How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en el icono Configurar ajustes .

3. Haga clic en Etiquetas.

4. Opcional: Para agrupar etiquetas en categorías, haga clic en el botón ¿Agrupar etiquetas en categorías? alternar a ENCENDIDO.

   1. Para crear una nueva categoría de etiqueta, haga clic en Nuevo en la sección "Categorías".

   2. Ingrese el nombre de la categoría.

   3. Haga clic en Guardar.

5. En la sección Etiquetas, haga clic en Nuevo.

6. Configure la etiqueta con las siguientes propiedades:

   1. Nombre. Introduzca el nombre de la etiqueta.

   2. Color. Introduzca el color de la etiqueta.

   3. Requieren fecha de vencimiento. Marque esta casilla de verificación si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento.
      Nota: Si se requiere una fecha de vencimiento, la fecha de vencimiento debe agregarse al agregar la etiqueta al perfil de una persona. Esto se usa comúnmente para rastrear las certificaciones de una persona. Para obtener más información, consulte

   4. # Días de advertencia antes del vencimiento. Ingrese la cantidad de días de anticipación con los que se notificará a la persona cuando su etiqueta esté por vencer.

   5. Accesible globalmente para todos los grupos. Marque esta casilla de verificación si desea que esta etiqueta esté disponible en todos los grupos. Consulte Configurar grupos para la planificación de recursos.

   6. Grupos. Si decide que la etiqueta no esté disponible para todos los grupos, seleccione qué grupos deben tener acceso a la etiqueta.

   7. Abreviaturas (5 caracteres). Introduzca la abreviatura de la etiqueta.

   8. Categorías. Si elige categorizar sus etiquetas, seleccione las categorías en las que debe aparecer la etiqueta.

7. Haga clic en Guardar.

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

Puede realizar las siguientes acciones desde las siguientes herramientas:

• Planificación de recursos

  • Agregar etiquetas para personas

  • Editar etiquetas para personas

  • Edición masiva de etiquetas para personas

  • Eliminar etiquetas para personas

• Directorio de la empresa

  • Agregar etiquetas para personas

  • Editar etiquetas para personas

  • Eliminar etiquetas para personas

Administrar etiquetas desde la herramienta Planificación de recursos

Agregar etiquetas para personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Haga clic en el nombre de la persona.

4. En la pestaña "Vista general", busque la sección "Etiquetas".

5. Haga clic en Agregar etiquetas.

6. Seleccione las etiquetas.

   1. Si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento, agregue la Fecha de vencimiento.
      Nota: Esto se usa comúnmente al agregar etiquetas para certificaciones.

7. Opcional: Haga clic en Cargar archivo para agregar archivos adjuntos, por ejemplo, prueba de certificación.

8. Haga clic en Guardar.

Editar etiquetas para personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Haga clic en el nombre de la persona.

4. En la pestaña "Vista general", busque la sección "Etiquetas".

5. Haga clic en editar icono.

6. Actualice la información de la etiqueta.

7. Haga clic en Guardar.

Edición masiva de etiquetas para personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Marque las casillas de verificación de los usuarios que desea editar.

4. Haga clic en editar icono.

5. Seleccione la etiqueta.

6. Si se le solicita, agregue la fecha de vencimiento.

7. Haga clic en Guardar.

Eliminar etiquetas para personas

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.

3. Haga clic en el nombre de la persona.

4. En la pestaña "Vista general", busque la sección "Etiquetas".

5. Haga clic en Agregar etiquetas.

6. Haga clic en el icono eliminar .

7. Haga clic en Eliminar para confirmar.

Administrar etiquetas desde la herramienta Directorio de compañía

Agregar etiquetas para personas de la herramienta Directorio de compañía

1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía.

2. Haga clic en la pestaña Usuarios.

3. Opcional: haga clic en Agregar filtro y seleccione Planificación de recursos.

4. Haga clic en Ver junto al nombre de la persona.

5. Haga clic en la pestaña Planificación de recursos.

6. Haga clic en Agregar etiquetas en la sección "Etiquetas".

7. Seleccione las etiquetas.

   1. Si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento, agregue la Fecha de vencimiento.
      Nota: Esto se usa comúnmente al agregar etiquetas para certificaciones.

8. Opcional: Haga clic en Cargar archivo para agregar archivos adjuntos, por ejemplo, prueba de certificación.

9. Haga clic en Guardar.

Editar etiquetas para personas desde la herramienta Directorio de compañía

1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía.

2. Haga clic en la pestaña Usuarios.

3. Opcional: haga clic en Agregar filtro y seleccione Planificación de recursos.

4. Haga clic en Ver junto al nombre de la persona.

5. Haga clic en la pestaña Planificación de recursos.

6. Haga clic en editar junto a la etiqueta en la sección "Etiquetas".

7. Actualice la información de la etiqueta.

8. Haga clic en Guardar.

Eliminar etiquetas para personas de la herramienta Directorio de compañía

1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía.

2. Haga clic en la pestaña Usuarios.

3. Opcional: haga clic en Agregar filtro y seleccione Planificación de recursos.

4. Haga clic en Ver junto al nombre de la persona.

5. Haga clic en la pestaña Planificación de recursos.

6. Haga clic en el icono eliminar junto a la etiqueta en la sección "Etiquetas".

7. Haga clic en Eliminar para confirmar.

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Reportes y seleccione Etiquetas que requieren acción.

3. En la lista desplegable, elija la Categoría de etiquetas.

4. Marque las casillas de verificación de las etiquetas que se incluirán en el informe.
   Nota: Solo puede elegir etiquetas que estén configuradas con una fecha de vencimiento.

5. Configure su reporte con las siguientes opciones:

   • Para "Incluir etiquetas que no están vencidas pero dentro de su rango de advertencia", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .
     Nota: Si esta opción está desactivada, solo se incluirán en el informe las etiquetas caducadas.

   • Para "Mostrar número de empleado", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .

   • Para "Mostrar título laboral del empleado", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .

   • Seleccione si desea mostrar la etiqueta por Nombre, Abreviatura o Ambos.

   • Para "Mostrar la fecha de vencimiento", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .

   • Para "Mostrar tiempo hasta el vencimiento", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .

6. Haga clic en el ícono de exportación , luego seleccione para descargar un CSV o PDF.

   • Si exporta un PDF, seleccione la orientación de la página y el tamaño del papel.

7. Haga clic en Exportar CSV o Exportar PDF.