How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Les étiquettes sont des critères spécifiques qui peuvent être créés et ajoutés aux personnes et aux projets dans la planification des ressources. Pour les utilisateurs, les étiquettes peuvent stocker des dates d’expiration, ce qui peut aider à savoir quand des actions doivent être entreprises, par exemple lorsqu’une personne doit suivre une formation ou mettre à jour une certification. Les balises les plus courantes sont les suivantes :

Vous pouvez configurer des profils de notification pour recevoir des alertes sur les étiquettes qui arrivent à expiration ou suivre les dates d’expiration à l’aide du rapport Étiquettes nécessitant une action.

Pour utiliser des balises avec des dates d’expiration, procédez comme suit :

1. Configurer les balises pour la planification des ressources

2. Attribuer des étiquettes aux personnes

3. Configurer et attribuer des profils de notification

4. Attribuer des profils de notification aux personnes

5. Exporter le rapport sur les balises nécessitant une action

1. Configurer les balises pour la planification des ressources

Tout d’abord, créez les balises que vous souhaitez suivre. Lors de la configuration de l’étiquette, cochez la case pour suivre la date d’expiration et saisissez le nombre de jours pour être averti avant l’expiration de l’étiquette.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .

3. Cliquez sur Étiquettes.

4. Optionnel: Pour regrouper les étiquettes dans des catégories, cliquez sur le bouton Regrouper les étiquettes dans des catégories ? sur ACTIVÉ.

   1. Pour créer une catégorie d’étiquettes, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».

   2. Saisissez le nom de la catégorie.

   3. Cliquez sur Enregistrer.

5. Dans la section Étiquettes, cliquez sur Nouveau.

6. Configurez votre étiquette avec les propriétés suivantes :

   1. Nom. Saisissez le nom de l’étiquette.

   2. Couleur. Saisissez la couleur de l’étiquette.

   3. Date d’expiration requise. Cochez cette case si l’étiquette nécessite une date d’expiration.
      Note: Si une date d’expiration est requise, elle doit être ajoutée lors de l’ajout de l’étiquette au profil de la personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d’une personne. Pour plus d’informations, voir

   4. # jours d’avertissement avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance pendant lesquels la personne sera informée de l’expiration de son étiquette.

   5. Accessible à tous les groupes. Cochez cette case si vous souhaitez que cette étiquette soit disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour la planification des ressources.

   6. Groupes. Si vous choisissez de ne pas rendre l’étiquette disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès à l’étiquette.

   7. Abréviations (5 caractères). Saisissez l’abréviation de l’étiquette.

   8. Catégories. Si vous avez choisi de classer vos étiquettes par catégorie, sélectionnez les catégories dans lesquelles l’étiquette doit apparaître.

7. Cliquez sur Enregistrer.

2. Attribuer des étiquettes aux personnes

Ensuite, attribuez l’étiquette aux personnes et saisissez la date d’expiration. La date d’expiration peut être la date à laquelle une personne doit suivre un cours ou la date d’expiration de sa certification.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir des outils suivants :

• Planification des ressources

  • Ajouter des étiquettes pour les personnes

  • Modifier les étiquettes pour les personnes

  • Modifier par lot des étiquettes pour les personnes

  • Supprimer les étiquettes pour les personnes

• Annuaire de l’entreprise

  • Ajouter des étiquettes pour les personnes

  • Modifier les étiquettes pour les personnes

  • Supprimer les étiquettes pour les personnes

Gérer les balises à partir de l’outil Planification des ressources

Ajouter des étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur Ajouter des étiquettes.

6. Sélectionnez les étiquettes.

   1. Si la balise nécessite une date d’expiration, ajoutez-la.
      Note: Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout d’étiquettes pour les certifications.

7. Optionnel: Cliquez sur Charger un fichier pour ajouter des pièces jointes, par exemple une preuve de certification.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur l’icône Modifier .

6. Mettez à jour les informations de l’étiquette.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier par lot des étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez modifier.

