Configurer les paramètres avancés : e-mails

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil E-mails du projet.

• Restrictions:

  • Lors de la configuration des autorisations d’utilisateur comme décrit dans Définir les autorisations d’utilisateur pour l’outil E-mails ci-dessous, vous n’êtes pas autorisé à modifier les paramètres des utilisateurs associés à un modèle d’autorisation. Au lieu de cela, voir Modifier un modèle d’autorisation de projet.

  • Pour obtenir la liste de ce que les utilisateurs peuvent faire à chaque niveau d’autorisation dans l’outil E-mails, consultez la matrice d’autorisations.

• Informations complémentaires :

  • Si un utilisateur disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil E-mails du projet crée une liste « Distribution par défaut » en suivant la procédure ci-dessous, les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés depuis l’outil E-mails de votre projet ou envoyés à l’outil E-mails via l’adresse e-mail entrante. Cela inclut les messages marqués comme « privés ».

Vous pouvez utiliser la procédure ci-dessous pour configurer les paramètres avancés suivants pour l’outil E-mails :

• Configurer les paramètres de l’outil E-mails

• Définir les autorisations utilisateur pour l’outil E-mail

Configurer les paramètres de l’outil E-mails

1. Accédez à l’outil E-mails du projet.
   La page E-mails s’affiche.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .
   La page « Paramètres de messagerie » s’affiche.

3. Saisissez les données suivantes :

   1. Adresse e-mail entrante. Le système attribue automatiquement une adresse e-mail entrante à chaque projet dans lequel l’outil E-mails est actif. Lorsqu’une personne envoie un e-mail à cette adresse, son message et ses pièces jointes sont stockés dans l’outil E-mails du projet dans leur format de fichier natif (par exemple, si l’expéditeur a joint un DOC ou un PDF à l’e-mail, il est stocké au format DOC ou PDF).
      
      Remarques:

      • Toute personne connaissant l’adresse e-mail entrante du projet peut l’utiliser pour charger du contenu directement dans l’outil E-mails du projet sans avoir à se connecter à Procore et à charger du contenu. Ceci est utile lorsque l’expéditeur du message n’a pas de profil utilisateur dans l’outil Annuaire de votre entreprise.

      • Le système crée automatiquement l’adresse e-mail entrante. Si vous avez des questions concernant cette adresse, n’hésitez pas à contacter support@procore.com.

   2. Paramètres de communication. Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » sur l’outil E-mails du projet pourront utiliser les paramètres de communication de cet outil pour contrôler qui peut envoyer des e-mails à l’adresse e-mail entrante du projet. Vous pouvez choisir parmi les paramètres suivants :

      • Quelqu'un:

        Tout le monde peut envoyer un e-mail dans Procore.

      • Société:

        SEULS les utilisateurs de l’annuaire de l’entreprise peuvent envoyer des e-mails dans Procore.

      • projet:

        SEULS les utilisateurs de l’annuaire du projet peuvent envoyer des e-mails dans Procore.

      Note: Le paramètre de communication est réglé sur Tout le monde par défaut.

   3. Communications « privées » par défaut. Cochez cette case pour rendre les nouveaux e-mails « privés » par défaut. Un e-mail privé ne peut être consulté que par son ou ses destinataires. Décochez la case pour rendre tous les e-mails visibles à tout utilisateur autorisé à accéder à l’outil E-mails.
      Remarque: il s’agit du paramètre par défaut.

   4. Distribution par défaut. Sélectionnez les destinataires et les groupes de distribution dans cette liste pour les ajouter à la liste de distribution par défaut de l’outil E-mails du projet.
      Important!

      1. Si un utilisateur disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil E-mails du projet crée une liste « Distribution par défaut », les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés depuis l’outil E-mails de votre projet ou envoyés à l’outil E-mails via l’adresse e-mail entrante. Cela inclut tous les messages marqués comme « privés ».

      2. Pour garantir que les communications sensibles de votre projet restent privées, il est recommandé de toujours faire preuve de discrétion lorsque vous ajoutez des membres à cette liste et d’informer également les utilisateurs du projet de toute directive spécifique associée aux communications avec l’outil E-mails.

   5. Copier les étiquettes d’un autre projet. Si vous avez créé des étiquettes à utiliser pour classer les e-mails dans un autre projet, vous pouvez copier ces étiquettes d’un autre projet. Cette liste affiche uniquement le projet du compte de votre entreprise auquel vous avez accordé l’autorisation. Voir Comment utiliser les balises/mots-clés dans Procore ?

4. Cliquez sur Mettre à jour.
   Ceci enregistre vos paramètres de configuration.

Définir les autorisations utilisateur pour l’outil E-mails

1. Accédez à l’outil E-mails du projet.
   La page E-mails s’affiche.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .

3. Dans le volet droit, cliquez sur Tableau des autorisations.

4. Choisissez parmi ces options :

   1. Si un utilisateur n’est PAS associé à un modèle d’autorisation, vous pouvez modifier son autorisation pour l’outil E-mails en cliquant sur la colonne Aucun(e), Prête uniquement, Standard ou Admin jusqu’à ce que l’un de ces symboles apparaisse :

      • Accès. Une coche VERTE indique que l’utilisateur a obtenu l’autorisation d’accès.

      • Pas d’accès. Une coche ROUGE indique que l’utilisateur n’a PAS obtenu l’autorisation d’accès.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Retour pour revenir à l’outil E-mails.
   Vos modifications des autorisations d’utilisateur seront enregistrées automatiquement.

• Notes:

  • Si un utilisateur dispose d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’annuaire de l’entreprise, vous ne pouvez pas modifier l’autorisation d’accès de cet utilisateur à partir de l’outil E-mails.

  • Si un utilisateur est associé à un modèle d’autorisation, vous ne pouvez pas modifier l’autorisation d’accès de cet utilisateur à partir de l’outil E-mails. Voir Gérer les modèles d’autorisation du projet.