The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Procore's Document Management tool uses metadata and document fields to automatically grant access to and organize document revisions, making them easier to find. A project's document fields are configured in the Company level Admin tool through configurable fieldsets. Field options can be shown or hidden from the Document Management tool's Configure Settings page.Note: Required fields for every document: Name, Type, Status, and Version.
The table below lists Document Management tool field names and their descriptions, along with notes about where information for these fields populates from.
Note:
Required fields are marked with an asterisk (*) in the Field Name column.
Fields with codes included in the field options are noted in the Data Entry Type column.
This table does not include custom fields.
Certain fields (such as Type, Project, and Originator) have a code at the beginning of the field, which can automatically populate based on the naming standard. See Edit the Naming Standard for the Document Management Tool. For example, a Drawing Type document would populate with 'DR' in the Type field.
Nom du champ | Définition du champ | Type d’entrée de données | Source du terrain et notes |
|---|---|---|---|
Flux de travail attribué | Modèle de flux de travail qui a été affecté au document. | Menu déroulant de sélection unique | Sélection manuelle dans l’outil de gestion de documents. Vous pouvez affecter un flux de travail par défaut à appliquer automatiquement à tous les documents téléchargés dans le projet. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Rédigé par | La personne qui a créé le document. | Menu déroulant de sélection unique | Génère automatiquement en fonction de la personne qui télécharge le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire. Les options de champ sont copiées à partir de l’outil Niveau projet Répertoire. |
Classement | Sous-type spécifique d’un document. Par exemple, un plan peut avoir une classification de vue en plan, d’élévation ou de coupe. | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine si le code est au bon endroit selon la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. |
Personnes assignées de l’étape actuelle | Toutes les personnes assignées à l’étape actuelle du modèle de flux de travail. | Référence non modifiable | Remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Étape actuelle du flux de travail | Nom de l’étape de flux de travail dans laquelle se trouve actuellement le document. | Texte non modifiable | Se remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie et de l’étape actuelle du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Date de création | Date à laquelle le document a été créé. | Sélecteur de date | Rempli automatiquement lors du téléversement si une date est détectée dans le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire. Le format de date utilisé correspond à la langue du projet. |
Date de mise à jour | Date et heure de la dernière mise à jour du document dans Procore. | Date non modifiable | Se met à jour automatiquement et ne peut pas être modifié. Ce champ se met à jour automatiquement à partir des éléments suivants : modifications de document, modifications de métadonnées et lorsqu’une révision de document remplace ou est remplacée par une autre révision. |
Date de mise en ligne | La date et l’heure auxquelles le document a été téléversé sur Procore. | Date non modifiable | Génère automatiquement en fonction du téléchargement et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Descriptif | Un bref titre pour le document. | Champ de texte | Entrée manuelle dans l’outil de gestion de documents. Pour les plans, l’apprentissage machine de Procore recherchera la description dans le bloc de titre du plan. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents? |
La discipline | Le métier associé à ce document, tel que l’architecture, l’électricité ou la mécanique. | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine si le code est au bon endroit selon la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. |
Fichier | Le nom de fichier d’origine du document au moment du téléversement. | Nom et extension de fichier non modifiables | Génère automatiquement en fonction du fichier téléchargé et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Mise en forme | Le type de fichier, tel que EXCEL, PDF, etc. | Texte non modifiable | Génère automatiquement en fonction du fichier téléchargé et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Dans le flux de travail actif | Si le fichier est activement dans un flux de travail (« Oui ») ou non (« Non »). | Texte non modifiable | Génère automatiquement en fonction du lancement ou non d’un flux de travail. Voir Démarrer un flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Localisation | Lieu associé au document. | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine tant que le code est au bon endroit conformément à la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. Les options de champ sont copiées à partir de la section Lieux de l’outil Admin au niveau projet. Voir Ajouter des lieux hiérarchisés à un projet. |
