Warum und wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Budgetschlüssel-Beschreibung für die Projekt-Finanzwerte-Tools von Procore?

Hintergrund

Mit der Funktion "Budgetschlüssel erstellen" in Procores Projekt-Finanzwerte-Tools kann Ihr Team benutzerdefinierte Budgetschlüssel-Beschreibungen erstellen, um verschiedenen Anwendungsfällen gerecht zu werden. Einige Beispiele sind:

  • Erfassen detaillierter Informationen zu einem einzelnen Budgetschlüssel

  • Verbessern Sie die Lesbarkeit der Beschreibungen Ihrer Budgetschlüssel

  • Kürzung von Budgetschlüssel-Beschreibungen, um Platz zu sparen

Wie Sie benutzerdefinierte Budgetschlüssel-Beschreibungen erstellen können, erfahren Sie in der folgenden Antwort.

Erfassen detaillierter Informationen zu einem einzelnen Budgetschlüssel

Wenn Sie detailliertere Informationen zu einem einzelnen Budgetschlüssel erfassen möchten, lesen Sie dieses Beispiel.

Example

Let's assume your Procore project is using only the default segment items in Procore's Work Breakdown Structure (WBS). In the 'Cost Code' segment, which is based on the CSI ), there is an existing cost code segment item for contingencies (17-010 - Contingency). While the money in your contingency fund comes from the same budget code, it is important for your team to ensure that your coding system accurately records and tracks the following:

  • When the budget code for a financial line item is associated with an allowance
    An allowance is an amount included in a contract sum to cover the costs of any items not specified in the contract.

  • When the budget code for a financial line item is associated with a contingency
    A contingency is an amount set aside in a contract to cover the costs of any additions to the scope of work due to unknown risk factors.

To address this scenario, you can use Procore's custom budget code description option to create two (2) descriptions for a single budget code. This allows your team to distinguish between the budget code is used for an allowance versus when its used for a contingency. In the illustration below:

  • The budget code is: F1.17-010.M

  • The custom budget code description is: Floor1.Allowance.Materials

  • The default budget code description is: Floor1.Contingency.Materials

You can also create additional budget code descriptions for each budget code to suit your organizations specific needs.

allowance-vs-contingency-custom-budget-code.png

Verbessern Sie die Lesbarkeit der Beschreibungen Ihrer Budgetschlüssel

Bei der Erstellung von Segmenten mit Procore ist zu beachten, dass abgestufte Segmente standardmäßig durch einen Bindestrich (-) und Segmente durch einen Punkt (.) getrennt werden. Einige Procore-Kunden ziehen es vor, die Budgetschlüssel mit Leerzeichen (oder anderen Zeichen) abzugrenzen, um die Beschreibungen zu vereinfachen und die Lesbarkeit zu verbessern.

Example

Using the same example as above, you can also use Procore's custom budget code description option to simplify and improve readability of your budget codes. This can improve readability of your budget codes, as shown in the illustration below:

  • The budget code is: F1.17-010.M

  • The custom budget code description is: Flr 1 Materials Allowance

  • The custom budget code description is: Flr 1 Materials Contingency

The illustration below shows you how the custom descriptions can improve readability.

custom-budget-code-description-readable.png

Kürzung von Budgetschlüssel-Beschreibungen, um Platz zu sparen

Wenn Sie die Beschreibungen der Budgetschlüssel kürzen möchten, um Platz auf der Benutzeroberfläche und in Ihren Berichten zu sparen, lesen Sie dieses Beispiel.

Example

In this example, let's assume your Procore project is also using the default segment items in Procore's Work Breakdown Structure (WBS). However, you want the budget code descriptions to be shorter than the default length.

To address this scenario, you would create custom budget codes for any codes that you wanted to shorten. For example:

  • The budget code is: F1.07-015.SVC

  • The default custom budget code description is: Floor1.Basic Thermal and Moisture Protection Materials and Methods.Professional Services

  • The shortened budget code description that you would prefer to use instead is: F1.BTMPMM.ProServ

You can also create additional budget code descriptions for each budget code to suit your organizations specific needs. This illustration shows you the difference between two descriptions in the budget. The illustration below shows how shortening a budget code description conserves space. This also helps readers when generating reports.

shortened-custom-budget-code-description.png

Antwort

Nachdem Sie nun verstanden haben, warum Sie benutzerdefinierte Budgetschlüssel-Beschreibungen erstellen möchten, gibt es zwei (2) Methoden, mit denen Sie diese in Procore erstellen können:

  • Mit der Funktion "Budge-Code erstellen" in Projekt-Finanzwerte

  • Mit der Procore Imports App

Mit der Funktion "Budgetschlüssel" in Projekt-Finanzwerte

Sie können eine benutzerdefinierte Budgetschlüssel-Beschreibung hinzufügen, wenn Sie die Funktion "Budgetschlüssel erstellen" im Projekt-Finanzwerte-Tool von Procore verwenden. Wählen Sie bei der Erstellung des Codes unbedingt die Schaltfläche Benutzerdefiniert, wie unten dargestellt. Geben Sie dann die benutzerdefinierte Beschreibung in das Textfeld ein, wie unten gezeigt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Budgetschlüssel in den Projekt-Finanzwerte-Tools von Procore erstellen.

