The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Procore's Document Management tool uses metadata and document fields to automatically grant access to and organize document revisions, making them easier to find. A project's document fields are configured in the Company level Admin tool through configurable fieldsets. Field options can be shown or hidden from the Document Management tool's Configure Settings page.Note: Required fields for every document: Name, Type, Status, and Version.
The table below lists Document Management tool field names and their descriptions, along with notes about where information for these fields populates from.
Note:
Required fields are marked with an asterisk (*) in the Field Name column.
Fields with codes included in the field options are noted in the Data Entry Type column.
This table does not include custom fields.
Certain fields (such as Type, Project, and Originator) have a code at the beginning of the field, which can automatically populate based on the naming standard. See Edit the Naming Standard for the Document Management Tool. For example, a Drawing Type document would populate with 'DR' in the Type field.
Nombre de campo | Definición de campo | Tipo de introducción de datos | Fuente de campo y notas |
|---|---|---|---|
Flujo de trabajo asignado | La plantilla de flujo de trabajo que se ha asignado al documento. | Menú desplegable de selección única | Selección manual en la herramienta Gestión de documentos. Puede asignar un flujo de trabajo predeterminado para que se aplique automáticamente a todos los documentos cargados en el proyecto. Ver Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
Escrito por | La persona que ha creado el documento. | Menú desplegable de selección única | Se genera automáticamente en función de quién carga el documento, pero puede editar el campo si es necesario. Las opciones de campo se copian de la herramienta Directorio de nivel de proyecto. |
Clasificación | Un subtipo específico de un documento. Por ejemplo, un plano puede tener una clasificación de vista de plano, alzado o sección. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se configura en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador de nivel de empresa. Ver Gestionar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Gestión de documentos. Se puede detectar y copiar del nombre del archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Ver ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos? y Editar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos. |
Personas asignadas al paso actual | Todas las personas asignadas en el paso actual de la plantilla de flujo de trabajo. | Referencia no editable | Se rellena según la plantilla de flujo de trabajo de la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. Ver Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
Paso actual del flujo de trabajo | El nombre del paso del flujo de trabajo en el que se encuentra actualmente el documento. | Texto no editable | Se rellena según la plantilla de flujo de trabajo de la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa y el paso actual del flujo de trabajo. Ver Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
Fecha de creación | La fecha en que se creó el documento. | Selector de fecha | Se rellena automáticamente al cargar si se detecta una fecha dentro del documento, pero puede editar el campo si es necesario. El formato de fecha utilizado coincide con el idioma del proyecto. |
Fecha de actualización | La fecha y hora de la última actualización del documento en Procore. | Fecha no editable | Se actualiza automáticamente y no se puede editar. Este campo se actualiza automáticamente a partir de lo siguiente: ediciones del documento, cambios de metadatos y cuando una revisión del documento reemplaza o es reemplazada por otra revisión. |
Fecha de carga | La fecha y hora en que se cargó el documento en Procore. | Fecha no editable | Se genera automáticamente en función de la carga y no se puede editar ni ocultar. |
Descripción | Un título breve para el documento. | Campo de texto | Introducción manual en la herramienta Gestión de documentos. En el caso de los planos, el aprendizaje automático de Procore buscará la Descripción en el bloque de título del plano. Ver ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos? |
Disciplina | La especialidad asociada con este documento, como Arquitectura, Electricidad o Mecánica. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se configura en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador de nivel de empresa. Ver Gestionar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Gestión de documentos. Se puede detectar y copiar del nombre del archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Ver ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos? y Editar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos. |
archivo | El nombre de archivo original del documento en el momento de la carga. | Nombre de archivo y extensión no editables | Se genera automáticamente en función del archivo cargado y no se puede editar ni ocultar. |
formato | El tipo de archivo, como EXCEL, PDF, etc. | Texto no editable | Se genera automáticamente en función del archivo cargado y no se puede editar ni ocultar. |
En el flujo de trabajo activo | Si el archivo está activamente en un flujo de trabajo ("Sí") o no ("No"). | Texto no editable | Se genera automáticamente en función de si se ha iniciado un flujo de trabajo. Ver Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
Ubicación | La ubicación asociada al documento. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se puede detectar y copiar del nombre del archivo original siempre que el código esté en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Ver ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos? y Editar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos. Las opciones de campo se copian de la sección Ubicaciones de la herramienta Administrador de nivel de proyecto. Ver Añadir ubicaciones de varios niveles a un proyecto. |
