The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Users can change which document shows as latest by reordering document versions, but Procore uses additional factors to decide which document is "latest" within a given context. Documents stored in the Document Management tool are often accessed via email links from the Workflows tool integration or links in correspondence items and emails. These contexts affect which document version is considered latest.
In addition, the Document Management tool uses collections to organize project documents. A collection’s filters provide needed context for a particular audience. For example, inside a Published collection, a field user sees only approved document versions, which means they aren’t necessarily seeing the latest version of each document. In contrast, a document reviewer uses the In Review collection to access in-progress document versions needing work or approvals before publication. In this way, Procore shows the field user version 3 of a document because it’s “latest” in the Published collection (as shown below), while the reviewer sees version 4 of the same document (via the In Review collection, not shown here), but they are both viewing the correct version for the job they are trying to do.
The Document Management tool is designed to present the latest document version based on the context in which a user found the document and which filters are applied. This table shows how different contexts affect what document version is presented and which warning banner appears when a user navigates to a different version outside of the one Procore considers default for that context.
Contexte | Version du document que Procore considère comme la plus récente | Exemple dans l’image ci-dessus | Texte de bannière qui apparaît si l’utilisateur navigue en dehors de la dernière version dans ce contexte |
|---|---|---|---|
Item de correspondance courriel : Cliquer sur un lien à partir d’un courriel ou d’un item de correspondance Procore | Dernière version dans le conteneur de documents. | V5 | « Ce n’est pas la dernière version que vous avez l’autorisation d’utiliser. La version n’est pas la version la plus récente pour laquelle vous avez l’autorisation. |
Courriel de flux de travail : Cliquer sur un lien dans le courriel Procore concernant les tâches nécessaires à un flux de travail d’approbation. | Dernière version de la collection 'In Review' (qui est la dernière version avec un flux de travail en cours). | V4 | "Ce n’est pas la dernière version d’In Review. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
Affichage enregistré « Tous les documents »: Accès à un document à partir de l’affichage enregistré « Tous les documents » en bas du panneau Affichages enregistrés, avec le bouton « Dernière version » sélectionné. | Dernière version dans le conteneur de documents. | V5 | « Ce n’est pas la dernière version que vous avez l’autorisation d’utiliser. La version n’est pas la version la plus récente pour laquelle vous avez l’autorisation. |
Collection 'publiée' : Accéder à un document à partir de la collection « Publié » fournie par le système. | Dernière version de la collection « Publié » (qui est la dernière version « approuvée »). | V3 | "Ce n’est pas la dernière version dans Published. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
Collection 'In Review' : Accéder à un document à partir de la collection « En cours de révision » fournie par le système. | Dernière version de la collection « In Review » (qui est la dernière version avec un flux de travail en cours). | V4 | "Ce n’est pas la dernière version d’In Review. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
Collection personnalisée : Accéder à un document à partir d’une collection personnalisée créée par un administrateur de projet, telle que « pré-construction ». | Dernière version dans le contexte de la collection. | Dépend des filtres d’affichage de la collection/de l’enregistrement | « Ce n’est pas la dernière version à l’intérieur de [nom de la collection]. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
Appareil mobile : Accéder à un document à partir d’un appareil mobile à l’aide de l’application Procore iOS ou Android. | Affichez les contextes pertinents dans les lignes ci-dessus avec ces exceptions : L’application mobile n’a pas la collection « En cours de révision » ou l’affichage enregistré « Tous les documents ». | Dépend | Voir les contextes ci-dessus. |
Note: Procore is in the process of changing 'Revision' to 'Version' in the banners.
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