What effect will the custom fields/configurable fieldsets release have on our legacy custom solutions for contracts?

Mon entreprise a fait appel à l’équipe Solutions personnalisées de Procore pour développer un formulaire personnalisé pour les outils Engagements, Ordres de changement et Contrats principaux de notre projet. Ce formulaire comprenait des champs personnalisés pour nos bons de commande, nos contrats de sous-traitance et nos contrats principaux. Étant donné que notre engagement a eu lieu avant la publication de la mise à jour « Admin : ensembles de champs configurables, champs personnalisés et sections personnalisées pour les outils Engagements et Contrats principaux », nous voulons comprendre comment cette mise à jour affectera nos solutions personnalisées dans les outils Finances de Procore ?

Si votre entreprise a engagé l’équipe des solutions personnalisées de Procore pour développer un formulaire personnalisé et que ce formulaire comprenait un (1) ou plusieurs champs personnalisés, l’équipe de migration de Procore transférera vos champs personnalisés hérités vers l’outil Admin au niveau entreprise pour vous. Tant que vous ne modifiez PAS les paramètres de champ ou les ensembles de champs migrés, les fonctions prévues de votre ou vos solutions personnalisées héritées ne seront pas affectées par cette mise à jour.

En plus de la mise à jour de l’outil Admin au niveau entreprise, l’équipe de migration de Procore effectue également les actions suivantes pour s’assurer que l’expérience dans votre environnement est aussi transparente que possible :

• Transfère tous les champs personnalisés existants pour vos contrats vers l’onglet « Champs personnalisés » de la page « Contrats » de l’outil Admin de l’entreprise.

• Crée un ou plusieurs ensembles de champs personnalisés dans l’outil Admin de l’entreprise nommés : [Nom de votre entreprise] Par défaut. Vous verrez un ensemble de champs personnalisés distinct pour chaque type de contrat avec une solution personnalisée héritée (par exemple, les contrats principaux, les bons de commande et les contrats de sous-traitance).

• Ajoute tous les champs personnalisés hérités appropriés à ou aux ensembles de champs nouvellement créés. Pour chaque ensemble de champs créé, vous verrez « par le support client » dans la colonne « Dernière modification ».

Une fois la migration terminée, il est important de se rappeler que les champs personnalisés et les ensembles de champs configurables permettent uniquement à votre entreprise de gérer elle-même l’interface utilisateur Procore pour les outils Engagements, Ordres de changement et Contrats principaux. Il ne vous permet PAS d’ajouter, de modifier ou de supprimer des champs personnalisés hérités d’un formulaire personnalisé hérité.

Mises en garde et avertissements importants concernant les champs et les formulaires personnalisés hérités

Un formulaire personnalisé est un fichier PDF (Portable Document Format) construit par Procore qui peut être adapté aux spécifications de votre entreprise. Étant donné que vos anciens formulaires personnalisés ont été conçus pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise au moment de leur création, il est important de rappeler aux clients Procore que tous les formulaires personnalisés hérités sont soumis à des limitations spécifiques. Pour plus de détails, voir Quelles sont les limites des formulaires personnalisés ?

Avant de modifier l’un de vos champs personnalisés hérités, sachez que :

• Les champs personnalisés hérités sont soumis à de nouvelles limites d’ensembles de champs
  Les outils Contrats clients, Engagements, Financement et Contrats principaux sont limités à un maximum de trente (30) champs par ensemble de champs. Les ordres de changement sont limités à dix (10) champs personnalisés par ensemble de champs. Au cours du processus de migration, Procore transfère tous vos champs personnalisés existants vers la nouvelle fonctionnalité, même si le nombre total de champs dépasse la limite. Toutefois, si vous décidez de supprimer un champ personnalisé hérité lorsque le nombre de champs dans un ensemble de champs dépasse cette limite, Procore continue d’appliquer la limite. Cela signifie que vous ne pourrez PAS ajouter un champ supplémentaire pour le remplacer, sauf si le nombre de champs est inférieur à la limite de l’ensemble de champs.

• La suppression d’un champ personnalisé hérité avec un type de champ non pris en charge supprime définitivement les fonctions associées de votre environnement
  Il existe un petit nombre de types de champs hérités qui ne peuvent pas être ajoutés à la nouvelle fonctionnalité dans l’outil Admin au niveau entreprise. Pour remédier à cette limitation, l’équipe de migration de Procore a transféré manuellement ces types de champs non pris en charge de vos champs personnalisés hérités vers l’outil Admin de l’entreprise. Cependant, il est essentiel de savoir que si vous choisissez de supprimer l’un de ces champs personnalisés hérités possédant l’un des types de champ suivants, vous ne pourrez PAS rajouter ce champ dans Procore. En raison de cette limitation, il est conseillé de ne supprimer les champs hérités de Procore que lorsque vous êtes certain de ne plus en avoir besoin dans l’environnement Procore de votre entreprise :

  • Monnaie

  • Durée

  • Emplacement

  • Attacheur de fichiers

  • Boutons radio

    Exemple

    Lorsqu’un champ personnalisé hérité a un type de champ non pris en charge, le bouton Ajouter est grisé et indisponible. Vous pouvez également passer le curseur de votre souris sur le champ pour afficher une info-bulle qui indique que le type de champ n’est pas pris en charge.

