How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .

3. Cliquez sur Balises.

4. Facultatif : Pour regrouper les étiquettes en catégories, cliquez sur le bouton à bascule Regrouper les étiquettes dans les catégories? sur ACTIVÉ.

   1. Pour créer une nouvelle catégorie de balise, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».

   2. Entrez le nom de la catégorie.

   3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

5. Dans la section Balises, cliquez sur Nouveau.

6. Configurez votre balise avec les propriétés suivantes :

   1. Nom. Saisissez le nom de l’étiquette.

   2. Couleur. Entrez la couleur de l’étiquette.

   3. Exiger une date d’expiration. Cochez cette case à cocher si l’étiquette nécessite une date d’expiration.
      Remarque : Si vous avez besoin d’une date d’expiration, la date d’expiration doit être ajoutée lors de l’ajout de l’étiquette au profil d’une personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d’une personne. Pour plus d’informations, consultez

   4. # Avertissement de jours avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance pendant lesquels la personne sera informée de l’expiration de son étiquette.

   5. Accessible à tous les groupes dans le monde entier. Cochez cette case à cocher si vous souhaitez rendre cette étiquette disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour la planification des ressources.

   6. Groupes. Si vous choisissez de ne pas rendre la balise disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès à la balise.

   7. Abréviations (5 caractères). Saisissez l’abréviation de l’étiquette.

   8. Catégories. Si vous avez choisi de catégoriser vos balises, sélectionnez les catégories dans lesquelles la balise doit apparaître.

7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir des outils suivants :

• Planification des ressources

  • Ajouter des étiquettes pour les personnes

  • Modifier les étiquettes pour les personnes

  • Modifier en bloc les étiquettes pour les personnes

  • Supprimer les étiquettes pour les personnes

• Répertoire de l’entreprise

  • Ajouter des étiquettes pour les personnes

  • Modifier les étiquettes pour les personnes

  • Supprimer les étiquettes pour les personnes

Gérer les balises à partir de l’outil de planification des ressources

Ajouter des étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Aperçu », localisez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur Ajouter des balises.

6. Sélectionnez les balises.

   1. Si la balise nécessite une date d’expiration, ajoutez la date d’expiration.
      Remarque : Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout de balises pour les certifications.

7. Facultatif : Cliquez sur Téléverser un fichier pour ajouter des pièces jointes, par exemple une preuve de certification.

8. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Modifier les étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Aperçu », localisez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur l’icône d’édition .

6. Mettez à jour les informations de la balise.

7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Modifier en bloc les étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez modifier.

4. Cliquez sur l’icône d’édition .

5. Sélectionnez l’étiquette.

6. Si vous y êtes invité, ajoutez la date d’expiration.

7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Supprimer les étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Aperçu », localisez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur Ajouter des balises.

6. Cliquez sur l’icône Supprimer .

7. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Gérer les étiquettes à partir de l’outil Répertoire de la compagnie

Ajouter des étiquettes pour les personnes à partir de l’outil Répertoire de la compagnie

1. Accédez à l’outil Répertoire au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: Cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur Ajouter des balises dans la section « Étiquettes ».

7. Sélectionnez les balises.

   1. Si la balise nécessite une date d’expiration, ajoutez la date d’expiration.
      Remarque : Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout de balises pour les certifications.

8. Facultatif : Cliquez sur Téléverser un fichier pour ajouter des pièces jointes, par exemple une preuve de certification.

9. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Modifier les étiquettes des personnes à partir de l’outil Répertoire de la compagnie

1. Accédez à l’outil Répertoire au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: Cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur l’icône modifier à côté de l’étiquette dans la section « Étiquettes ».

7. Mettez à jour les informations de la balise.

8. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Supprimer les étiquettes pour les personnes de l’outil Répertoire de la compagnie

1. Accédez à l’outil Répertoire au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: Cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur l’icône supprimer à côté de la balise dans la section « Étiquettes ».

7. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Rapports et sélectionnez Balises nécessitant une action.

3. Dans la liste déroulante, choisissez la catégorie de balises.

4. Cochez les cases des balises à inclure dans le rapport.
   Remarque : Vous ne pouvez choisir que des balises configurées avec une date d’expiration.

5. Configurez votre rapport avec les options suivantes :

   • Pour « Inclure les balises qui ne sont pas expirées mais dans leur plage d’avertissement », placez le bouton en position ACTIVÉ .
     Remarque : Si cette option est désactivée, seules les balises expirées sont incluses dans votre rapport.

   • Pour « Afficher le numéro d’employé », placez le commutateur en position ON .

   • Pour « Afficher le titre du poste de l’employé », déplacez le curseur sur la position ACTIVÉ .

   • Indiquez si vous souhaitez afficher la balise par nom, abréviation ou les deux.

   • Pour « Afficher la date d’expiration », placez la bascule en position ON .

   • Pour « Afficher le temps jusqu’à l’expiration », placez la bascule en position ON .

6. Cliquez sur l’icône d’exportation , puis sélectionnez cette option pour télécharger un fichier CSV ou PDF.

   • Si vous exportez un PDF, sélectionnez l’orientation de la page et le format du papier.

7. Cliquez sur Exporter CSV ou Exporter PDF.