What is a Collection in the Document Management tool?

Une collection est un groupe de filtres enregistrés dans le panneau Vues enregistrées de l’outil Gestion de documents. Les collections permettent d’organiser les recherches enregistrées afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement la révision de document nécessaire dans leur contexte spécifique. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer une collection pour les utilisateurs sur le terrain qui extrait automatiquement uniquement la dernière version publiée de chaque plan pour un emplacement spécifique. Des révisions plus récentes de ces plans peuvent exister, mais les utilisateurs sur le terrain ne doivent travailler qu’à partir de versions approuvées (publiées).

Procore fournit automatiquement deux collections de documents appelées « En révision » et « Publié », et les administrateurs de projet peuvent créer des collections supplémentaires à l’aide de filtres. Au sein d’une collection, n’importe quel utilisateur peut créer une vue enregistrée qui affine encore plus les résultats de la recherche. Par exemple, un ingénieur électricien peut souhaiter une vue enregistrée qui affiche uniquement les plans électriques. En plaçant cette vue enregistrée dans la collection « Publié », l’ingénieur facilite l’accès à une liste dynamique de tous les plans électriques publiés pour le projet.

Admins can create and edit collections.

The first saved view under a collection name has all documents that fit the collection's filters for that project. This is often the best saved view to click on when attempting to create a new saved view with additional filters beyond those the collection uses. To find out what filters are used in a collection, click on the info icon that appears next to that collection's name above the search results.

All users can create saved views within a collection. Individual users can create saved views that are only visible to them, and Admins can create saved views for everyone on the project. See Create a Saved View in the Document Management Tool.