Search for and Invite Bidders (Legacy)

• Required User Permissions:

  • 'Admin' level permissions on the project's Bidding tool.

• Additional Information:

  • Invite multiple bidders from a single screen. Use Procore’s search function to find bidders, and then mark the companies you want to include in the bid package with a single click.

  • Once you send out a bid invitation to a company, anyone in that company that is on the Recipient List can log in to submit a bid, or the bid invitee can reply to the bid invite email with the bid amount. See Award a Winning Bid and Convert it into a Purchase Order or Award a Winning Bid and Convert it into a Subcontract for more information.

  • Users can only see a bid that they are on the bid list for and have been invited to.

  • For information on what appears in the invitation email, see Create a Bid Package.

• Assign a Trade and/or Cost Code to each company you would like to bid, and select the Bid Contact under the Bidder Info tab in the company's Directory tool. See Set Bidder Information at the Company Level.

1. Accédez à l’outil Appel d’offres du projet.

2. Cliquez sur Afficher à côté du dossier d’appel d’offre pour lequel vous souhaitez inviter les soumissionnaires à soumissionner. Vous pouvez également créer un nouveau dossier d’appel d’offre. Pour plus d’informations, voir Créer un dossier d’appel d’offres.
   Remarque : Vous serez automatiquement dirigé vers l’onglet Soumissionnaires.

3. Cliquez sur Ajouter des soumissionnaires .

Rechercher et ajouter des soumissionnaires

1. Localisez les soumissionnaires en recherchant le nom de la compagnie ou du fournisseur dans la barre de recherche en haut de la page.

2. Si vous souhaitez copier la liste d’appel d’offres d’un autre dossier d’appel d’offre, sélectionnez le dossier que vous souhaitez copier en cliquant sur le menu déroulant sous Utiliser les soumissionnaires précédents.
   Remarques :

   • Vous ne pouvez copier les listes d’appel d’offres qu’à partir de projets « actifs » pour lesquels vous disposez des permissions requises.

   • Il s’agit d’un type de filtre. Vous pouvez rechercher des soumissionnaires dans la liste d’appel d’offres du dossier « Béton » avec le code de coût « 01-000 Objet », avec un métier, un mot clé et des options avancées en même temps pour affiner votre recherche.

3. Localisez les soumissionnaires en filtrant les métiers, les codes de coût, la proximité du chantier, le pays, l’état, la note moyenne, le type de main-d’œuvre, l’autorisation et la préqualification.
   Remarque : Les soumissionnaires autorisés sont ajoutés à la liste autorisée et recevront des soumissions. Vous pouvez utiliser ce filtre lorsque vous recherchez des métiers à utiliser dans votre dossier d’appel d’offre.

4. Cliquez sur Filtres supplémentaires pour plus d’options de filtre, y compris, mais sans s’y limiter, Entreprise féminine, Entreprise appartenant à une minorité, Petite entreprise, Salaire courant, Entreprise hispanique, Entreprise afro-américaine, Entreprise amérindienne, Entreprise américaine d’origine asiatique, Action positive, entreprise agréée (CBE), etc.}Remarque
   : Cliquez sur « Tout effacer » en haut des filtres barre latérale pour supprimer tous les filtres ou cliquez sur « Effacer » pour supprimer un filtre individuel.
   

   

5. Cochez la case à côté de chaque compagnie que vous souhaitez inviter à soumissionner, ou cliquez sur la case du haut pour sélectionner toutes les compagnies.
   Remarque : Les soumissionnaires qui figurent déjà sur la liste d’appel d’offres de votre dossier seront affichés comme étant déjà marqués dans la liste des compagnies.
   

   

6. Une fois que vous avez sélectionné les soumissionnaires, ils apparaîtront dans la section Soumissionnaires sélectionnés sur le côté droit de la page. Au fur et à mesure que vous sélectionnez d’autres compagnies, Procore les suit pendant que vous naviguez à travers d’autres mots-clés/codes de coût/métiers/etc. recherches.

7. Si vous souhaitez ajouter une compagnie et un contact soumissionnaire qui ne figurent pas actuellement dans le Répertoire de la compagnie, un administrateur du Répertoire de projet peut ajouter une compagnie et un contact directement à partir du dossier d’appel d’offre. Voir Ajouter de nouvelles compagnies et contacts au Répertoire de la compagnie à partir de l’outil Appel d’offres.

8. Lorsque vous avez terminé votre recherche, cliquez sur Ajouter des soumissionnaires au bas de la page.
   Remarque : Vous pouvez toujours revenir à votre liste d’appel d’offres et en ajouter d’autres, mais vous devrez ajouter vos sélections à votre liste d’appel d’offres pour Procore afin de sauvegarder votre progression.

Inviter des soumissionnaires

1. Lorsque vous êtes prêt à envoyer des invitations à soumissionner, accédez au sous-onglet Soumissionnaires de votre dossier d’appel d’offre (vous serez automatiquement dirigé vers cette page dès que vous aurez cliqué sur Ajouter des soumissionnaires). Si vous avez des invitations à soumissionner en cours, vous verrez une bannière bleue qui vous invitera à envoyer les invitations en une seule fois.
   

   

2. Cliquez sur Envoyer des invitations .

3. Cela vous mènera à la page « Inviter des soumissionnaires » où vous pourrez attribuer à chaque compagnie un code de coût et désigner à qui l’invitation à soumissionner sera envoyée. Vous pouvez également désélectionner les utilisateurs pour qu’ils ne reçoivent pas d’invitation à partir de cette page.
   Remarques :

   • Vous ne pouvez ajouter que les destinataires qui sont associés à la compagnie dans le Répertoire de la compagnie.

   • Si vous avez plus de 50 invitations à soumissionner à envoyer, cliquer sur Envoyer des invitations vous mènera à une page avec les 50 premiers soumissionnaires, ce qui vous permettra de définir le contact de ces compagnies 50 à la fois. Cliquez sur Envoyer ces 50 invitations pour envoyer des invitations aux soumissionnaires que vous avez configurés. Après cela, vous serez redirigé vers la page suivante des enchérisseurs. Ce processus se poursuivra jusqu’à ce que les invitations aient été envoyées à tous les soumissionnaires de votre liste d’appel d’offres. Cependant, si vous quittez la page, les options disparaîtront. Dans ce cas, vous devrez retourner à votre liste d’appel d’offres où les soumissionnaires à qui vous n’avez pas envoyé d’invitations sont maintenus et les envoyer à partir de là.

4. Cliquez sur Envoyer ces invitations pour distribuer les invitations à tous les contacts des compagnies sélectionnées.
   Remarque : Les compagnies peuvent mettre en place plusieurs dossiers d’appel d’offres répartis par métier ou par phase de projet. Chaque dossier d’appel d’offre peut comporter un ensemble distinct de documents d’appel d’offres, de directives et de soumissionnaires.

5. Vous pouvez revenir à tout moment au cours de l’étape de soumission pour ajouter d’autres soumissionnaires à vos dossiers d’appel d’offres.
   Une fois que vous avez invité les utilisateurs à soumissionner sur votre projet, les informations que vous avez remplies ici seront envoyées par courriel à ces utilisateurs (voir l’image ci-dessous).