How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. 会社レベルの [リソース計画 ] ツールに移動します。

2. [ 設定の構成] アイコンをクリックします。

3. [ タグ] をクリックします。

4. 随意： タグをカテゴリにグループ化するには、[ カテゴリにタグをグループ化しますか? ] トグルをクリックして ON にします。

   1. 新しいタグ カテゴリを作成するには、「カテゴリ」セクションで [ 新規 ] をクリックします。

   2. カテゴリ名を入力します。

   3. 「 保存」をクリックします。

5. 「タグ」セクションで、「 新規」をクリックします。

6. 次のプロパティを使用してタグを構成します。

   1. 名前。タグの名前を入力します。

   2. カラー。タグの色を入力します。

   3. 有効期限が必要です。タグに有効期限が必要な場合は、このチェックボックスをオンにします。手記： 有効期限が必要な場合は、個人のプロフィールにタグを追加するときに有効期限を追加する必要があります。これは、個人の認定を追跡するために一般的に使用されます。詳細については、「

   4. #有効期限前の警告日数。タグの有効期限が切れるときにその人に通知する日数を事前に入力します。

   5. すべてのグループがグローバルにアクセスできます。このタグをすべてのグループで使用できるようにする場合は、このチェックボックスをオンにします。「 リソース計画用のグループの構成」を参照してください。

   6. グループ。タグをすべてのグループで使用できるようにしない場合は、タグにアクセスできるグループを選択します。

   7. 略語 (5 文字)。タグの略語を入力します。

   8. カテゴリ。タグを分類することを選択した場合は、タグを表示するカテゴリを選択します。

7. 「 保存」をクリックします。

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

次のツールから次のアクションを実行できます。

• リソース計画

  • ユーザーのタグを追加する

  • ユーザーのタグを編集する

  • ユーザーのタグを一括編集する

  • ユーザーのタグを削除する

• 会社ディレクトリ

  • ユーザーのタグを追加する

  • ユーザーのタグを編集する

  • ユーザーのタグを削除する

リソース計画ツールからタグを管理する

ユーザーのタグを追加する

1. 会社レベルの [リソース計画 ] ツールに移動します。

2. [ 人々 ] をクリックし、[ 人々リスト] を選択します。

3. 個人の名前をクリックします。

4. [概要] タブで [タグ] セクションを見つけます。

5. [ タグを追加] をクリックします。

6. タグを選択します。

   1. タグに有効期限が必要な場合は、 有効期限を追加します。手記： これは、証明書のタグを追加するときによく使用されます。

7. 随意： [ ファイルのアップロード] をクリックして、証明書などの添付書類を追加します。

8. 「 保存」をクリックします。

ユーザーのタグを編集する

1. 会社レベルの [リソース計画 ] ツールに移動します。

2. [ 人々 ] をクリックし、[ 人々リスト] を選択します。

3. 個人の名前をクリックします。

4. [概要] タブで [タグ] セクションを見つけます。

5. [ 編集] アイコンをクリックします。

6. タグ情報を更新します。

7. 「 保存」をクリックします。

ユーザーのタグを一括編集する

1. 会社レベルの [リソース計画 ] ツールに移動します。

2. [ 人々 ] をクリックし、[ 人々リスト] を選択します。

3. 編集するユーザーのチェックボックスをオンにします。

4. [ 編集] アイコンをクリックします。

5. タグを選択します。

6. メッセージが表示されたら、有効期限を追加します。

7. 「 保存」をクリックします。

ユーザーのタグを削除する

1. 会社レベルの [リソース計画 ] ツールに移動します。

2. [ 人々 ] をクリックし、[ 人々リスト] を選択します。

3. 個人の名前をクリックします。

4. [概要] タブで [タグ] セクションを見つけます。

5. [ タグを追加] をクリックします。

6. [ の削除] アイコンをクリックします。

7. [ 削除 ] をクリックして確定します。

会社ディレクトリ ツールからタグを管理する

会社ディレクトリ ツールから個人のタグを追加する

1. 会社レベルの ディレクトリ ツールに移動します。

2. [ ユーザー ] タブをクリックします。

3. オプション: [ フィルターの追加 ] をクリックし、[ リソース計画] を選択します。

4. 個人の名前の横にある [ 表示 ] をクリックします。

5. [ リソース計画 ] タブをクリックします。

6. 「タグ」セクションで [ タグを追加 ] をクリックします。

7. タグを選択します。

   1. タグに有効期限が必要な場合は、 有効期限を追加します。手記： これは、証明書のタグを追加するときによく使用されます。

8. 随意： [ ファイルのアップロード] をクリックして、証明書などの添付書類を追加します。

9. 「 保存」をクリックします。

会社ディレクトリ ツールからユーザーのタグを編集する

1. 会社レベルの ディレクトリ ツールに移動します。

2. [ ユーザー ] タブをクリックします。

3. オプション: [ フィルターの追加 ] をクリックし、[ リソース計画] を選択します。

4. 個人の名前の横にある [ 表示 ] をクリックします。

5. [ リソース計画 ] タブをクリックします。

6. 「タグ」セクションのタグの横にある 編集 アイコンをクリックします。

7. タグ情報を更新します。

8. 「 保存」をクリックします。

会社ディレクトリ ツールからユーザーのタグを削除する

1. 会社レベルの ディレクトリ ツールに移動します。

2. [ ユーザー ] タブをクリックします。

3. オプション: [ フィルターの追加 ] をクリックし、[ リソース計画] を選択します。

4. 個人の名前の横にある [ 表示 ] をクリックします。

5. [ リソース計画 ] タブをクリックします。

6. [タグ] セクションのタグの横にある [ の削除] アイコンをクリックします。

7. [ 削除 ] をクリックして確定します。

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. 会社レベルの [リソース計画 ] ツールに移動します。

2. [ レポート ] をクリックし、[ アクションが必要なタグ] を選択します。

3. ドロップダウンリストから、タグの カテゴリ を選択します。

4. レポートに含める タグ のチェックボックスをオンにします。手記： 有効期限が設定されているタグのみを選択できます。

5. 次のオプションを使用してレポートを構成します。

   • 「期限切れではないが警告範囲内のタグを含める」には、トグルを ON の位置にします。手記： このトグルがオフの場合、期限切れのタグのみがレポートに含まれます。

   • 「従業員番号を表示」するには、トグルを ON の位置にします。

   • 「従業員の職種を表示」するには、トグルを ON の位置にします。

   • タグを 名前、 略語、または その両方で表示するかどうかを選択します。

   • 「有効期限を表示」するには、トグルを ON の位置にします。

   • 「有効期限までの時間を表示」するには、トグルを ON の位置にします。

6. [ をエクスポート]アイコンをクリックし、 CSV または PDF のダウンロードを選択します。

   • PDF を書き出す場合は、 ページの向き と 用紙サイズを選択します。

7. [ CSV をエクスポート ] または [ PDF をエクスポート] をクリックします。