The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Users can change which document shows as latest by reordering document versions, but Procore uses additional factors to decide which document is "latest" within a given context. Documents stored in the Document Management tool are often accessed via email links from the Workflows tool integration or links in correspondence items and emails. These contexts affect which document version is considered latest.
In addition, the Document Management tool uses collections to organize project documents. A collection’s filters provide needed context for a particular audience. For example, inside a Published collection, a field user sees only approved document versions, which means they aren’t necessarily seeing the latest version of each document. In contrast, a document reviewer uses the In Review collection to access in-progress document versions needing work or approvals before publication. In this way, Procore shows the field user version 3 of a document because it’s “latest” in the Published collection (as shown below), while the reviewer sees version 4 of the same document (via the In Review collection, not shown here), but they are both viewing the correct version for the job they are trying to do.
The Document Management tool is designed to present the latest document version based on the context in which a user found the document and which filters are applied. This table shows how different contexts affect what document version is presented and which warning banner appears when a user navigates to a different version outside of the one Procore considers default for that context.
Contexto | Versión del documento que Procore considera más reciente | Ejemplo en la imagen de arriba | Texto de banner que aparece si el usuario navega fuera de la versión más reciente en este contexto |
|---|---|---|---|
Correo electrónico de ítem de correspondencia: haga clic en un enlace de un correo electrónico o ítem de correspondencia de Procore | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tienes permiso. La versión no es la versión más reciente para la que tiene permiso". |
Correo electrónico de flujos de trabajo: haga clic en un enlace en el correo electrónico de Procore sobre las tareas necesarias para un flujo de trabajo de aprobación. | La versión más reciente de la colección "En revisión" (que es la versión más reciente con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de In Review. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
Vista guardada "Todos los documentos": acceso a un documento desde la vista guardada "Todos los documentos" en la parte inferior del panel Vistas guardadas, con el botón "Última versión" seleccionado. | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tienes permiso. La versión no es la versión más reciente para la que tiene permiso". |
Colección 'Publicada': Acceder a un documento de la colección "Publicada" proporcionada por el sistema. | Última versión de la colección "Publicada" (que es la última versión "aprobada"). | V3 | "No es la última versión dentro de Publicado. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
Colección 'In Review': Acceder a un documento de la colección "En revisión" proporcionada por el sistema. | La versión más reciente de la colección "En revisión" (que es la versión más reciente con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de In Review. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
Colección personalizada: Acceder a un documento de una colección personalizada creada por un administrador del proyecto, como "Preconstrucción". | Última versión en el contexto de la colección. | Depende de los filtros de colección/vista guardada | "No es la última versión dentro de [nombre de la colección]. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
Dispositivo móvil: Acceder a un documento desde un dispositivo móvil utilizando la aplicación Procore para iOS o Android. | Consulte los contextos relevantes en las filas anteriores con estas excepciones: La aplicación móvil no tiene la colección "En revisión" ni la vista guardada "Todos los documentos". | Depende | Véanse los contextos anteriores. |
Note: Procore is in the process of changing 'Revision' to 'Version' in the banners.
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