Créer et gérer des réponses de flux de travail personnalisées

Les types de réponse par défaut dans l’outil Flux de travail sont : Approuver, Renvoyer et Rejeter. Lors de la création de modèles de flux de travail, vous devrez peut-être définir davantage la formulation d’une réponse d’une manière qui décrit plus précisément le sens de la réponse.

Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une réponse à un modèle qui fait avancer un flux de travail sans étiqueter la réponse « Approuver ». Dans ce cas, vous devez créer une réponse « Approuver » et lui attribuer un libellé personnalisé autre que « Approuver ».

Il n’y a pas de différence fonctionnelle entre les différents types de réponse « Approuver », « Retour » et « Rejeter ». Cependant, les types sont utiles pour l’organisation des réponses personnalisées et pour localiser les réponses disponibles lors de la modification d’une étape dans un modèle de flux de travail.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Flux de travail de l’entreprise.

• Informations complémentaires :

  • Vous pouvez avoir jusqu’à trente (30) réponses personnalisées actives.

1. Accédez à l’outil Flux de travail de l’entreprise.

2. Cliquez sur Configurer les paramètres .

Ajouter une nouvelle réponse

1. Dans la section intitulée « Réponses », cliquez sur Ajouter une réponse.

2. Choisissez l’un des types suivants :

   • Approuver

   • Rendre

   • Rejeter
     

3. Une nouvelle ligne apparaîtra dans le tableau de réponse pour le type choisi.

4. Saisissez un libellé pour la nouvelle réponse.
   Remarque: Les libellés de réponse sont obligatoires et doivent être uniques. Les libellés de réponse sont limités à un maximum de 250 caractères.
   

5. Optionnel: La case de la colonne « Actif » est automatiquement cochée pour activer la nouvelle réponse. Seules les réponses actives peuvent être ajoutées aux modèles de flux de travail. Décochez cette case si vous n’êtes pas prêt à utiliser la réponse personnalisée.

6. Optionnel: L’option « Exiger une raison » n’est pas sélectionnée par défaut. Cochez la case dans la colonne « Motif requis » pour demander aux intervenants du flux de travail de soumettre un motif pour leur réponse lorsque cette réponse personnalisée est utilisée dans un flux de travail actif.

7. Cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle réponse personnalisée ou sur le « X » rouge pour supprimer la réponse.

Modifier une réponse personnalisée

1. Dans la section intitulée « Réponses », recherchez la réponse que vous souhaitez modifier.

2. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de la réponse.
   Remarque : Les réponses en cours d’utilisation ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.

3. Modifiez les champs suivants de la réponse :

   • Étiquette de réponse. Il s’agit du nom de la réponse qui sera utilisée lors de la création des modèles de flux de travail.

   • Actif. Une réponse active peut être utilisée lors de la création de modèles de flux de travail.
     Note: Si vous ne souhaitez pas qu’une réponse apparaisse dans les nouveaux modèles de flux de travail, désélectionnez Actif. Cela n’affectera pas les modèles de flux de travail et les éléments qui utilisent déjà la réponse.

   • Exigez la raison. Si une raison est requise pour la réponse, un membre du flux de travail qui choisit cette réponse sera invité à fournir une raison écrite avant de pouvoir soumettre.

4. Cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle réponse personnalisée ou sur le « X » rouge pour supprimer la réponse.

Supprimer une réponse personnalisée

1. Dans la section intitulée « Réponses », recherchez la réponse à supprimer.

2. Cliquez sur l’icône Supprimer à côté de la réponse.

3. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
   Note: Cette action ne peut pas être annulée.