Modifier une vue enregistrée dans l’outil de gestion de documents

Une vue enregistrée est un ensemble enregistré de filtres de recherche permettant un accès rapide aux documents dans l’outil Gestion de documents. Les vues enregistrées organisent visuellement vos documents tout en répondant aux besoins d’un contexte particulier, comme la vue enregistrée « Plans électriques publiés » pour les électriciens qui ne souhaitent voir que les dernières versions approuvées d’un type de document spécifique. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées ne nécessitent pas que les utilisateurs spécifient un emplacement de chargement ; Ils absorbent automatiquement les révisions passées, présentes et futures du même document.

Les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées pour tous les membres du projet, et les utilisateurs individuels peuvent créer des vues enregistrées qui ne sont visibles que par eux. Chaque vue enregistrée est conservée à l’intérieur d’une collection, qui est une catégorie parente avec son propre ensemble de filtres déterminés par les administrateurs du projet.

Les filtres d’une collection affectent les filtres qui peuvent être choisis pour toute vue enregistrée dans celle-ci. Par exemple, lors de la création d’une vue enregistrée « Électrique » dans la collection « En révision », la collection filtre déjà tous les documents à l’exception de ceux dont le status_ IR-En révision ,_ de sorte que la vue enregistrée n’a qu’à ajouter le filtre E-Électrique dans le menu déroulant de la discipline. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Draft, car la collection « En révision » les exclut. En d’autres termes, les collections et les vues enregistrées ont une relation parent-enfant. Les vues enregistrées (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour modifier votre propre vue enregistrée, Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil de gestion de documents

  • Pour modifier une vue enregistrée dans le projet, Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents.

• Informations complémentaires:

  • Les vues enregistrées qui ont été créées pour « Tout le monde dans le projet » ne peuvent pas être modifiées en vues personnelles.

1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

2. Assurez-vous d’être dans l’onglet Documents .

3. Dans le panneau Vues enregistrées, cliquez sur la vue que vous souhaitez mettre à jour.
   Note: Si le panneau Vues enregistrées est masqué, cliquez sur l’icône Afficher les vues enregistrées en haut du tableau.

4. Les actions suivantes sont disponibles :

   • Mettre à jour les filtres d’affichage enregistrés

   • Mettre à jour les colonnes de la vue enregistrées

   • Modifier le nom ou la description d’une vue enregistrée

Mettre à jour les filtres d’affichage enregistrés

Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez apporter des modifications aux documents qui s’affichent dans une vue enregistrée que vous avez créée. Vous pouvez également modifier les filtres d’une vue enregistrée créée par un administrateur, mais pour enregistrer vos nouveaux filtres, vous devez créer une nouvelle vue enregistrée.

1. Cliquez sur le nom de la vue enregistrée.

2. Dans le menu Plus de filtres , ajoutez ou supprimez des filtres pour modifier les documents qui s’affichent dans l’affichage.

   • Une fois qu’une modification est apportée, un bouton « Mettre à jour » apparaît à côté du nom de la vue enregistrée, et le bouton « Créer » devient actif au cas où vous souhaiteriez créer une toute nouvelle vue enregistrée à la place.

   • Si vous ne voyez pas le bouton « Mettre à jour », la vue enregistrée n’a pas été créée par vous et vous ne pouvez pas la modifier.

   • Voir Rechercher et filtrer des documents pour en savoir plus sur le filtrage, y compris l’emplacement du filtre Dernière révision/Toutes les révisions.

3. Cliquez sur Mettre à jour en regard du nom de la vue enregistrée. Les modifications sont automatiquement appliquées à la vue enregistrée.
   

Mettre à jour les colonnes de la vue enregistrées

Vous pouvez enregistrer les préférences de colonne afin qu’elles fassent partie d’une vue enregistrée. Modifiez la colonne, puis cliquez sur le bouton « Mettre à jour » qui apparaît à côté du nom de la vue enregistrée. Vous pouvez enregistrer des paramètres tels que les colonnes visibles, leur ordre et si elles sont épinglées à gauche ou à droite. Suivez les instructions détaillées, voir Configurer votre affichage dans l’outil Gestion de documents.

Modifier le nom ou la description d’une vue enregistrée

Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez modifier le nom ou la description d’une vue enregistrée. Vous pouvez également modifier une vue enregistrée pour qu’elle soit visible par tous les membres du projet si vous disposez des autorisations « Admin » dans l’outil de gestion de documents.

1. Dans la section « Vues enregistrées », cliquez sur l’icône points de suspension verticaux à côté de la vue enregistrée dont vous souhaitez modifier les détails.
   Remarque : Vous devez être le créateur de la vue enregistrée ou un administrateur du projet pour voir cette icône et modifier les détails d’une vue enregistrée.

2. Cliquez sur Modifier le nom et la description.
   La fenêtre « Mettre à jour la vue enregistrée » s’ouvre.

3. Mettez à jour les champs Nom et Description si nécessaire.
   Note: Si vous disposez des autorisations « Admin » dans l’outil de gestion de documents, vous pouvez également choisir de modifier votre vue personnelle enregistrée en une vue que tous les membres du projet peuvent voir en sélectionnant « Tout le monde dans le projet » dans le champ « Accès aux vues ». Toutefois, les vues du projet ne peuvent pas être reconverties en vues personnelles.

4. Cliquez sur Mettre à jour.