The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Procore's Document Management tool uses metadata and document fields to automatically grant access to and organize document revisions, making them easier to find. A project's document fields are configured in the Company level Admin tool through configurable fieldsets. Field options can be shown or hidden from the Document Management tool's Configure Settings page.Note: Required fields for every document: Name, Type, Status, and Version.
The table below lists Document Management tool field names and their descriptions, along with notes about where information for these fields populates from.
Note:
Required fields are marked with an asterisk (*) in the Field Name column.
Fields with codes included in the field options are noted in the Data Entry Type column.
This table does not include custom fields.
Certain fields (such as Type, Project, and Originator) have a code at the beginning of the field, which can automatically populate based on the naming standard. See Edit the Naming Standard for the Document Management Tool. For example, a Drawing Type document would populate with 'DR' in the Type field.
Nombre del campo | Definición de campo | Tipo de ingreso de datos | Fuente de campo y notas |
|---|---|---|---|
Flujo de trabajo asignado | La plantilla de flujo de trabajo que se ha asignado al documento. | Menú desplegable de selección única | Selección manual en la herramienta Gestión Documental. Puede asignar un flujo de trabajo predeterminado para que se aplique automáticamente a todos los documentos cargados en el proyecto. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
Escrito por | La persona que creó el documento. | Menú desplegable de selección única | Se genera automáticamente en función de quién carga el documento, pero puede editar el campo si es necesario. Las opciones de campo se copian de la herramienta Directorio a nivel proyecto. |
Clasificación | Subtipo específico de un documento. Por ejemplo, un plano puede tener una clasificación de vista en planta, alzado o sección. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se configura en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Administrar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Administración de documentos. Se puede detectar y copiar desde el nombre del archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos. |
Personas asignadas de pasos actuales | Todas las personas asignadas en el paso actual de la plantilla de flujo de trabajo. | Referencia no editable | Se rellena en función de la plantilla de flujo de trabajo de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
Paso actual del flujo de trabajo | El nombre del paso del flujo de trabajo en el que se encuentra actualmente el documento. | Texto no editable | Se rellena en función de la plantilla de flujo de trabajo de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía y del paso actual del flujo de trabajo. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
Fecha de creación | La fecha en que se creó el documento. | Selector de fecha | Se completa automáticamente al cargar si se detecta una fecha dentro del documento, pero puede editar el campo si es necesario. El formato de fecha utilizado coincide con el idioma del proyecto. |
Fecha de actualización | La fecha y hora en que el documento se actualizó por última vez en Procore. | Fecha no editable | Se actualiza automáticamente y no se puede editar. Este campo se actualiza automáticamente a partir de lo siguiente: ediciones de documentos, cambios de metadatos y cuando una revisión de documento reemplaza o es reemplazada por otra revisión. |
Fecha de carga | La fecha y hora en que se cargó el documento en Procore. | Fecha no editable | Se genera automáticamente en función de la carga y no se puede editar ni ocultar. |
Descripción | Un breve título para el documento. | Campo de texto | Ingreso manual en la herramienta Gestión Documental. Para los planos, el aprendizaje automático de Procore buscará la Descripción en el bloque de título del plano. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos? |
Disciplina | El comercio asociado con este documento, como Arquitectónico, Eléctrico o Mecánico. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se configura en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Administrar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Administración de documentos. Se puede detectar y copiar desde el nombre del archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos. |
Archivo | El nombre del archivo original del documento en el momento de la carga. | Nombre y extensión de archivo no editables | Se genera automáticamente en función del archivo cargado y no se puede editar ni ocultar. |
Formato | El tipo de archivo, como EXCEL, PDF, etc. | Texto no editable | Se genera automáticamente en función del archivo cargado y no se puede editar ni ocultar. |
En flujo de trabajo activo | Si el archivo está activamente en un flujo de trabajo ("Sí") o no ("No"). | Texto no editable | Se genera automáticamente en función de si se ha iniciado un flujo de trabajo. Consulte Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
Ubicación | La ubicación asociada con el documento. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se puede detectar y copiar desde el nombre del archivo original siempre que el código esté en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos. Las opciones de campo se copian de la sección Ubicaciones de la herramienta Administrador a nivel proyecto. Consulte Agregar ubicaciones en niveles a un proyecto. |
