Search for and Invite Bidders (Legacy)

• Required User Permissions:

  • 'Admin' level permissions on the project's Bidding tool.

• Additional Information:

  • Invite multiple bidders from a single screen. Use Procore’s search function to find bidders, and then mark the companies you want to include in the bid package with a single click.

  • Once you send out a bid invitation to a company, anyone in that company that is on the Recipient List can log in to submit a bid, or the bid invitee can reply to the bid invite email with the bid amount. See Award a Winning Bid and Convert it into a Purchase Order or Award a Winning Bid and Convert it into a Subcontract for more information.

  • Users can only see a bid that they are on the bid list for and have been invited to.

  • For information on what appears in the invitation email, see Create a Bid Package.

• Assign a Trade and/or Cost Code to each company you would like to bid, and select the Bid Contact under the Bidder Info tab in the company's Directory tool. See Set Bidder Information at the Company Level.

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.

2. Cliquez sur Afficher à côté du dossier d’appel d’offres pour lequel vous souhaitez inviter les candidats à participer. Vous pouvez également créer un nouveau dossier d’appel d’offres. Pour plus d’informations, voir Créer un dossier d’appel d’offres.
   Note: Vous serez automatiquement dirigé vers l’onglet Candidats.

3. Cliquez sur Ajouter des candidats .

Rechercher et ajouter des candidats

1. Pour localiser des candidats, recherchez le nom de l’entreprise ou du fournisseur dans la barre de recherche présente en haut de la page.

2. Si vous souhaitez copier la liste des appels d’offres d’un autre dossier d’appel d’offres, sélectionnez le dossier que vous souhaitez copier en cliquant sur le menu déroulant sous Utiliser les candidats précédents.
   Notes:

   • Vous ne pouvez copier que les listes d’appels d’offres des projets « actifs » pour lesquels vous disposez des autorisations requises.

   • Il s’agit d’un type de filtre. Pour rechercher des candidats dans la liste d’appels d’offres du dossier « Béton », vous pouvez utiliser un code de coût « 01-000 Objet », un métier, un mot clé et des options avancées en même temps pour affiner votre recherche.

3. Localisez les candidats en filtrant les métiers, les codes de coût, la proximité du chantier, le pays, l’état, la note moyenne, le type de main-d’œuvre, l’autorisation et la préqualification.
   Note: Les candidats autorisés sont ajoutés à la liste des candidats autorisés et recevront les offres. Vous pouvez utiliser ce filtre lorsque vous recherchez des métiers à utiliser dans votre dossier d’appel d’offres.

4. Cliquez sur Filtres supplémentaires pour plus d’options de filtre, y compris, mais sans s’y limiter, Entreprise des femmes, Entreprise issue d’une minorité, Petite entreprise, Salaire courant, Entreprise hispanique, Entreprise afro-américaine, Entreprise amérindienne, Entreprise américaine d’origine asiatique, Action positive, Entreprise commerciale certifiée, etc.}Remarque
   : Cliquez sur « Effacer tout » en haut de la barre latérale des filtres pour supprimer tous les filtres ou cliquez sur « Effacer » pour supprimer un filtre individuel.
   

   

5. Cochez la case à côté de chaque entreprise que vous souhaitez inviter à un appel d’offres ou cliquez sur la case du haut pour sélectionner toutes les entreprises.
   Note : Les candidats qui figurent déjà sur la liste d’appel d’offres de votre dossier s’afficheront comme étant déjà marqués dans la liste des entreprises.
   

   

6. Une fois que vous aurez sélectionné les candidats, ils s’afficheront dans la section des candidats sélectionnés, sur le côté droit de la page. Au fur et à mesure que vous sélectionnez d’autres entreprises, Procore assure leur suivi alors que vous naviguez à travers d’autres mots-clés/codes de coût/métiers/etc. Recherches.

7. Pour ajouter une entreprise et un contact d’appel d’offres qui ne figurent pas encore dans l’annuaire de l’entreprise, un administrateur de l’annuaire du projet peut ajouter une entreprise et un contact directement à partir du dossier d’appel d’offres. Voir Ajouter de nouvelles entreprises et de nouveaux contacts à l’annuaire de l’entreprise à partir de l’outil Appels d’offres.

8. Lorsque votre recherche est terminée, cliquez sur Ajouter des candidats en bas de la page.
   Note : Vous pouvez toujours revenir à votre liste d’appels d’offres et en ajouter d’autres, mais vous devrez ajouter vos sélections à votre liste d’appels d’offres pour Procore pour enregistrer votre progression.

Inviter des candidats

1. Lorsque vous êtes prêt à envoyer des invitations à soumettre un appel d’offres, accédez au sous-onglet Candidats de votre dossier d’appel d’offres (vous serez automatiquement dirigé vers cette page une fois que vous aurez cliqué sur Ajouter des candidats). Si vous avez des invitations à soumissionner en attente, vous verrez une bannière bleue qui vous invitera à envoyer toutes les invitations à soumissionner en une seule fois.
   

   

2. Cliquez sur Envoyer des invitations .

3. Vous accéderez alors à la page « Inviter des candidats » où vous pourrez attribuer à chaque entreprise un code de coût et désigner à qui l’invitation à soumettre un appel d’offres. Vous pouvez également désélectionner les utilisateurs pour qu’ils ne reçoivent pas d’invitation à partir de cette page.
   Notes:

   • Vous ne pouvez ajouter que les destinataires associés à l’entreprise dans l’annuaire de l’entreprise.

   • Si vous avez plus de 50 invitations à un appel d’offres à envoyer, cliquer sur Envoyer des invitations vous amènera à une page avec les 50 premiers candidats, ce qui vous permettra de définir le contact de ces entreprises 50 à la fois. Cliquez sur Envoyer ces 50 invitations pour envoyer des invitations aux candidats que vous avez configurés. Après cela, vous serez redirigé vers la page suivante des enchérisseurs. Ce processus se poursuivra jusqu’à ce que les invitations aient été envoyées à tous les candidats de votre liste d’appel d’offres. Cependant, si vous quittez la page, les options disparaissent. Dans ce cas, vous devrez retourner à votre liste d’appel d’offres où les candidats auxquels vous n’avez pas envoyé d’invitations sont maintenus et les envoyer à partir de là.

4. Cliquez sur Envoyer ces invitations pour distribuer les invitations à tous les contacts des entreprises sélectionnées.
   Note: Les entreprises peuvent créer plusieurs dossiers d’appel d’offres, ventilés par métier ou par phase de projet. Chaque dossier d’appel d’offres peut comporter un ensemble distinct de documents d’appel d’offres, d’instructions et d’un ensemble de candidats.

5. Vous pouvez revenir à tout moment au cours de l’étape d’appel d’offres pour ajouter d’autres candidats à vos dossiers d’appel d’offres.
   Une fois que vous avez invité des utilisateurs à soumettre un appel d’offres sur votre projet, les informations renseignées ici sont envoyées par e-mail à ces utilisateurs (voir l’image ci-dessous).