    

• La modification du paramètre afficher/masquer d’un champ personnalisé hérité n’affiche/masque qu’un champ personnalisé dans l’interface utilisateur de Procore
  Si vous choisissez de masquer un champ personnalisé hérité qui était précédemment affiché dans l’interface utilisateur de Procore, vos utilisateurs finaux perdront la possibilité de saisir des données dans ce champ. Étant donné que les formulaires personnalisés ne reçoivent PAS les mêmes mises à jour que les modèles par défaut de Procore (voir Quelles sont les limites des formulaires personnalisés ?), votre formulaire personnalisé continuera d’afficher le champ personnalisé hérité. Toutefois, étant donné que les utilisateurs ne saisissent PAS ces données dans l’interface utilisateur, le champ personnalisé sera vide.

  Exemple

  Dans cet exemple, Procore a migré un champ personnalisé hérité nommé « Cautionnements requis » vers l’onglet Champs personnalisés de la page « Contrats » de l’outil Admin au niveau entreprise. Après la migration, un administrateur Procore a choisi de masquer ce champ. Cependant, étant donné que les formulaires personnalisés ne reçoivent PAS les mêmes mises à jour de produit que celles disponibles avec les modèles par défaut de Procore, le même formulaire personnalisé continue d’afficher le champ « Cautionnements requis ». Étant donné que votre administrateur Procore a empêché vos utilisateurs de saisir des données dans le champ « Cautionnements requis », l’étiquette du champ continue d’apparaître dans le formulaire personnalisé et la valeur de ce champ sera vide.

  

• La désactivation des sélections de la liste déroulante d’un champ personnalisé hérité supprimera également la possibilité d’exporter les données de cette sélection
  Par exemple, si votre champ personnalisé hérité est une liste déroulante et que vous supprimez la sélection « Contrat de matériaux » de cette liste, les utilisateurs ne pourront plus exporter les données de « Contrat de matériaux » avec cette sélection. Lors de telles modifications, Procore vous recommande de toujours consulter les utilisateurs finaux de votre entreprise avant de supprimer des éléments, afin que les utilisateurs ne soient pas surpris de constater qu’il manque une sélection nécessaire.

  Exemple

  Dans cet exemple, nous vous montrons comment un administrateur Procore peut désormais supprimer une (1) ou plusieurs sélections d’un type de champ « Sélection unique (liste déroulante) » nommé « Type PDF ». Dans cet exemple, l’administrateur Procore supprime la coche de la case « Contrat des matériaux », qui correspond à un formulaire personnalisé hérité qui permet aux utilisateurs d’exporter des données spécifiques d’un contrat de sous-traitance au format PDF (Portable Document File). La boîte de dialogue « Modifier le champ » ci-dessous vous montre comment désactiver une option lors de la modification d’un champ personnalisé dans l’outil Admin de l’entreprise.

  

  Une fois l’option supprimée, elle n’apparaîtra plus comme une sélection pour vos utilisateurs dans l’interface utilisateur. Lorsque l’option n’est plus disponible, vos utilisateurs finaux n’auront plus accès à l’ancien formulaire personnalisé que vous avez conçu pour que vos utilisateurs exportent un PDF depuis Procore. N’oubliez pas qu’en fonction de la personnalisation dans votre environnement, les options et les fonctions de ces options peuvent être différentes de ce qui est illustré ici.

  

• L’ajout d’une option à un champ personnalisé hérité ajoute uniquement ce champ à l’interface utilisateur de Procore
  Il est important de comprendre que les nouveaux champs personnalisés ne mettront PAS automatiquement à jour vos anciens formulaires personnalisés avec ce nouveau champ. L’ajout de nouvelles options ne fait que mettre à jour l’interface utilisateur de Procore. Il n’ajoute pas automatiquement ce champ à vos anciens formulaires personnalisés. Si vous ajoutez des champs personnalisés, vos utilisateurs finaux peuvent signaler avoir vu des messages d’erreur lors de l’utilisation d’un formulaire personnalisé pour exporter des données au format PDF.

  Exemple

  Les exemples ci-dessous vous montrent les messages d’erreur possibles qui peuvent apparaître. Gardez à l’esprit que chaque environnement Procore est unique, les messages que vous voyez peuvent être différents.

  

To learn more about the migration process, review the answers to these common questions below:

How do I find custom fieldset(s) that contain legacy custom fields?

If you are your company's Procore Administrator, you'll find your newly created fieldsets and legacy custom fields in the Company Admin tool. Under 'Project Settings', simply click the 'Contracts' link page. Then, refer to the example below.

How does Procore name our legacy custom fields during the migration?

Procore's Migration Team keeps the original name that was assigned to your legacy custom field at the time it was created by the Procore Custom Solutions team. This name should have been provided to you after it was created or at the time it was last edited. The only exception to this rule is if you had two (2) custom fields that used the same name in more than one (1) Procore tool. In those cases, it was assumed that the fields were identical and those fields were merged. In rare cases, the fields that were merged may not be desired. If this is the case, please contact Procore Customer Support for assistance.

What if I want to make a change to a custom form?

If you want to make a change to a custom form or design a new one, you can continue to use Procore's add-on services for your customization needs. To learn more, visit Procore Custom Solutions.

Can I continue to engage Procore Custom Solutions for custom fields?

Yes. Procore recognizes that every organization and team has different business requirements and unique constraints. While most companies are anxiously awaiting our new self-service options, others may want to continue to use Procore Custom Solutions add-on service. If this is the case for your organization, your company's Procore Administrator can continue to request an engagement. For details, see Procore Custom Solutions.