The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Users can change which document shows as latest by reordering document versions, but Procore uses additional factors to decide which document is "latest" within a given context. Documents stored in the Document Management tool are often accessed via email links from the Workflows tool integration or links in correspondence items and emails. These contexts affect which document version is considered latest.
In addition, the Document Management tool uses collections to organize project documents. A collection’s filters provide needed context for a particular audience. For example, inside a Published collection, a field user sees only approved document versions, which means they aren’t necessarily seeing the latest version of each document. In contrast, a document reviewer uses the In Review collection to access in-progress document versions needing work or approvals before publication. In this way, Procore shows the field user version 3 of a document because it’s “latest” in the Published collection (as shown below), while the reviewer sees version 4 of the same document (via the In Review collection, not shown here), but they are both viewing the correct version for the job they are trying to do.
The Document Management tool is designed to present the latest document version based on the context in which a user found the document and which filters are applied. This table shows how different contexts affect what document version is presented and which warning banner appears when a user navigates to a different version outside of the one Procore considers default for that context.
Contexto | Versión del documento que Procore considera la más reciente | Ejemplo en la imagen de arriba | Texto del banner que aparece si el usuario sale de la última versión en este contexto |
|---|---|---|---|
Correo electrónico de elemento de correspondencia: hacer clic en un vínculo desde un elemento o correo electrónico de correspondencia de Procore | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tiene permiso. La versión no es la más reciente para la que tiene permiso." |
Correo electrónico de flujos de trabajo: hacer clic en un enlace en el correo electrónico de Procore sobre las tareas necesarias para un flujo de trabajo de aprobación. | La última versión de la colección "En revisión" (que es la última versión con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de En revisión. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
Vista guardada "Todos los documentos": Acceder a un documento desde la vista guardada "Todos los documentos" en la parte inferior del panel Vistas guardadas, con 'Botón "Última versión" seleccionado. | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tiene permiso. La versión no es la más reciente para la que tiene permiso." |
Colección "Publicada": acceder a un documento de la colección "Publicada" proporcionada por el sistema. | La última versión de la recopilación "Publicada" (que es la última versión "aprobada"). | V3 | "No es la última versión dentro de Publicado. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
Colección "En revisión": acceder a un documento de la colección "En revisión" proporcionada por el sistema. | La última versión de la colección "En revisión" (que es la última versión con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de En revisión. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
Colección personalizada: acceso a un documento de una colección personalizada creada por un Administrador del proyecto, como "Proyecto básico". | Última versión en el contexto de la recopilación. | Depende de la colección o los filtros de vista guardados | "No es la última versión de [nombre de la colección]. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
dispositivo móvil: acceder a un documento desde un dispositivo móvil utilizando la aplicación Procore para iOS o Android. | Consulte los contextos relevantes en las filas anteriores con estas excepciones: La aplicación móvil no tiene la colección «En revisión» o la vista guardada «Todos los documentos». | Depende | Consulte los contextos anteriores. |
Note: Procore is in the process of changing 'Revision' to 'Version' in the banners.
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