How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .

3. Cliquez sur Étiquettes.

4. Optionnel: Pour regrouper les étiquettes dans des catégories, cliquez sur le bouton Regrouper les étiquettes dans des catégories ? sur ACTIVÉ.

   1. Pour créer une catégorie d’étiquettes, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».

   2. Saisissez le nom de la catégorie.

   3. Cliquez sur Enregistrer.

5. Dans la section Étiquettes, cliquez sur Nouveau.

6. Configurez votre étiquette avec les propriétés suivantes :

   1. Nom. Saisissez le nom de l’étiquette.

   2. Couleur. Saisissez la couleur de l’étiquette.

   3. Date d’expiration requise. Cochez cette case si l’étiquette nécessite une date d’expiration.
      Note: Si une date d’expiration est requise, elle doit être ajoutée lors de l’ajout de l’étiquette au profil de la personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d’une personne. Pour plus d’informations, voir

   4. # jours d’avertissement avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance pendant lesquels la personne sera informée de l’expiration de son étiquette.

   5. Accessible à tous les groupes. Cochez cette case si vous souhaitez que cette étiquette soit disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour la planification des ressources.

   6. Groupes. Si vous choisissez de ne pas rendre l’étiquette disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès à l’étiquette.

   7. Abréviations (5 caractères). Saisissez l’abréviation de l’étiquette.

   8. Catégories. Si vous avez choisi de classer vos étiquettes par catégorie, sélectionnez les catégories dans lesquelles l’étiquette doit apparaître.

7. Cliquez sur Enregistrer.

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir des outils suivants :

• Planification des ressources

  • Ajouter des étiquettes pour les personnes

  • Modifier les étiquettes pour les personnes

  • Modifier par lot des étiquettes pour les personnes

  • Supprimer les étiquettes pour les personnes

• Annuaire de l’entreprise

  • Ajouter des étiquettes pour les personnes

  • Modifier les étiquettes pour les personnes

  • Supprimer les étiquettes pour les personnes

Gérer les balises à partir de l’outil Planification des ressources

Ajouter des étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur Ajouter des étiquettes.

6. Sélectionnez les étiquettes.

   1. Si la balise nécessite une date d’expiration, ajoutez-la.
      Note: Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout d’étiquettes pour les certifications.

7. Optionnel: Cliquez sur Charger un fichier pour ajouter des pièces jointes, par exemple une preuve de certification.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur l’icône Modifier .

6. Mettez à jour les informations de l’étiquette.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier par lot des étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez modifier.

4. Cliquez sur l’icône Modifier .

5. Sélectionnez l’étiquette.

6. Si vous y êtes invité, ajoutez la date d’expiration.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les étiquettes pour les personnes

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».

5. Cliquez sur Ajouter des étiquettes.

6. Cliquez sur l’icône Supprimer .

7. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Gérer les étiquettes à partir de l’outil Annuaire de l’entreprise

Ajouter des étiquettes pour les personnes à partir de l’outil Annuaire de l’entreprise

1. Accédez à l’outil Annuaire au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur Ajouter des étiquettes dans la section « Étiquettes ».

7. Sélectionnez les étiquettes.

   1. Si la balise nécessite une date d’expiration, ajoutez-la.
      Note: Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout d’étiquettes pour les certifications.

8. Optionnel: Cliquez sur Charger un fichier pour ajouter des pièces jointes, par exemple une preuve de certification.

9. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les étiquettes des personnes à partir de l’outil Annuaire de l’entreprise

1. Accédez à l’outil Annuaire au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur l’icône Modifier à côté de l’étiquette dans la section « Étiquettes ».

7. Mettez à jour les informations de l’étiquette.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les étiquettes des personnes de l’outil Annuaire de l’entreprise

1. Accédez à l’outil Annuaire au niveau entreprise.

2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs .

3. Facultatif: cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez Planification des ressources.

4. Cliquez sur Afficher à côté du nom de la personne.

5. Cliquez sur l’onglet Planification des ressources .

6. Cliquez sur l’icône supprimer à côté de l’étiquette dans la section « Étiquettes ».

7. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Rapports et sélectionnez Balises nécessitant une action.

3. Dans la liste déroulante, choisissez la catégorie de balises.

4. Cochez les cases des étiquettes à inclure dans le rapport.
   Note: Vous ne pouvez choisir que des balises configurées avec une date d’expiration.

5. Configurez votre rapport avec les options suivantes :

   • Pour « Inclure les étiquettes qui ne sont pas expirées mais dans leur plage d’avertissement », placez le commutateur en position ON .
     Note: Si cette bascule est désactivée, seules les balises expirées sont incluses dans votre rapport.

   • Pour « Afficher le numéro d’employé », placez la bascule en position ON .

   • Pour « Afficher le titre du poste de l’employé », placez le bouton à bascule en position ACTIVÉ .

   • Sélectionnez si vous souhaitez afficher la balise par nom, abréviation ou les deux.

   • Pour « Afficher la date d’expiration », placez la bascule en position ON .

   • Pour « Afficher l’heure jusqu’à l’expiration », placez la bascule en position ON .

6. Cliquez sur l’icône Exporter , puis sélectionnez pour télécharger un fichier CSV ou PDF.

   • Si vous exportez un PDF, sélectionnez l’orientation de la page et le format du papier.

7. Cliquez sur Exporter CSV ou Exporter PDF.