Nombre* | El identificador exclusivo de un documento que también se puede configurar con los requisitos de un proyecto. | Campo de texto O BIEN de texto no editable | Se genera automáticamente en función de la norma de denominación y la entrada de campos en la herramienta Gestión de documentos. Ver Editar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos y Editar los requisitos de carga para la herramienta Gestión de documentos. Si no se aplica un estándar de nomenclatura, se convierte en un campo de texto sin formato que se puede editar. |
número | Los dígitos numéricos que suelen aparecer al final del nombre de un documento. | Campo de texto | Se puede detectar y copiar del nombre del archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Ver ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos? y Editar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos. Los números de plano se pueden detectar automáticamente en documentos con "Plano" como Tipo. |
Autor | El nombre de la empresa de la que es empleado la persona que ha creado o cargado el documento. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se genera automáticamente en función del campo "Nombre abreviado" de la empresa correspondiente en la herramienta Directorio. Ver Editar una empresa en el directorio de empresa. |
proyecto | Abreviatura del nombre del proyecto. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Copiado del campo Código en la herramienta Administrador de nivel de proyecto. Ver ¿Qué es el campo "Código" en la página de creación del proyecto? |
revisión | Letra, número o combinación de letras y números que identifica una versión específica del documento. | Campo de texto | Cuando se carga un documento, Procore busca en su contenido un valor de revisión. Si se encuentra uno, se completa automáticamente el campo "Revisión" con ese valor. Los usuarios pueden editar este campo manualmente en cualquier momento. |
Tamaño | La cantidad de almacenamiento o espacio que utiliza el documento. | Texto no editable | Se genera automáticamente a partir del archivo y no se puede editar ni ocultar. |
etapa | La fase de construcción para la que se ha creado un documento. | Menú desplegable de selección única | Las opciones de campo se copian de la sección "Etapas" de la herramienta Administrador de nivel de empresa. Ver Añadir una etapa de proyecto personalizada. |
Estado* | El estado de un documento a medida que pasa por un flujo de trabajo (revisión, aprobación, rechazo, etc.). | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Selección manual de documentos sin flujos de trabajo asignados. Las opciones de campo se pueden configurar en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador de nivel de empresa. Ver Gestionar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Gestión de documentos. Para los documentos con flujos de trabajo asignados, el campo Estado se actualiza automáticamente según el estado actual del flujo de trabajo. Ver Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
Tipo* | La categoría del documento, como un plano, una especificación o un modelo. Si se establece un código de abreviatura (como DR para plano), se mostrará al principio del nombre del tipo. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Si el código de tipo (como "DR" para plano) existe en el nombre del archivo según la norma de nomenclatura del proyecto, se completará en el campo Tipo del documento. Ver Editar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos. El aprendizaje automático de Procore también puede detectar y rellenar los planos y las especificaciones. Ver ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos? Las opciones de campo para el campo Tipo se gestionan en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador de nivel de empresa. Ver Gestionar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Gestión de documentos. |
Actualizado por | La persona que actualizó por última vez el documento en Procore. | Nombre no editable | Se actualiza automáticamente en función de las acciones realizadas en la herramienta y no se puede editar. |
Subido por | La persona que ha cargado el documento en Procore. | Nombre no editable | Se genera automáticamente en función de la carga y no se puede editar ni ocultar. |
Versión* | Números secuenciales generados automáticamente por Procore para diferenciar cada iteración de documento enviada. Este campo no se puede editar. | cadena | Se actualiza automáticamente cuando se envía una nueva versión del documento o cambia de nombre. No se puede editar ni ocultar. |
Volumen/Sistema | Este campo se utiliza para agrupar documentos relacionados según sea necesario. Un volumen suele ser un paquete o una agrupación de documentos. Un sistema suele ser un juego completo de equipos que funcionan juntos para una función o propósito, como un sistema eléctrico solar. | Menú desplegable de selección única (incluye código) | Se configura en la sección Gestión de documentos de la herramienta Administrador de nivel de empresa. Ver Gestionar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Gestión de documentos. |
Personas asignadas de flujo de trabajo | Todas las personas asignadas de todos los pasos de la plantilla de flujo de trabajo. | Nombres no editables | Se rellena según las selecciones realizadas en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. Ver Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
Gestor de flujos de trabajo | La persona seleccionada como gestor de la plantilla de flujo de trabajo asignada al documento. | Nombre no editable | Se rellena según las selecciones realizadas en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. Ver Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
Vencimiento del paso del flujo de trabajo | La fecha límite para que todas las personas asignadas al paso actual envíen sus respuestas. | Fecha no editable | Se rellena según las selecciones realizadas en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. Ver Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. |
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