Envoyer des fichiers ou des dossiers par e-mail à partir de l’outil Documents au niveau entreprise

Vous pouvez envoyer des fichiers et des dossiers par e-mail à d’autres utilisateurs Procore de votre entreprise à l’aide de l’outil Documents. Vos destinataires doivent être des contacts actifs dans l’annuaire de votre entreprise (voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire de l’entreprise) et ils n’ont pas besoin d’obtenir l’autorisation d’accès à l’outil Documents de l’entreprise pour télécharger une copie du fichier à l’aide du lien de téléchargement dans l’e-mail. Le lien de téléchargement expire 30 jours après l’envoi du message depuis Procore.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour envoyer des fichiers et des dossiers par e-mail à partir de l’annuaire de l’entreprise :* « Standard » ou « Admin » dans l’outil Documents.
    ET
    Si vous êtes un utilisateur « Standard » et que le fichier ou dossier est marqué « Privé », vous devez disposer d’une autorisation d’accès à ce fichier ou dossier.

  • Pour être ajouté en tant que destinataire d’un e-mail :
    L’utilisateur doit avoir un compte utilisateur actif dans l’annuaire de l’entreprise. Voir Ajouter un compte d’utilisateur à l’annuaire de l’entreprise.

• Informations complémentaires :

  • Les e-mails envoyés depuis l’outil Documents de Procore sont envoyés à partir d’une adresse e-mail spécifique à l’entreprise. Cependant, le nom de l’expéditeur correspondra à la personne qui a envoyé l’e-mail dans Procore.

Send Documents in an Email

When sending files or folders by email from the Documents tool, the system uses a specific communication thread that automatically associates all outgoing correspondence and incoming replies with the file or folder. If you are the recipient of an email, you can use your email's Reply feature to send a response to the message. When you reply to an email, a copy of the message is kept in the Emails section of the file or folder in the Documents tool.

1. Navigate to the Documents tool.

2. Click the file or folder you want to email.

3. Click Emails located in the right side panel.
   Note: You can also access actions by hovering over or selecting the file or folder.

4. This will open the 'Compose Email' window. Click Compose Email.

5. Fill out the following fields as necessary:

   • To: Select one or more users or groups to email the document to.

   • CC: Use the CC field to include other users and keep them informed. You (the sender) will automatically be CC'ed on the email to ensure that you will also receive an email if users reply to the email.

   • BCC: Use the BCC field to send a copy of an email to recipients without showing their email addresses to the other recipients.

   • Subject: This field will automatically be populated with 'FW: [Folder or File]: [Folder or file name]'. However, you can manually change the 'Subject' line accordingly.

   • Attachments: You can attach additional files from the project or files from your computer. The files in the folder or the file you selected will automatically be linked in the email. Preview thumbnails of attached files will not be shown.

   • Message: Enter a message in the body of the email.

6. Click Send.

​​​​Note:

• If you were CC'd on the email, you should have received an email in your inbox with a link to download the file. Recipients can either download files using the hyperlink in the email or click the 'View online' text link to view the document in Procore's web application.

• After a file has been emailed from Procore, a record of the email is stored in the Emails section for that file. The Emails section automatically hides email correspondence records from users who were not on an email's distribution list for 'private' document transfers. However, 'Admin' users can see the email even if they were not included on the email's distribution list.

View and Export Emails Associated with a Document

For each file and folder that you upload to the Documents tool, the system keeps historical record of when the asset was sent to other users in your Company Directory. It also tracks any replies sent to the file or folder's communication thread. If the sender marked the email correspondence as private, the Emails Log is only visible to recipients and users with 'Admin' on the Documents tool.

To export an email from the Emails Log for a file or folder:

1. Navigate to the Documents tool.

2. Select the file or folder.

3. Click the Info icon to open the Information panel.

4. Scroll down and click Emails.
   Note: Any emails that were sent are revealed in the Emails window.

5. Click the Export icon on the email you want to export.