Nombre* | Identificador único de un documento que también se puede configurar con los requisitos de un proyecto. | Texto no editable O campo de texto | Se genera automáticamente en función del estándar de nomenclatura y la entrada de campo en la herramienta Administración de documentos. Consulte Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos y Editar los requisitos de carga para la herramienta Administración de documentos. Si no se aplica ningún estándar de nomenclatura, esto se convierte en un campo de texto sin formato que se puede editar. |
Número | Los dígitos numéricos que normalmente se enumeran al final del nombre de un documento. | Campo de texto | Se puede detectar y copiar desde el nombre del archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos. Los números de plano se pueden detectar automáticamente en los documentos con "Plano" como tipo. |
Originador | El nombre de la empresa de la que es empleada la persona que creó o cargó el documento. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se genera automáticamente en función del campo "Nombre abreviado" para la compañía relevante en la herramienta Directorio. Consulte Editar una compañía en el directorio de compañías. |
Proyecto | Abreviatura del nombre del proyecto. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Copiado del campo Código en la herramienta Administrador a nivel proyecto. Consulte ¿Qué es el campo "Código" en la página de creación del proyecto? |
Revisión | Una letra, número o combinación de letras y números que identifica una versión específica del documento. | Campo de texto | Cuando se carga un documento, Procore busca en su contenido un valor de revisión. Si se encuentra uno, se completa automáticamente el campo "Revisión" con ese valor. Los usuarios pueden editar este campo manualmente en cualquier momento. |
Tamaño | La cantidad de almacenamiento o espacio que utiliza el documento. | Texto no editable | Se genera automáticamente a partir del archivo y no se puede editar ni ocultar. |
Etapa | La fase de construcción para la que se creó un documento. | Menú desplegable de selección única | Las opciones de campo se copian de la sección "Etapas" de la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Agregar una etapa de proyecto personalizada. |
Estado* | El estado de un documento a medida que pasa por un flujo de trabajo (revisión, aprobación, rechazo, etc.). | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Selección manual de documentos sin flujos de trabajo asignados. Las opciones de campo se pueden configurar en la sección Administración de documentos de la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Administrar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Administración de documentos. Para documentos con flujos de trabajo asignados, el campo Estado se actualiza automáticamente en función del estado actual del flujo de trabajo. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
Tipo* | La categoría del documento, como un dibujo, una especificación o un modelo. Si se establece un código de abreviatura (como DR para Plano), se mostrará al principio del nombre del tipo. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Si el código de tipo (como "DR" para Plano) existe en el nombre del archivo de acuerdo con el estándar de nomenclatura del proyecto, se completará en el campo Tipo del documento. Consulte Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos. Los planos y las especificaciones también se pueden detectar y completar mediante el aprendizaje automático de Procore. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos? Las opciones de campo para el campo Tipo se administran en la sección Administración de documentos de la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Administrar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Administración de documentos. |
Actualizado por | La persona que actualizó el documento por última vez en Procore. | Nombre no editable | Se actualiza automáticamente en función de las acciones realizadas en la herramienta y no se puede editar. |
Presentado por | La persona que cargó el documento en Procore. | Nombre no editable | Se genera automáticamente en función de la carga y no se puede editar ni ocultar. |
Versión* | Procore genera automáticamente números secuenciales para diferenciar cada iteración de documento enviada. Este campo no es editable. | Cuerda | Se actualiza automáticamente cuando se envía una nueva versión del documento o se cambia de nombre. No se puede editar ni ocultar. |
Volumen / Sistema | Este campo se utiliza para agrupar documentos relacionados según sea necesario. Un volumen suele ser un paquete o agrupación de documentos. Un sistema suele ser un conjunto completo de equipos que trabajan juntos para una función o propósito, como un sistema solar-eléctrico. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se configura en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Administrar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Administración de documentos. |
Personas asignadas del flujo de trabajo | Todas las personas asignadas de todos los pasos de la plantilla de flujo de trabajo. | Nombres no editables | Se rellena en función de las selecciones de la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
Administrador de flujo de trabajo | La persona seleccionada como administrador de la plantilla de flujo de trabajo asignada al documento. | Nombre no editable | Se rellena en función de las selecciones de la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
Vencimiento del paso del flujo de trabajo | La fecha en la que todas las personas asignadas de pasos actuales deben enviar sus respuestas. | Fecha no editable | Se rellena en función de las selecciones de la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
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