The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Users can change which document shows as latest by reordering document versions, but Procore uses additional factors to decide which document is "latest" within a given context. Documents stored in the Document Management tool are often accessed via email links from the Workflows tool integration or links in correspondence items and emails. These contexts affect which document version is considered latest.
In addition, the Document Management tool uses collections to organize project documents. A collection’s filters provide needed context for a particular audience. For example, inside a Published collection, a field user sees only approved document versions, which means they aren’t necessarily seeing the latest version of each document. In contrast, a document reviewer uses the In Review collection to access in-progress document versions needing work or approvals before publication. In this way, Procore shows the field user version 3 of a document because it’s “latest” in the Published collection (as shown below), while the reviewer sees version 4 of the same document (via the In Review collection, not shown here), but they are both viewing the correct version for the job they are trying to do.
The Document Management tool is designed to present the latest document version based on the context in which a user found the document and which filters are applied. This table shows how different contexts affect what document version is presented and which warning banner appears when a user navigates to a different version outside of the one Procore considers default for that context.
文脈 | Procore が最新と見なす文書バージョン | 上の画像の例 | このコンテキストでユーザーが最新バージョンから移動した場合に表示されるバナー テキスト |
|---|---|---|---|
伝達事項の電子メール: Procore 伝達の電子メールまたは案件からのリンクをクリックする | 文書コンテナ内の最新バージョン。 | V型5気筒 | 「あなたが許可を得ている最新バージョンではありません。そのバージョンは、あなたが許可している最新バージョンではありません。 |
ワークフローの電子メール: 承認ワークフローに必要なタスクに関する Procore 電子メールのリンクをクリックします。 | 「レビュー中」コレクションの最新バージョン (ワークフローが進行中の最新バージョン)。 | V4の | 「In Review内の最新バージョンではありません。バージョンは、開いたコレクションに基づく最新のものではありません。 |
「すべての文書」保存されたビュー: 「最新バージョン」ボタン が選択された状態で、[保存されたビュー] パネルの下部にある「すべての文書」保存されたビューから文書にアクセスします。 | 文書コンテナ内の最新バージョン。 | V型5気筒 | 「あなたが許可を得ている最新バージョンではありません。そのバージョンは、あなたが許可している最新バージョンではありません。 |
「公開済み」コレクション: システムが提供する「公開済み」コレクションからドキュメントにアクセスする。 | 「公開済み」コレクション内の最新バージョン (最新の「承認済み」バージョン)。 | V3の | 「公開済み内の最新バージョンではありません。バージョンは、開いたコレクションに基づく最新のものではありません。 |
「レビュー中」コレクション: システムが提供する「レビュー中」コレクションから文書にアクセスする。 | 「レビュー中」コレクションの最新バージョン (ワークフローが進行中の最新バージョン)。 | V4の | 「In Review内の最新バージョンではありません。バージョンは、開いたコレクションに基づく最新のものではありません。 |
カスタムコレクション: プロジェクト管理者が作成したカスタム コレクション (「施工前」など) から文書にアクセスする。 | コレクションのコンテキスト内の最新バージョン。 | コレクション/保存されたビューのフィルターに依存 | 「[コレクション名] 内の最新バージョンではありません。バージョンは、開いたコレクションに基づく最新のものではありません。 |
モバイルデバイス: iOS または Android Procore アプリケーションを使用して携帯機器から文書にアクセスする。 | 上記の行の関連するコンテキストを参照してくださいが、次の例外があります。 携帯 アプリには、「 レビュー中」コレクションまたは「すべての文書」の保存済みビューがありません。 | 依存 | 上記のコンテキストを参照してください。 |
Note: Procore is in the process of changing 'Revision' to 'Version' in the banners.
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