How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. 导航到公司级别资源计划工具。

2. 点击配置设置图标。

3. 点击标记。

4. 可选:要按类别对标记进行分组，请点击在类别中对标记进行分组？切换到开。

   1. 要创建新标记类别，请点击"类别"部分中的新建。

   2. 输入类别名称。

   3. 点击保存。

5. 在标记部分中，点击 新建。

6. 使用以下属性配置标记:

   1. 名称。输入标记的名称。

   2. 颜色。输入标记的颜色。

   3. 需要到期日期。如果标记需要到期日期，请选中此复选框。注意:如果需要到期日期，则需要在将标记添加到个人资料时添加到期日期。这通常用于跟踪人员的认证。有关详细信息，请参阅如何使用带有到期日期的标记？

   4. # 到期前天数警告。输入当他们的标记到期时，该人将提前收到通知的天数。

   5. 所有组均可全局访问。如果你想让此标记在所有组中可用，请选中此复选框。请参阅配置资源计划组。

   6. 群组。如果你选择让标记不适用于所有组，请选择哪些组应该有权访问该标记。

   7. 缩写（5 个字符） 。输入标记的缩写。

   8. 类别。如果你选择对标记进行分类，请选择标记应出现的类别。

7. 点击保存。

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

可以从以下工具执行以下操作:

• 资源计划

  • 为人员添加标记

  • 为人员编辑标记

  • 为人员批量编辑标记

  • 删除人员标记

• 公司目录

  • 为人员添加标记

  • 为人员编辑标记

  • 删除人员标记

从资源规划工具管理标记

为人员添加标记

1. 导航到公司级别资源计划工具。

2. 点击人员并选择人员列表。

3. 点击此人的姓名。

4. 在"概述"标签页下，找到"标记"部分。

5. 点击添加标记。

6. 选择标记。

   1. 如果标记需要到期日期，请添加到期日期。注意:这通常在为认证添加标记时使用。

7. 可选:点击上传文件以添加附件，例如认证证明。

8. 点击保存。

为人员编辑标记

1. 导航到公司级别资源计划工具。

2. 点击人员并选择人员列表。

3. 点击此人的姓名。

4. 在"概述"标签页下，找到"标记"部分。

5. 点击编辑图标。

6. 更新标记信息。

7. 点击保存。

为人员批量编辑标记

1. 导航到公司级别资源计划工具。

2. 点击人员并选择人员列表。

3. 标记要编辑的用户的复选框。

4. 点击编辑图标。

5. 选择标记。

6. 如果出现提示，请添加到期日期。

7. 点击保存。

删除人员标记

1. 导航到公司级别资源计划工具。

2. 点击人员并选择人员列表。

3. 点击此人的姓名。

4. 在"概述"标签页下，找到"标记"部分。

5. 点击添加标记。

6. 点击删除图标。

7. 点击删除以确认。

从公司目录工具管理标记

从公司目录工具为人员添加标记

1. 导航到公司级别目录工具。

2. 点击用户标签页。

3. 可选:点击添加筛选器并选择资源计划。

4. 点击此人姓名旁边的查看。

5. 点击资源计划标签页。

6. 点击"标签"部分中的添加标签。

7. 选择标记。

   1. 如果标记需要到期日期，请添加到期日期。注意:这通常在为认证添加标记时使用。

8. 可选:点击上传文件以添加附件，例如认证证明。

9. 点击保存。

从公司目录工具编辑人员标记

1. 导航到公司级别目录工具。

2. 点击用户标签页。

3. 可选:点击添加筛选器并选择资源计划。

4. 点击此人姓名旁边的查看。

5. 点击资源计划标签页。

6. 点击编辑图标。

7. 更新标记信息。

8. 点击保存。

从公司目录工具中删除人员标记

1. 导航到公司级别目录工具。

2. 点击用户标签页。

3. 可选:点击添加筛选器并选择资源计划。

4. 点击此人姓名旁边的查看。

5. 点击资源计划标签页。

6. 点击删除图标。

7. 点击删除以确认。

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. 导航到公司级别资源计划工具。

2. 点击报告并选择需要操作的标记。

3. 从下拉列表中，选择标记类别。

4. 勾选标记的复选框以在报告中包含标记。注意:你只能选择配置了到期日期的标记。

5. 使用以下选项配置报告:

   • 要"包括未到期但在其警告范围内的标记"，请将切换开关移至开启位置。注意:如果此开关关闭，则只有到期的标记会包含在报告中。

   • 要"显示员工编号"，请将切换开关移至开启位置。

   • 要"显示员工职务"，请将切换开关移至开启位置。

   • 选择是按名称、缩写还是两者显示标记。

   • 要"显示到期日期"，请将切换开关移至开启位置。

   • 要"显示到期前的时间"，请将切换开关移至开启位置。

6. 点击导出图标，然后选择下载CSV或PDF 。

   • 如果导出 PDF，请选择页面方向和纸张大小。

7. 点击导出CSV或导出 PDF 。