Create and Issue an Instruction

À l’aide de l’outil du Instructions projet, vous pouvez créer des directives qui incluent des pièces jointes provenant d’autres outils Procore (par exemple, des documents, des plans, des photos, etc.). Vous pouvez également charger des fichiers depuis votre ordinateur pour les joindre à une directive. Une fois votre directive créée, vous pouvez l’envoyer à vos destinataires, qui sont généralement un ou plusieurs sous-traitants du projet. Toutes ces informations sont capturées et stockées dans votre projet Procore dans un registre qui réside dans l’outil Instructions . Cet historique est également disponible dans Procore à des fins d’audit.

• Autorisation utilisateur requise:

  • Pour créer une directive, autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil du Instructions projet.

• Prérequis:

  • Pour ajouter une personne en tant que destinataire dans les champs « Attention » ou « Distribution », cette personne doit exister dans l’annuaire du projet et disposer des autorisations « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil Directives.
    Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

  • Pour sélectionner un groupe en tant que destinataire dans les champs « Attention » ou « Distribution », le groupe doit exister dans l’annuaire du projet.
    Voir Ajouter un groupe de distribution à l’annuaire du projet.

• Informations complémentaires:

  • L’outil Instructions a été développé spécifiquement pour les clients Procore en Australie, en Nouvelle-Zélande et au Canada.

  • Si vous créez une directive et que vous la placez au statut « Ébauche », vous devrez la modifier ultérieurement, puis cliquer sur « Mettre à jour et émettre » afin de l’envoyer à vos destinataires.

  • Certaines images jointes peuvent inclure l’option de les visualiser dans une vue cartographique basée sur les coordonnées GPS des fichiers.
    Voir Quels outils Procore me permettent de visualiser les images numériques en pièce jointe dans une vue cartographique ?

1. Accédez à l’outil du Instructions projet.

2. Cliquez sur Créer.

3. Sous Informations générales, saisissez les données requises comme suit :
   Remarque: Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.

   • * #. Procore attribue automatiquement des numéros aux directives dans un ordre séquentiel.
     Remarques:

     • Si l’option Numéroter les directives par type est activée, le préfixe est appliqué au nouveau numéro de directive et le numéro ne peut pas être modifié.

     • Si l’option Numéroter les directives par type est désactivée, le préfixe est appliqué au nouveau numéro de directive et les utilisateurs peuvent modifier le numéro. Les numéros en double ne sont PAS autorisés.

   • * Tapez sur Type. Sélectionnez le type de directives souhaité dans la liste.

   • * Titre. Un sujet descriptif : l’instruction.

4. Continuez à ajouter des informations si nécessaire :

   • Instruction de. Sélectionnez le nom de la personne à l’origine de la directive.

   • Date de réception. Sélectionnez la date à laquelle les directives ont été reçues de l’expéditeur (c’est-à-dire que l’expéditeur est la personne nommée dans le champ « Directives de »)

   • Attention. Sélectionnez les personnes ou les groupes de distribution souhaités dans l’annuaire du projet. Ce sont les destinataires à qui vous délivrerez la directive.
     Remarques:

     • Si vous cliquez sur Créer et envoyer, le système enverra automatiquement une notification par e-mail concernant la directive à tous les destinataires désignés.

     • Si vous cliquez sur Enregistrer comme ébauche, le système n’enverra pas d’e-mail aux destinataires.

   • Distribution. Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans l’annuaire du projet pour copier les directives aux personnes nommées.
     Remarque: si vous cliquez sur Créer et envoyer par e-mail ou Enregistrer et envoyer par e-mail (disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin »), Procore envoie automatiquement une notification par e-mail pour alerter les destinataires de la directive.

   • Métier(s). Sélectionnez le métier applicable dans le menu déroulant. Les métiers sont configurés au niveau entreprise.

   • Impact sur le planning: sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer si la directive affectera le planning du projet (c.-à-d. retarder l’échéancier prévu du projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer (TBD) et N/A.

   • Privé. Cochez cette case pour masquer la directive à tout le monde, à l’exception des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Instructions , des utilisateurs désignés dans le champ « Attention » et des membres du groupe de distribution par défaut.

   • Impact financier. Sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer si l’élément de la liste de réserves affectera le coût du projet (c.-à-d. ajouter des coûts au projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer (TBD) et N /A.

   • La description. Saisissez une description plus détaillée de la directive.

   • Pièces jointes. Pour joindre un fichier, cliquez sur Joindre des fichiers. Sélectionnez ensuite le fichier souhaité.

5. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous ne souhaitez pas publier la directive (c’est-à-dire si vous n’êtes PAS prêt à l’envoyer aux destinataires par e-mail), cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Ceci permet d’enregistrer la directive avec le statut Ébauche dans la vue Liste .

   • Si vous souhaitez envoyer les directives aux destinataires par e-mail, cliquez sur Créer et envoyer. Ceci enregistre la directive avec le statut Émis dans la vue Liste . (Remarque: si vous avez précédemment enregistré la directive avec le statut Ébauche et que vous l’avez mise à jour afin de l’envoyer maintenant, l’étiquette du bouton indiquera Mettre à jour et émettre).