Synchroniser les paiements Viewpoint® Vista™ avec les paiements émis dans Engagements

Si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP et l’a configuré pour qu’il fonctionne avec Vue®, les comptables de votre projet peuvent saisir les paiements de factures dans Vue® par rapport aux factures synchronisées depuis Procore, puis exporter ces paiements dans Procore. Cette fonctionnalité importe automatiquement les paiements spécifiés Vue® dans l’onglet Paiements émis pour les contrats de sous-traitance et les bons de commande dans l’outil Engagements.

• Autorisation utilisateur requise:

  • Pour afficher les paiements effectués sur la facture du sous-traitant, autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure dans l’outil Engagements du projet.

  • Pour modifier les paramètres de configuration dans l’outil Intégrations ERP, autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Intégrations ERP.

• Exigences:

  • L’outil Intégrations ERP doit être configuré pour Vue®.

  • L’outil Engagements doit être actif sur le(s) projet(s) souhaité(s).

  • L’outil Facturation doit être actif. pour activer l’exportation des factures de sous-traitance pour l’intégration.

  • L’onglet Paiements effectués doit également être activé dans l’outil Engagements du projet.

• Prérequis:

  • La facture de sous-traitant pour laquelle un paiement est effectué doit d’abord être exportée vers Vue®.

• Éléments pris en charge:
  Le processus de synchronisation prend en charge les paiements suivants :

  • Paiements par chèque et par carte de crédit en Vue®.

  • Paiements complets et partiels en Vue®.

  • Modifications apportées à un paiement après sa synchronisation. Par exemple, l’annulation d’un chèque.

• Limites:

  • Les factures qui ont été créées dans Procore et envoyées en Vue® tant que factures AP non approuvées sont hors de portée d’application .

  • Il n’y a pas de considérations particulières pour les paiements de retenue de garantie dans le cadre de cette fonctionnalité.

  • Paiements annulés en Vue®:

    • Lorsque vous annulez des paiements Vue® , une case à cocher intitulée « Enregistrer la référence CM comme annulée - le numéro ne peut pas être réutilisé » vous sera présentée. Si vous ne cochez PAS cette case, au lieu de mettre à jour l’en-tête du paiement en tant que « Annulé », Vue® le paiement (numéro de chèque) sera supprimé de la base de données. Si la case ci-dessus n’est pas cochée, l’une des actions suivantes doit être effectuée pour annuler ce paiement dans Procore:

    • pour lui demander de dissocier le paiement de l’ERP. Une fois le paiement dissocié, l’utilisateur peut supprimer l’enregistrement de paiement de Procore.

    • Créez manuellement un enregistrement de paiement supplémentaire dans Procore avec un montant négatif pour annuler le montant d’origine, et une note indiquant « ANNULÉ ». Veuillez noter qu’il ne s’agit pas d’une mise à jour du paiement initial, mais plutôt d’un enregistrement de paiement supplémentaire.

• Informations complémentaires:

  • Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les paiements synchronisés dans Procore.

  • Les paiements synchronisés supprimés dans Vue® ne sont pas automatiquement supprimés de Procore. Pour supprimer un paiement synchronisé, . Incluez des détails tels que le numéro de projet, le numéro d’engagement et le numéro de facture, ainsi que des détails sur le paiement spécifique.

1. Attendez la synchronisation des paiements programmés

Le planning de synchronisation horaire importera les Vue® paiements de vos factures de sous-traitance pour les factures de sous-traitants qui ont déjà été synchronisées avec Procore.

1. Assurez-vous que les conditions préalables suivantes ont été remplies :

   • Suivez les étapes décrites dans Exporter les factures de sous-traitants de Procore vers ERP.

2. Après la prochaine synchronisation planifiée, procédez comme suit pour vérifier que vos paiements de factures ont été synchronisés avec l’engagement correspondant au projet :

   1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

   2. Recherchez l’engagement souhaité et cliquez sur Afficher.

   3. Vérifiez que la valeur du # de facture correspond au numéro de facture dans Vue®.

   4. Cliquez sur l’onglet Paiements émis . Une icône VERTE indique que le paiement de la facture a été synchronisé avec succès.