The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the U.S. To learn more, please reach out to your Procore point of contact.
Users can change which document shows as latest by reordering document versions, but Procore uses additional factors to decide which document is "latest" within a given context. Documents stored in the Document Management tool are often accessed via email links from the Workflows tool integration or links in correspondence items and emails. These contexts affect which document version is considered latest.
In addition, the Document Management tool uses collections to organize project documents. A collection’s filters provide needed context for a particular audience. For example, inside a Published collection, a field user sees only approved document versions, which means they aren’t necessarily seeing the latest version of each document. In contrast, a document reviewer uses the In Review collection to access in-progress document versions needing work or approvals before publication. In this way, Procore shows the field user version 3 of a document because it’s “latest” in the Published collection (as shown below), while the reviewer sees version 4 of the same document (via the In Review collection, not shown here), but they are both viewing the correct version for the job they are trying to do.
The Document Management tool is designed to present the latest document version based on the context in which a user found the document and which filters are applied. This table shows how different contexts affect what document version is presented and which warning banner appears when a user navigates to a different version outside of the one Procore considers default for that context.
Contexto | Versão do documento que o Procore considera mais recente | Exemplo na imagem acima | Texto do banner que aparece se o usuário navegar para fora da versão mais recente neste contexto |
|---|---|---|---|
E-mail do item de correspondência: Clicar em um link de uma correspondência, e-mail ou item do Procore | Versão mais recente no contêiner de documentos. | V5 | "Não é a versão mais recente para a qual você tem permissão. A versão não é a versão mais recente para a qual você tem permissão." |
Fluxos e-mail: clique em um link no e-mail do Procore sobre as tarefas necessárias para um fluxo de aprovação. | Versão mais recente da coleção "Em revisão" (que é a versão mais recente com um fluxo em andamento). | V4 | "Não é a versão mais recente dentro da In Review. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
Visualização salva de "Todos os documentos": acesso a um documento a partir da visualização salva "Todos os documentos" na parte inferior do painel Visualizações salvas, com o botão "Versão mais recente" selecionado. | Versão mais recente no contêiner de documentos. | V5 | "Não é a versão mais recente para a qual você tem permissão. A versão não é a versão mais recente para a qual você tem permissão." |
Coleção 'Publicada': Acessar um documento da coleção "Publicado" fornecida pelo sistema. | Versão mais recente na coleção "Publicado" (que é a última versão "aprovada"). | V3 | "Não é a versão mais recente dentro do Publicado. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
Coleção 'In Review': Acesso a um documento da coleção "Em revisão" fornecida pelo sistema. | Versão mais recente da coleção "In Review" (que é a versão mais recente com uma fluxo em andamento). | V4 | "Não é a versão mais recente dentro da In Review. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
Coleção personalizada: Acessar um documento de uma coleção personalizada criada por um administrador de projeto, como "Pré-construção". | Versão mais recente no contexto da coleção. | Depende dos filtros de coleção/visualização salva | "Não é a versão mais recente dentro [nome da coleção]. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
dispositivo móvel: acessar um documento de um dispositivo móvel usando o aplicativo do Procore para iOS ou Android. | Veja contextos relevantes nas linhas acima, com estas exceções: O aplicativo móvel não tem a coleção "Em revisão" ou a visualização salva "Todos os documentos". | Depende | Veja os contextos acima. |
Note: Procore is in the process of changing 'Revision' to 'Version' in the banners.
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