4. Cliquez sur l’icône Modifier .

5. Sélectionnez l’étiquette.

6. Si vous y êtes invité, ajoutez la date d’expiration.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur Ajouter des étiquettes.

6. Cliquez sur l’icône Supprimer .

7. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Gérer les étiquettes à partir de l’outil Annuaire de l’entreprise

Ajouter des étiquettes pour les personnes à partir de l’outil Annuaire de l’entreprise

1. Accédez à l’outil Annuaire au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur Ajouter des étiquettes dans la section « Étiquettes ».

7. Sélectionnez les étiquettes.

   1. Si la balise nécessite une date d’expiration, ajoutez-la.
      Note: Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout d’étiquettes pour les certifications.

8. Optionnel: Cliquez sur Charger un fichier pour ajouter des pièces jointes, par exemple une preuve de certification.

9. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les étiquettes des personnes à partir de l’outil Annuaire de l’entreprise

1. Accédez à l’outil Annuaire au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur l’icône Modifier à côté de l’étiquette dans la section « Étiquettes ».

7. Mettez à jour les informations de l’étiquette.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les étiquettes des personnes de l’outil Annuaire de l’entreprise

1. Accédez à l’outil Annuaire au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur l’icône supprimer à côté de l’étiquette dans la section « Étiquettes ».

7. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

3. Configurer et attribuer des profils de notification

Pour recevoir des alertes sur l’expiration des balises, créez ou mettez à jour un profil de notification existant et attribuez ce profil aux utilisateurs qui doivent recevoir les alertes.Note: Les utilisateurs ne peuvent avoir qu’un seul profil de notification à la fois.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .

3. Sélectionnez Profils de notification.

4. Cliquez sur Nouveau.

5. Saisissez le nom du profil de notification.

6. Sélectionnez les notifications souhaitées sur les balises que l’utilisateur doit recevoir :

   • Personnes dans les groupes d’utilisateurs. Ces notifications sont envoyées sur les personnes qui font partie des groupes de l’utilisateur.

   • Application d’un avertissement de balise. Déplacez la bascule en position ON pour envoyer des notifications lorsque l’étiquette d’une personne se trouve dans la plage d’avertissement d’expiration.

   • Expiration de la balise appliquée. Placez le bouton à bascule en position ACTIVÉ pour envoyer des notifications le jour où l’étiquette d’une personne expire.

7. Cliquez sur Enregistrer.

4. Attribuer des profils de notification aux personnes

Après avoir configuré le profil de notification, attribuez-le à l’utilisateur qui doit recevoir l’alerte. Voir Modifier des personnes dans la planification des ressources.

5. Exporter le rapport sur les balises nécessitant une action

Pour afficher un rapport sur les balises expirées ou dans leur fenêtre d’avertissement, vous pouvez exporter le rapport Balises nécessitant une action.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Rapports et sélectionnez Balises nécessitant une action.

3. Dans la liste déroulante, choisissez la catégorie de balises.

4. Cochez les cases des étiquettes à inclure dans le rapport.
   Note: Vous ne pouvez choisir que des balises configurées avec une date d’expiration.

5. Configurez votre rapport avec les options suivantes :

   • Pour « Inclure les étiquettes qui ne sont pas expirées mais dans leur plage d’avertissement », placez le commutateur en position ON .
     Note: Si cette bascule est désactivée, seules les balises expirées sont incluses dans votre rapport.

   • Pour « Afficher le numéro d’employé », placez la bascule en position ON .

   • Pour « Afficher le titre du poste de l’employé », placez le bouton à bascule en position ACTIVÉ .

   • Sélectionnez si vous souhaitez afficher la balise par nom, abréviation ou les deux.

   • Pour « Afficher la date d’expiration », placez la bascule en position ON .

   • Pour « Afficher l’heure jusqu’à l’expiration », placez la bascule en position ON .

6. Cliquez sur l’icône Exporter , puis sélectionnez pour télécharger un fichier CSV ou PDF.

   • Si vous exportez un PDF, sélectionnez l’orientation de la page et le format du papier.

7. Cliquez sur Exporter CSV ou Exporter PDF.