Créer une vue enregistrée dans l’outil de gestion de documents

Une vue enregistrée est un ensemble enregistré de filtres de recherche permettant un accès rapide aux documents dans l’outil Gestion de documents. Les vues enregistrées organisent visuellement vos documents tout en répondant aux besoins d’un contexte particulier, comme la vue enregistrée « Plans électriques publiés » pour les électriciens qui ne souhaitent voir que les dernières versions approuvées d’un type de document spécifique. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées ne nécessitent pas que les utilisateurs spécifient un emplacement de chargement ; Ils absorbent automatiquement les révisions passées, présentes et futures du même document.

Les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées pour tous les membres du projet, et les utilisateurs individuels peuvent créer des vues enregistrées qui ne sont visibles que par eux. Chaque vue enregistrée est conservée à l’intérieur d’une collection, qui est une catégorie parente avec son propre ensemble de filtres déterminés par les administrateurs du projet.

Étant donné que les vues enregistrées sont créées dans des collections, les filtres d’une collection affectent les filtres qui peuvent être choisis pour toute vue enregistrée qu’elle contient. Par exemple, lors de la création d’une vue enregistrée « Électricité » dans la collection « En révision », la collection filtre déjà tous les documents à l’exception de ceux dont le statut est IR-En révision , de sorte que la vue enregistrée n’a qu’à ajouter le filtre E-Électricité à partir du menu déroulant de la discipline. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Draft, car la collection « En révision » les exclut. En d’autres termes, les collections et les vues enregistrées ont une relation parent-enfant. Les vues enregistrées (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour créer une vue personnelle enregistrée que vous seul pouvez voir, Autorisations de niveau « Standard » ou supérieur pour l’outil de gestion de documents du projet.

  • Pour créer une vue enregistrée pour tous les membres du projet, Autorisation de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents du projet.

• Informations complémentaires:

  • Toutes les vues enregistrées doivent figurer dans une collection.

  • Le bouton « Créer » ne s’affichera pas tant que vous n’aurez pas appliqué au moins un nouveau filtre à la liste des documents.

  • Une vue personnelle enregistrée (avec « Moi » sélectionné comme niveau d’accès) ne peut être vue que par la personne qui l’a créée.

  • Les vues enregistrées dans le projet (niveau d’accès « Tout le monde dans le projet ») ne peuvent pas être modifiées ultérieurement en vue personnelle. Toutefois, si vous disposez de l’autorisation « Admin » dans l’outil, vous pouvez modifier ultérieurement une vue personnelle enregistrée en vue de projet. Voir Modifier une vue enregistrée dans l’outil de gestion de documents.

1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

2. Assurez-vous d’être dans l’onglet Documents .

3. Dans le panneau Vues enregistrées, cliquez sur une vue enregistrée répertoriée sous un nom de collection en gras. Par exemple, cliquez sur « Tous les documents publiés » dans la collection intitulée « Publié ».
   Note: Si le panneau Vues enregistrées est masqué, cliquez sur l’icône Afficher les vues enregistrées en haut du tableau.
   Pointe: Pour choisir la vue enregistrée de la collection à choisir comme point de départ, tenez compte des filtres qu’elle utilise. Découvrez comment afficher les filtres d’une collection à l’aide de l’icône Infos de cet article sur les collections .

4. Utilisez le menu Filtres pour apporter au moins une modification aux filtres dans la vue enregistrée actuelle. Tenez compte de ces conseils :

   • Si vous souhaitez uniquement la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision . Sinon, choisissez Toutes les révisions.

     • La « dernière révision » dépend du contexte. Les autorisations utilisateur, les filtres de la collection et l’ordre des révisions ont tous une incidence intelligente sur la révision qui s’affiche dans la vue enregistrée.

   • Si vous souhaitez ajouter un filtre qui inclut les documents que la collection elle-même a déjà filtrés, vous devez trouver une collection plus appropriée pour l’affichage enregistré souhaité.* Découvrez quels sont les filtres d’une collection en cliquant sur l’icône info .

5. Optionnel: Configurez les colonnes dans votre nouvelle vue enregistrée en suivant les étapes décrites dans Configurer votre vue dans l’outil Gestion de documents. Vous pouvez enregistrer des préférences telles que les colonnes visibles, l’ordre dans lequel elles apparaissent et si elles sont épinglées à gauche ou à droite.

6. Lorsque vous êtes prêt à créer la vue enregistrée, cliquez sur Créer.
   Note: Si le bouton Créer est inactif, vos filtres sont en dehors des paramètres de la collection ou vous n’avez pas encore sélectionné de filtres différents de la vue enregistrée dans laquelle vous vous trouvez.
   

7. Renseignez les informations suivantes :
   Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.

   • Nom*: saisissez un nom pour la vue enregistrée. Ce nom s’affiche dans la liste des vues enregistrées.

   • Description: saisissez une description pour la vue enregistrée.

   • Accès à la vue: sélectionnez une option d’accès pour la vue enregistrée.
     Note: Seuls les utilisateurs disposant des autorisations « Admin » dans l’outil de gestion de documents peuvent créer des vues pour tous les membres du projet.

     • Pour créer une vue personnelle enregistrée que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.

     • Pour créer une vue enregistrée que tous les participants au projet peuvent voir, sélectionnez Tous les membres du projet.

8. Cliquez sur Créer.
   La nouvelle vue enregistrée est ajoutée au panneau Vues enregistrées. Cliquez sur le nom de la vue enregistrée à tout moment pour afficher la liste filtrée des documents.