Automated Commitment Invoice Numbering

La numérotation automatisée des factures d’engagement permet aux entreprises de définir un schéma de numérotation au niveau entreprise pour toutes les factures d’engagement/de sous-traitant nouvellement créées. Cette automatisation réduit la saisie manuelle, garantit la cohérence et rationalise les opérations financières sur toutes les factures.

• Autorisations utilisateur requises

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Admin au niveau entreprise .

• Informations complémentaires :

  • Ce processus vous permet d’accéder à la page des paramètres de l’outil Facturation.

  • Vous allez modifier la configuration au niveau entreprise pour la numérotation des factures.

1. Connectez-vous à votre compte Procore avec les autorisations Admin.

2. Accédez à Paramètres de l’outil > Admin > Facturation.

3. Dans les paramètres de facturation, cliquez sur l’onglet Paramètres .

4. Dans la section Facturation des sous-traitants , recherchez le paramètre Numérotation des factures et le panneau Aperçu du format .

5. Cliquez sur Modifier pour ouvrir le format de numéro de facture.

6. Prévisualisez le numéro de facture. Utilisez l’aperçu pour vérifier le format. Le numéro apparaît dans l’ordre séquentiel dans l’aperçu en fonction de la valeur de départ.

7. Configurez le format du numéro de facture en ajoutant et en disposant les composants requis dans l’ordre souhaité, en utilisant les cinq premiers ou les cinq derniers caractères de chaque composant. Sélectionnez les composants que vous souhaitez inclure dans vos numéros de facture. Les options sont les suivantes :

   • Position de la facture : vous ne pouvez pas supprimer le numéro de position.

   • Numéro d’engagement : utilise le numéro d’engagement.

   • Période de facturation : utilise la période de facturation.

   • Date de fin de la période de facturation : utilise la date de fin de facturation de la facture.

   • Numéro de la période de facturation : utilise le numéro de la période de facturation de la facture.

   • Texte personnalisé - Tapez n’importe quel texte fixe (par exemple, INV, FACTURE ou Code).

   • Retenue de garantie conditionnelle : sera basée sur le format de propriété sélectionné.

   • Numéro de projet : utilise le numéro du projet.

8. Configurez le séparateur de composants pour définir la façon dont chaque composant est séparé. Sélectionnez le séparateur de composants dans la liste déroulante.

   • Tiret (-)

   • Point (.)

   • Barre oblique (/)

   • Trait de soulignement (_)

   • Aucun

9. Configurez les caractères pour chaque composant. Sélectionnez les composants que vous souhaitez inclure dans vos numéros de facture. Les options peuvent inclure :

   • Format 

   • Longueur 

     • Position de la facture

     • Personnages

   Remarque : disposez les composants et définissez les options de formatage comme vous le souhaitez.

10. Le système validera le nombre total de caractères pour le numéro de facture.

    • Remarque : si votre système ERP spécifie un nombre maximal de caractères, Procore l’appliquera. Sinon, la limite par défaut est de 100 caractères.

11. Révisez l’aperçu du format pour vous assurer qu’il répond à vos exigences.

12. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer le schéma de numérotation.
    Note:

    • Les numéros de facture de ces factures seront générés automatiquement et non modifiables.

    • Le nouveau système de numérotation sera désormais appliqué pour toutes les factures d’engagement/de sous-traitant nouvellement créées.