Nom* | Identificateur unique d’un document qui peut également être configuré avec les exigences d’un projet. | Texte non modifiable OU champ de texte | Génère automatiquement en fonction de la norme de nommage et de l’entrée de champ dans l’outil de gestion de documents. Voir Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents et Modifier les exigences de téléversement de l’outil de gestion de documents. Si aucune norme de nommage n’est appliquée, cela devient un champ de texte brut qui peut être modifié. |
Nombre | Les chiffres qui sont généralement répertoriés à la fin du nom d’un document. | Champ de texte | Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine si le code est au bon endroit selon la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. Les numéros de plan peuvent être détectés automatiquement sur les documents dont le type est « Plan ». |
Donneur d’ordre | Le nom de l’entreprise dont la personne qui a créé ou téléchargé le document est un employé. | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Génère automatiquement en fonction du champ « Nom abrégé » de la compagnie concernée dans l’outil Répertoire. Voir Modifier une compagnie dans le Répertoire de la compagnie. |
Projet | Abréviation du nom du projet. | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Copié à partir du champ Code dans l’outil Admin au niveau projet. Voir Qu’est-ce que le champ « Code » sur la page de création de projet? |
Révision | Lettre, chiffre ou combinaison de lettres et de chiffres qui identifie une version spécifique du document. | Champ de texte | Lorsqu’un document est téléversé, Procore recherche une valeur de révision dans son contenu. S’il en trouve un, il remplit automatiquement le champ « Révision » avec cette valeur. Les utilisateurs peuvent modifier ce champ manuellement à tout moment. |
Taille | La quantité d’espace de stockage ou d’espace utilisée par le document. | Texte non modifiable | Génère automatiquement à partir du fichier et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Scène | Phase de construction pour laquelle un document a été créé. | Menu déroulant de sélection unique | Les options de champ sont copiées à partir de la section « Étapes » de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée. |
Statut* | L’état d’un document au cours de son flux de travail (révision, approbation, rejet, etc.). | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Sélection manuelle pour les documents sans flux de travail attribués. Les options de champ peuvent être configurées dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. Pour les documents auxquels des flux de travail sont attribués, le champ Statut est automatiquement mis à jour en fonction de l’état actuel du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Modèle* | Catégorie du document, telle qu’un plan, un devis ou un modèle. Si un code d’abréviation (tel que DR pour Drawing) est défini, il s’affichera au début du nom du type. | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Si le code de type (tel que « DR » pour Plans) existe dans le nom de fichier conformément à la norme de dénomination du projet, il sera renseigné dans le champ Type du document. Voir Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. Les plans et les devis peuvent également être détectés et remplis par l’apprentissage machine de Procore. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents? Les options de champ pour le champ Type sont gérées dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. |
Mis à jour par | La personne qui a mis à jour le document pour la dernière fois dans Procore. | Nom non modifiable | Se met à jour automatiquement en fonction des actions effectuées dans l’outil et ne peut pas être modifié. |
Telechargé par | La personne qui a téléchargé le document sur Procore. | Nom non modifiable | Génère automatiquement en fonction du téléchargement et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Modèle* | Numéros séquentiels générés automatiquement par Procore pour différencier chaque itération de document soumise. Ce champ n’est pas modifiable. | Chaîne | Se met à jour automatiquement lorsqu’une nouvelle version du document est soumise ou change de nom. Il ne peut pas être modifié ou masqué. |
Volume / Système | Ce champ est utilisé pour regrouper les documents associés selon les besoins. Un volume est généralement un ensemble ou un regroupement de documents. Un système est généralement un ensemble complet d’équipements qui fonctionnent ensemble pour un rôle ou un objectif, comme un système solaire-électrique. | Menu déroulant à sélection unique (code inclus) | Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. |
Personnes assignées du flux de travail | Toutes les personnes assignées de toutes les étapes du modèle de flux de travail. | Noms non modifiables | Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Gestionnaire de flux de travail | Personne sélectionnée en tant que gestionnaire du modèle de flux de travail affecté au document. | Nom non modifiable | Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Étape de flux de travail due | La date à laquelle toutes les personnes assignées à l’étape actuelle doivent soumettre leurs réponses. | Date non modifiable | Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
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