Erfassen detaillierter Informationen zu einem einzelnen Budgetschlüssel Dieses Beispiel zeigt einen einzelnen Budgetschlüssel mit einer benutzerdefinierten Beschreibung, die unterscheidet, wann der Schlüssel für eine Rückstellung in einer FinanzEinzelposition verwendet wird.

Verbessern Sie die Lesbarkeit Ihrer Budgetschlüssel-Beschreibungen Dieses Beispiel zeigt, wie Sie benutzerdefinierte Budgetschlüssel-Beschreibungen in unserer Umgebung verwenden können, um Ihre Schlüssel zu vereinfachen und die Lesbarkeit zu verbessern.

Kürzung von Budgetschlüssel-Beschreibungen, um Platz zu sparen Dieses Beispiel zeigt einen einzelnen Budgetschlüssel mit einer benutzerdefinierten Beschreibung, die gekürzt wurde, um Platz auf der Benutzeroberfläche und in Berichten zu sparen.

custom-allowance-vs-contingency.png

create-budget-code-readable.png

custom-vs-concatenated-description.png

Mit der Importfunktion im Budget-Tool

Wenn Sie bereits die Budgetschlüssel-Struktur erstellt und Budgetschlüssel-Einzelpositionen hinzugefügt haben, können Sie die Microsoft Excel-Vorlage im Budget-Tool Ihres Projekts herunterladen. So erhalten Sie eine Liste aller vorhandenen Budgetschlüssel-Einzelpositionen Ihres Projekts. Sie können dann die Budgetvorlage in Microsoft Excel (oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm eines Drittanbieters) öffnen und die vorhandenen Einträge in der Spalte "Beschreibung" aktualisieren.

  1. Navigieren Sie zum Budget-Tool des Projekts.

  2. Wählen Sie im Menü Ansicht die Budgetansicht. In diesem Beispiel arbeiten wir mit der Ansicht "Procore-Standardbudget"-Ansicht.

  3. Klicken Sie im rechten Fensterbereich unter "Budget importieren" auf den Link Excel-Vorlage herunterladen .

    import-budget-download-excel-template.png

    Procore lädt eine Kopie der Datei in den Downloadbereich Ihres Webbrowsers herunter.

  4. Öffnen Sie die Vorlagendatei in Microsoft Excel (oder einem kompatiblen Tabellenkalkulationsprogramm).

  5. Suchen Sie die Spalte "Beschreibung" in der Tabelle.

     Note

    The position of the 'Description' column in the spreadsheet depends on the project's budget code structure and the budget view you selected in the 'View' menu. Each project can be different.

  6. Überschreiben Sie die vorhandenen Werte in der Spalte "Beschreibung" des Arbeitsblatts. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, wie dieser Prozess im Detail funktioniert.

    Example

    In this example, you can see that the budget code description has been circled. Notice how its being clipped in the 'Description' column of the Project level Budget tool? You can create a budget code description to shorten it.

    budget-line-before-in-app.png

    Below is an example of the corresponding row in the budget import template when viewed in a Microsoft Excel spreadshee. It shows the 'Description' column and the value we want to change.

    budget-excel-template-value-before.png

    Below is an example of the custom budget code description. It shows the 'Description' column and the new value that we entered.

    budget-excel-template-value-updated.png

    Below is an example of how the custom budget code description will appear in the the project's Budget tool, after your complete the steps and import the template.

    budget-line-item-updated.png

  7. Speichern Sie die Vorlagendatei.

  8. Klicken Sie unter "Budget importieren" auf die Schaltfläche Datei auswählen .

  9. Navigieren Sie zu der von Ihnen gespeicherten Vorlagendatei und wählen Sie sie aus.

  10. Wenn Sie bereit sind fortzufahren, klicken Sie auf Import.

  11. Klicken Sie im Fenster "Import bestätigen" auf Import bestätigen.
    Ein GRÜNES Erfolgsbanner erscheint, wenn der Importvorgang abgeschlossen ist.

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