Qu’est-ce qu’une collection dans l’outil Gestion de documents ?

Une collection est un groupe de filtres enregistrés dans le panneau Vues enregistrées de l’outil Gestion de documents. Les collections permettent d’organiser les recherches enregistrées afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement la révision de document nécessaire dans leur contexte spécifique. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer une collection pour les utilisateurs sur le terrain qui extrait automatiquement uniquement la dernière version publiée de chaque plan pour un emplacement spécifique. Des révisions plus récentes de ces plans peuvent exister, mais les utilisateurs sur le terrain ne doivent travailler qu’à partir de versions approuvées (publiées).

Procore fournit automatiquement deux collections de documents appelées « En révision » et « Publié », et les administrateurs de projet peuvent créer des collections supplémentaires à l’aide de filtres. Au sein d’une collection, n’importe quel utilisateur peut créer une vue enregistrée qui affine encore plus les résultats de la recherche. Par exemple, un ingénieur électricien peut souhaiter une vue enregistrée qui affiche uniquement les plans électriques. En plaçant cette vue enregistrée dans la collection « Publié », l’ingénieur facilite l’accès à une liste dynamique de tous les plans électriques publiés pour le projet.

Les administrateurs peuvent créer et modifier des collections.

La première vue enregistrée sous le nom d’une collection contient tous les documents qui correspondent aux filtres de la collection pour ce projet. Il s’agit souvent de la meilleure vue enregistrée sur laquelle cliquer lorsque vous tentez de créer une nouvelle vue enregistrée avec des filtres supplémentaires au-delà de ceux utilisés par la collection. Pour savoir quels filtres sont utilisés dans une collection, cliquez sur l’icône d’information qui apparaît à côté du nom de cette collection au-dessus des résultats de la recherche.

Tous les utilisateurs peuvent créer des vues enregistrées au sein d’une collection. Les utilisateurs individuels peuvent créer des vues enregistrées qui ne sont visibles que par eux, et les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées pour tous les membres du projet. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion de documents.