Créer une réunion (iOS)

Vous pouvez créer une nouvelle réunion et des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l’heure, le lieu et les participants.

Une fois la réunion créée, vous pouvez passer à la création de catégories, qui sont utilisées pour regrouper les éléments de réunion en sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les différents éléments de réunion à vos catégories. De plus, vous pouvez créer une réunion de suivi.

Remarque: vous pouvez également créer une réunion à partir de modèles dans les applications mobiles Procore. Voir Créer une réunion à partir de modèles (iOS).

• Autorisations utilisateur requises

• La réunion doit être en mode ordre du jour. Il s’agit du paramètre par défaut lorsque vous créez une réunion. Pour savoir comment convertir une réunion au mode procès-verbal, voir Convertir une réunion au mode procès-verbal.

• Vous pouvez configurer les éléments créés à l’aide de l’icône de création rapide, voir Configurer les paramètres de création rapide.

• Cette action peut être effectuée hors ligne. Les tâches effectuées hors ligne sont synchronisées avec Procore une fois la connexion réseau rétablie.

1. Ouvrez l’application Procore sur un mobile appareil iOS et sélectionnez un projet.
   Remarque : Cela charge l’écran Outils du projet.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Appuyez sur l’icône de création rapide et sélectionnez Réunion.

   • Appuyez sur l’outil Réunions, puis sur l’icône de création .

3. Appuyez sur les champs suivants pour saisir les informations appropriées :

   • Nom de la réunion : Saisissez un nom ou un sujet pour une nouvelle réunion.
     Date: Utilisez l’icône calendrier pour sélectionner une date pour la réunion :

   • Heure de début : Sélectionnez une heure de début pour la réunion.

   • Heure de fin : Sélectionnez une heure de fin pour la réunion.

   • Participants : Sélectionnez chaque personne concernée dans la liste. Les utilisateurs de cette liste sont renseignés à partir de l’annuaire du projet.
     Remarque: les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau 'Admin' peuvent ajouter n’importe quel utilisateur à la liste des participants.
     Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » ne peuvent ajouter que des participants disposant d’autorisations de niveau Admin.

   • Lieu : saisissez le lieu de la réunion

   • Privé : Cochez cette case à cocher si vous souhaitez restreindre l’affichage de cet élément de réunion dans le registre des réunions aux invités à la réunion et aux utilisateurs disposant d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Réunions.

   • Vue d’ensemble : saisissez une vue d’ensemble de la réunion.

   • Ajouter des pièces jointes : Ajoutez des fichiers ou des photos pertinents.

4. Appuyez sur Enregistrer.
   La nouvelle réunion est créée.

5. Pour créer une réunion de suivi (sans basculer vers le Web), procédez comme suit :

   1. Appuyez sur l’option Réunion de suivi dans l’écran Nouvelle réunion.

   2. Modifiez les détails de la réunion.
      Vous pouvez modifier le titre de la réunion, la date de la réunion et les dates d’échéance dans la nouvelle réunion de suivi.​​​​

   3. Appuyez sur Enregistrer.

6. Utilisez les options suivantes dans le nouvel écran de réunion :

   1. Distribuer l’ordre du jour: appuyez sur l’icône (située à côté de Modifier) pour voir cette option. Utilisez cette option pour distribuer l’ordre du jour de la réunion.

   2. Convertir en procès-verbal: utilisez cette option pour convertir la réunion en procès-verbal. Lorsque vous choisissez cette option, vous êtes autorisé à utiliser l’option Réunion de suivi .

   3. Distribuer le procès-verbal: cette option est disponible dans l’écran de réunion de suivi. Appuyez sur l’icône (située à côté de Modifier) pour voir cette option. Utilisez cette option pour distribuer le compte-rendu de réunion.

   4. Revenir à l’ordre du jour: cette option est disponible dans le nouvel écran réunions. Appuyez sur l’icône (située à côté de Modifier) pour voir cette option. Utilisez cette option pour faire passer la réunion du mode procès-verbal au mode ordre du jour.
      Pour plus d’informations sur ces options, voir Convertir une réunion d’ordre du jour à procès-verbal (iOS).