Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures

Si vous êtes administrateur des factures pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour ce faire, Procore vous permet d’approuver ou de rejeter des postes individuels sur la carte Planning des coûts d’une facture. Pour approuver ou rejeter un ou plusieurs postes, votre compte utilisateur Procore doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois que vous avez obtenu les autorisations appropriées, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour réviser les factures soumises à votre équipe pour paiement.

• Autorisations utilisateur requises

• Informations complémentaires :

  • Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes de n’importe quelle facture et ne sont PAS limités à examiner uniquement la facture la plus récente. Cependant, il est important de garder à l’esprit que le rejet d’un poste ne modifiera PAS la valeur de la facture.

• Créer une facture de sous-traitant

• La facture doit avoir le statut « En cours de révision ».

1. Accédez à l’outil Facturation du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Sous-traitant .

3. Localisez la facture à examiner et cliquez sur son lien Facture.

4. Faites défiler jusqu’à la carte Ventilation des coûts .

5. Cliquez sur le bouton Modifier .

6. Dans la colonne Approbation du élément de poste, approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
   

   Note

   Lorsque vous examinez chaque poste, gardez à l’esprit ce qui suit :

   • Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes de n’importe quelle facture :

     • Vous n’êtes PAS limité à examiner uniquement la facture la plus récente.

     • Le rejet d’un ou de plusieurs postes ne modifie PAS le ou les montants des postes. Les montants doivent être mis à jour par un administrateur des factures ou un contact de facturation.

     • Les contacts de facture descendante ne peuvent mettre à jour les factures que s’ils disposent des autorisations d’utilisateur requises pour soumettre des factures. Voir

       Réviser et renvoyer une facture en tant que contact de facturation.

   • Si vous avez activé le bouton « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » dans l’outil Facturation, la colonne « Montant proposé » apparaît.

     • Pour savoir comment créer un Planning de paiement à partir de l’outil Facturation, voir

       Créez un Planning de paiement.

     • Pour savoir comment créer un échéancier de paiement à partir de l’outil Facturations proportionnelles, voir Créer un échéancier de paiement à partir de l’outil Facturations proportionnelles.

     • Lorsque cette bascule est activée, Procore inclut le commentaire de rejet sur la facture dans la case « Raisons de la différence » dans l’exportation PDF de la facture.

   • La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu’un contact de facturation a soumis, un utilisateur avec des autorisations de niveau Admin peut ajuster les « Travaux terminés cette période » et « Matériaux » « Actuellement stocké » séparément pour définir les montants appropriés.

   • Pour approuver un poste, cliquez sur la coche GRIS pour l’approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste.

   • Pour rejeter un poste

     1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. La zone Motif (facultatif) s’ouvre.

     2. Saisissez une raison dans la zone Raison (facultatif).

     3. Cliquez sur Ajouter.

        À noter

        Les commentaires saisis dans la case « Motif (facultatif) » ne sont PAS inclus dans l’e-mail automatique envoyé au contact de facturation. Cependant, vous pouvez exporter un PDF qui inclut un tableau « Raisons de la différence » qui affiche les commentaires tels qu’ils ont été saisis. Voir Exporter une facture de sous-traitant.

7. Cliquez sur l’une (1) des options de sauvegarde :

   • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver dans le statut En cours de révision.
     OU

   • Enregistrer et modifier le statut. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre Enregistrer les modifications et changer de statut. Sélectionnez ensuite le statut souhaité et saisissez les informations que vous souhaitez transmettre au contact de facturation dans la zone Commentaires généraux. Cliquez ensuite sur Enregistrer et modifier le statut.