How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Ajustes de configuración icono

3. Haga clic en Etiquetas.

4. Opcional: Para agrupar etiquetas en categorías, haga clic en el botón ¿Agrupar etiquetas en categorías? cambie a ON.

   1. Para crear una nueva categoría de etiquetas, haga clic en Nuevo en la sección "Categorías".

   2. Introduzca el Nombre de categoría.

   3. Haga clic en Guardar.

5. En la sección Etiquetas, haga clic en Nuevo.

6. Configure su etiqueta con las siguientes propiedades:

   1. Nombre Introduzca el nombre de la etiqueta.

   2. color Introduzca el color de la etiqueta.

   3. Requerir fecha de vencimiento. Marque esta casilla si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento.
      Nota: Si se requiere una fecha de vencimiento, la fecha de vencimiento debe añadirse al añadir la etiqueta al perfil de una persona. Se suele utilizar para realizar el seguimiento de las certificaciones de una persona. Para obtener más información, consulte

   4. N.º de días de advertencia antes de la expiración. Introduzca el número de días antes de que se envíe una notificación a la persona cuando su etiqueta caduque.

   5. Accesible globalmente a todos los grupos. Marque esta casilla si desea que esta etiqueta esté disponible en todos los grupos. Ver Configurar grupos para la planificación de recursos.

   6. Grupos Si elige que la etiqueta no esté disponible para todos los grupos, seleccione qué grupos deben tener acceso a la etiqueta.

   7. Abreviaturas (5 caracteres). Introduzca la abreviatura de la etiqueta.

   8. Categorías. Si elige categorizar sus etiquetas, seleccione las categorías en las que debe aparecer la etiqueta.

7. Haga clic en Guardar.

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

Puede realizar las siguientes acciones desde las siguientes herramientas:

• Planificación de recursos

  • Añadir etiquetas para personas

  • Editar etiquetas de personas

  • Edición masiva de etiquetas para personas

  • Eliminar etiquetas de personas

• Directorio de la empresa

  • Añadir etiquetas para personas

  • Editar etiquetas de personas

  • Eliminar etiquetas de personas

Gestionar etiquetas desde la herramienta Planificación de recursos

Añadir etiquetas para personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Haga clic en el nombre de la persona.

4. En la pestaña "Resumen", busque la sección "Etiquetas".

5. Haga clic en Añadir etiquetas.

6. Seleccione las etiquetas.

   1. Si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento, añada la fecha de vencimiento.
      Nota: Esto se suele utilizar al añadir etiquetas para certificaciones.

7. Opcional: Haga clic en Cargar archivo para añadir archivos adjuntos, por ejemplo, prueba de certificación.

8. Haga clic en Guardar.

Editar etiquetas de personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Haga clic en el nombre de la persona.

4. En la pestaña "Resumen", busque la sección "Etiquetas".

5. Haga clic en editar icono

6. Actualice la información de la etiqueta.

7. Haga clic en Guardar.

Edición masiva de etiquetas para personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Marque las casillas de verificación de los usuarios que desee editar.

4. Haga clic en editar icono

5. Seleccione la etiqueta.

6. Si se le solicita, añada la fecha de vencimiento.

7. Haga clic en Guardar.

Eliminar etiquetas de personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Haga clic en el nombre de la persona.

4. En la pestaña "Resumen", busque la sección "Etiquetas".

5. Haga clic en Añadir etiquetas.

6. Haga clic en eliminar icono

7. Haga clic en Eliminar para confirmar.

Gestionar etiquetas desde la herramienta Directorio de empresa

Añadir etiquetas para personas desde la herramienta Directorio de empresa

1. Vaya a la herramienta Directorio de nivel de empresa.

2. Haga clic en la pestaña Usuarios.

3. Opcional: Haga clic en Añadir filtro y seleccione Planificación de recursos.

4. Haga clic en Ver junto al nombre de la persona.

5. Haga clic en la pestaña Planificación de recursos.

6. Haga clic en Añadir etiquetas en la sección "Etiquetas".

7. Seleccione las etiquetas.

   1. Si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento, añada la fecha de vencimiento.
      Nota: Esto se suele utilizar al añadir etiquetas para certificaciones.

8. Opcional: Haga clic en Cargar archivo para añadir archivos adjuntos, por ejemplo, prueba de certificación.

9. Haga clic en Guardar.

Editar etiquetas de personas desde la herramienta Directorio de empresa

1. Vaya a la herramienta Directorio de nivel de empresa.

2. Haga clic en la pestaña Usuarios.

3. Opcional: Haga clic en Añadir filtro y seleccione Planificación de recursos.

4. Haga clic en Ver junto al nombre de la persona.

5. Haga clic en la pestaña Planificación de recursos.

6. Haga clic en editar junto a la etiqueta en la sección "Etiquetas".

7. Actualice la información de la etiqueta.

8. Haga clic en Guardar.

Eliminar etiquetas de personas de la herramienta Directorio de empresa

1. Vaya a la herramienta Directorio de nivel de empresa.

2. Haga clic en la pestaña Usuarios.

3. Opcional: Haga clic en Añadir filtro y seleccione Planificación de recursos.

4. Haga clic en Ver junto al nombre de la persona.

5. Haga clic en la pestaña Planificación de recursos.

6. Haga clic en eliminar junto a la etiqueta en la sección "Etiquetas".

7. Haga clic en Eliminar para confirmar.

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Informes y seleccione Etiquetas que requieren acción.

3. En la lista desplegable, elija la Categoría de las etiquetas.

4. Marque las casillas de las etiquetas que se incluirán en el informe.
   Nota: Solo puede elegir etiquetas que estén configuradas con una fecha de vencimiento.

5. Configure su informe con las siguientes opciones:

   • Para "Incluir etiquetas que no hayan caducado pero estén dentro del rango de advertencia", mueva el interruptor a la posición ON.
     Nota: Si este conmutador está desactivado, solo se incluirán en el informe las etiquetas caducadas.

   • Para "Mostrar número de empleado", mueva el interruptor a la posición ON.

   • Para "Mostrar cargo del empleado", mueva el interruptor a la posición de ACTIVADO.

   • Seleccione si desea mostrar la etiqueta por Nombre, Abreviatura o Ambos.

   • Para "Mostrar fecha de vencimiento", mueva el interruptor a la posición ON.

   • Para "Mostrar tiempo hasta vencimiento", mueva el interruptor a la posición ON.

6. Haga clic en la exportación y, a continuación, seleccione descargar un CSV o PDF.

   • Si exporta un PDF, seleccione la orientación de la página y el tamaño del papel.

7. Haga clic en Exportar CSV o Exportar PDF.