle befindet. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? und Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool. Die Feldoptionen werden aus dem Abschnitt Standorte des Admin-Tools auf Projektebene kopiert. Siehe Mehrstufige Standorte zu einem Projekt hinzufügen. |
Name* | Die eindeutige Kennung eines Dokuments, die auch mit den Anforderungen eines Projekts konfiguriert werden kann. | Nicht editierbarer Text ODER Textfeld | Generiert automatisch auf der Grundlage des Benennungsstandards und des Feldeintrags im Dokumentenmanagement-Tool. Siehe Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool und Bearbeiten der Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool. Wenn kein Benennungsstandard angewendet wird, wird dies zu einem Nur-Text-Feld, das bearbeitet werden kann. |
Zahl | Die Ziffern, die in der Regel am Ende des Namens eines Dokuments aufgeführt werden. | Textfeld | Kann erkannt und aus dem ursprünglichen Dateinamen kopiert werden, wenn sich der Code gemäß dem Benennungsstandard an der richtigen Stelle befindet. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? und Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool. Plannummern können auf Dokumenten mit dem Typ "Zeichnung" automatisch erkannt werden. |
Urheber | Der Name des Unternehmens, bei dem die Person, die das Dokument erstellt oder hochgeladen hat, Mitarbeiter ist. | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Wird automatisch auf der Grundlage des Feldes "Abgekürzter Name" für das entsprechende Unternehmen im Adressbuch-Tool generiert. Siehe Ein Unternehmen im Unternehmensadressbuch bearbeiten. |
Projekt | Eine Abkürzung für den Namen des Projekts. | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Kopiert aus dem Feld Schlüssel im Admin-Tool auf Projektebene. Siehe Was ist das Feld "Schlüssel" auf der Seite zur Projekterstellung? |
Revision | Ein Buchstabe, eine Zahl oder eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen, die eine bestimmte Version des Dokuments kennzeichnet. | Textfeld | Wenn ein Dokument hochgeladen wird, durchsucht Procore seinen Inhalt nach einem Revisionswert. Wenn eine gefunden wird, wird das Feld "Revision" automatisch mit diesem Wert gefüllt. Benutzer können dieses Feld jederzeit manuell bearbeiten. |
Größe | Die Menge an Speicherplatz oder Speicherplatz, die das Dokument verwendet. | Nicht bearbeitbarer Text | Wird automatisch aus der Datei generiert und kann nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden. |
Bühne | Die Bauphase, für die ein Dokument erstellt wurde. | Dropdown-Menü für Einzelauswahl | Die Feldoptionen werden aus dem Abschnitt "Phasen" des Admin-Tools auf Unternehmensebene kopiert. Siehe Hinzufügen einer benutzerdefinierten Projektphase. |
Status* | Der Status eines Dokuments beim Durchlaufen eines Workflows (Überprüfung, Genehmigung, Ablehnung usw.). | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Manuelle Auswahl für Dokumente ohne zugeordnete Workflows. Die Feldoptionen können im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene konfiguriert werden. Siehe Verwalten von benutzerdefinierten und Standardfeldern und Feldsätzen für das Dokumentenmanagement-Tool. Bei Dokumenten mit zugewiesenen Workflows wird das Feld Status automatisch basierend auf dem aktuellen Status im Workflow aktualisiert. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Art* | Die Kategorie des Dokuments, z. B. eine Zeichnung, eine Spezifikation oder ein Modell. Wenn ein Abkürzungscode (z. B. DR für Zeichnung) festgelegt ist, wird er am Anfang des Typnamens angezeigt. | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Wenn der Typcode (z. B. "DR" für Zeichnung) gemäß dem Benennungsstandard des Projekts im Dateinamen vorhanden ist, wird er in das Feld Typ für das Dokument eingefügt. Siehe Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool. Pläne und Spezifikationen können auch durch das maschinelle Lernen von Procore erkannt und ausgefüllt werden. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? Die Feldoptionen für das Feld "Typ" werden im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene verwaltet. Siehe Verwalten von benutzerdefinierten und Standardfeldern und Feldsätzen für das Dokumentenmanagement-Tool. |
Aktualisiert von | Die Person, die das Dokument zuletzt in Procore aktualisiert hat. | Nicht bearbeitbarer Name | Wird automatisch basierend auf den im Tool durchgeführten Aktionen aktualisiert und kann nicht bearbeitet werden. |
Hochgeladen von | Die Person, die das Dokument auf Procore hochgeladen hat. | Nicht bearbeitbarer Name | Wird automatisch basierend auf dem Upload generiert und kann nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden. |
Version* | Fortlaufende Nummern, die von Procore automatisch generiert werden, um jede eingereichte Dokumentiteration zu unterscheiden. Dieses Feld ist nicht editierbar. | Schnur | Wird automatisch aktualisiert, wenn eine neue Dokumentversion eingereicht wird oder sich der Name ändert. Er kann nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden. |
Volumen / System | Dieses Feld wird verwendet, um verwandte Dokumente nach Bedarf zu gruppieren. Ein Volume ist in der Regel ein Paket oder eine Gruppierung von Dokumenten. Ein System ist in der Regel ein kompletter Satz von Geräten, die für eine Rolle oder einen Zweck zusammenarbeiten, wie z. B. ein solarelektrisches System. | Einzelauswahl-Dropdown (enthält Code) | Konfiguriert im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene. Siehe Verwalten von benutzerdefinierten und Standardfeldern und Feldsätzen für das Dokumentenmanagement-Tool. |
Workflow-Beauftragte | Alle Beauftragten aus allen Schritten der Workflow-Vorlage. | Nicht editierbare Namen | Wird basierend auf der Auswahl in der Workflow-Vorlage im Workflows-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Workflow-Manager | Die Person, die als Manager der Workflow-Vorlage ausgewählt wurde, die dem Dokument zugewiesen ist. | Nicht bearbeitbarer Name | Wird basierend auf der Auswahl in der Workflow-Vorlage im Workflows-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Fälliger Workflow-Schritt | Das Datum, bis zu dem alle Beauftragten des aktuellen Schritts ihre Antworten einreichen müssen. | Nicht bearbeitbares Datum | Wird basierend auf der Auswahl in der Workflow-Vorlage im Workflows-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
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