Créer un modèle de plan d’action au niveau projet

Les modèles peuvent être créés au niveau entreprise ou niveau projet, ce qui vous permet d’utiliser facilement la même structure de plan d’action dans l’ensemble de votre projet sans avoir à recréer plusieurs fois des modèles avec des exigences similaires. Les modèles peuvent être créés à partir de zéro ou peuvent être construits à partir de modèles qui ont été précédemment créés au niveau entreprise.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau Admin dans l’outil Plans d’action du projet.
    OU

  • Des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l’outil Plans d’action du projet avec l’autorisation granulaire « Créer et modifier des modèles de projet » activée sur votre modèle d’autorisations.

• Informations complémentaires:

  • Les informations générales par défaut et les sections et éléments par défaut peuvent être modifiés lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.

  • Les modèles de projet peuvent avoir le même nom que les modèles gérés au niveau entreprise.

  • Chaque chantier d’un modèle de projet peut être rempli et est copié dans les plans d'action créés à l’aide de ce modèle.

  • Vous pouvez définir les modèles sur « Privé » par défaut. Cependant, lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle, les utilisateurs peuvent choisir de rendre le plan d’action privé ou non.

• Créer des types de plans d’action

• Facultatif : créer un modèle de plan d’action au niveau entreprise

• Ajouter des informations générales par défaut

• Ajouter des sections et des éléments par défaut

• Copier des sections et des éléments

• Modifier des éléments par lot

• Réorganiser des sections ou des éléments

• Supprimer des sections ou des éléments

• Afficher et modifier un modèle au niveau entreprise au niveau projet

Ajouter des informations générales par défaut

1. Accédez à l’outil Plans d’action au niveau projet.

2. Cliquez sur l’icône Paramètres des plans d’action.

3. Accédez à l’onglet « Modèles ».

4. Cliquez sur +Créer un modèle.

5. Sélectionnez cette option pour créer manuellement votre modèle de plan d’action ou sélectionnez l’un des modèles préconfigurés de Procore qui ont été conçus en fonction des bonnes pratiques du secteur.

6. Saisissez les informations générales.

7. Continuez et ajoutez des sections et des éléments par défaut ou cliquez sur Enregistrer l’ébauche ou Publier.

Ajouter des sections et des éléments par défaut

1. Entrez un nom pour la section.

2. Complétez les informations pour chaque élément dans la section :

   • Dans la colonne « Titre », saisissez un nom pour l’élément.

   • Dans la colonne « Critères d’acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet élément.

   • date d'échéance. Ajoutez des dates d’échéance pour les éléments de votre plan d’action

   • Cliquez sur +Ajouter un document pour ajouter des photos, des plans, des formulaires, des documents et des pièces jointes au plan d’action, pour référence.* Les plans d’action font toujours référence à la dernière version des plans chargés.

   • Cliquez sur +Ajouter un élément Procore pour ajouter des éléments tels que des cahiers des charges, de la correspondance, des livrables, des observations et des réunions.* Le plan d’action fera toujours référence à la dernière version d’une spécification.

   • Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur +Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l’élément et désigner les signatures demandées.

     • Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :

       • Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l’une des options suivantes : (voir Qu’est-ce que la « fonctionnalité de blocage » dans un plan d’action ?)

         • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. Cela nécessitera la signature de la personne assignée avant que tous les éléments restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais permettra de terminer les éléments libérés dans d’autres sections.

         • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.

         • Aucune. Cela permettra d’achever d’autres éléments libérés dans le plan d’action, quel que soit le moment où la personne assignée de cet élément ajoute sa signature.
           Remarque : La signature de la personne assignée doit être marquée comme « requise ».

         • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l’entité (par exemple, 'Sous-traitant') pour la partie responsable.
           Remarque : Des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personnes assignées lors de l’exécution de plans d’action.

         • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l’achèvement de l’élément. Voir Créer méthodes de vérification du plan d'action.

         • Pour créer une méthode de vérification lors de la création du modèle de plan d’action :

           • Cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.

           • Saisissez un nom pour la méthode de vérification.

           • Cliquez sur Créer.

           • Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : Cochez la case à cocher dans la colonne « Obligatoire » pour exiger que la personne assignée et d’empêcher l’achèvement des éléments restants de la section ou du plan jusqu’à ce que la personne assignée ajoute sa signature.

           • Cliquez sur +Ajouter une personne assignée afin d’ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.

           • Cliquez sur Enregistrer. Remarques:

             • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d’un plan d’action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d’un plan d’action.

             • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l’exécution d’un plan d’action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l’exécution ou de la modification d’un plan d’action.

   • Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur +Ajouter des dossiers pour demander qu’un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l’achèvement de l’élément.

     • Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à cocher à côté de chaque modèle d'inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l’élément. Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieure sur l’outil Niveau projet Inspections sont nécessaires pour demander des enregistrements à l’aide des modèles d’inspection de projet.

     • Cliquez sur Correspondance et cochez une ou plusieurs cases à cocher à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des éléments de correspondance pour l’élément. Remarque : Des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur l’un des types de correspondance du projet sont requises pour demander des documents de correspondance.

     • Cliquez sur Formulaires et cochez une ou plusieurs cases à cocher à côté de chaque formulaire que vous souhaitez joindre en tant qu’enregistrement
       Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil Formulaires niveau Projet sont nécessaires pour demander des enregistrements de formulaire.

     • Cliquez sur Livrables, Réunions, Observations, Pièces jointes ou Photos et cochez la case à cocher pour demander cet enregistrement.

     • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l’élément.

3. Cliquez sur +Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.

4. Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.

5. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.

   • Copier des sections et des éléments sur un plan d’action

   • Modifier des éléments par lot

   • Réorganiser des sections ou des éléments

   • Supprimer une section ou un élément

6. Cliquez sur Enregistrer l’ébauche ou Publier.

Copier des sections et des éléments sur un plan d’action

1. Sous « Sections et éléments », recherchez la section ou l’élément que vous souhaitez copier.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous copiez une section, passez la souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer .

   • Si vous copiez un élément, survolez l’élément et cliquez sur Dupliquer .

3. Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l’élément nouvellement créé.

4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Cliquez sur Enregistrer le brouillon.

   • Cliquez sur Publier.

Modifier des éléments par lot

1. Cochez les cases à côté des éléments que vous souhaitez modifier.

2. Sélectionnez pour ajouter, modifier ou remplacer des personnes assignées en fonction de la modification que vous souhaitez apporter.

   • Vous pouvez ajouter des personnes assignées, des enregistrements ou des références.

   • Vous pouvez modifier les critères d’acceptation, les dates d’échéance ou le statut de l’élément.

   • Vous pouvez remplacer les personnes assignées et mettre à jour leur méthode de vérification.

3. Saisissez les nouvelles informations.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Réorganiser des sections ou des éléments

1. Survolez le début de la ligne contenant la section ou l’élément que vous souhaitez déplacer.

2. Cliquez sur l’icône de la poignée verticale (⋮⋮) et maintenez-la enfoncée.

3. Faites glisser et déposez la ligne pour la déplacer vers le haut ou vers le bas dans l’ordre du tableau.

Supprimer une section ou un élément

1. Survolez la fin de la ligne.

2. Cliquez sur l’icône .

3. Cliquez sur Supprimer.

• Créer un plan d’action