Créer un modèle de plan d’action au niveau entreprise

La création de modèles de plan d’action au niveau entreprise permet à votre entreprise d’utiliser facilement des plans d’action identiques ou similaires dans tous vos projets sans avoir à recréer complètement les plans d’action plusieurs fois. En créant des modèles de plan d’action, votre entreprise peut établir des normes pour votre processus qualité qui serviront de points de départ aux plans d’action de vos projets que vos équipes de projet pourront modifier au besoin pour répondre aux besoins uniques de chaque projet.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Admin au niveau entreprise

• Informations complémentaires :

  • Les informations générales par défaut et les sections et éléments par défaut peuvent être modifiés lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.

  • Vous pouvez définir les modèles sur « Privé » par défaut. Cependant, lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle, les utilisateurs peuvent choisir de rendre le plan d’action privé ou non.

• Créer des types de plans d’action

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Plans d’action.

3. Accédez à l’onglet « Modèles ».

4. Cliquez sur Créer un modèle.

5. Complétez les sections suivantes du plan d’action :

• Ajouter des informations générales par défaut

• Ajouter des sections et des éléments par défaut

• Copier des sections et des éléments

• Modifier des éléments par lot

• Réorganiser des sections ou des éléments

• Supprimer des sections ou des éléments

Ajouter des informations générales par défaut

1. Sous « Informations générales » :

   • Saisissez un nom pour le plan d’action.

   • Effectuez l’une des opérations suivantes :

     • Sélectionnez un type par défaut pour les plans d’action créés à partir de ce modèle. Voir Créer des types de plan d’action.

     • Pour créer un type lors de la création du modèle de plan d’action :

       • Cliquez sur Créer un type.

       • Entrez un nom pour le type.

       • Cliquez sur Créer.

   • Cochez la case « Privé » pour que les plans d’action créés à partir de ce modèle ne soient visibles que par certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d’action privés ? Note: Les utilisateurs peuvent décocher cette case lors de la création d’un plan d’action à partir du modèle.

   • Saisissez une description par défaut pour les plans d’action créés à partir de ce modèle.

2. Cliquez sur Créer et ajouter des sections. Une bannière s’affiche pour confirmer la création du plan d’action. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et éléments ». Voir Ajouter des sections et des éléments par défaut ci-dessous.

   Note

   Clicking Create & Add Sections shifts the action plan template into 'Edit' mode. While in 'Edit' mode, any changes made to the action plan template's 'General Information' or 'Sections and Items' are saved automatically. The 'All Changes Saved' message displays at the bottom of the screen to confirm when the changes are saved successfully.

Ajouter des sections et des éléments par défaut

1. Saisissez un titre pour la première section.

2. Complétez les informations suivantes pour le premier élément de la première section :

   • Sous « Titre », saisissez un nom pour l’élément.

   • Saisissez les critères d’acceptation pour l’élément.

   • Cliquez sur +Ajouter un document pour ajouter des fichiers au plan d’action, pour référence.

     • Cochez les cases des fichiers que vous souhaitez ajouter ou joignez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur.

     • Le plan d’action fera toujours référence aux dernières versions d’une spécification ou d’un plan chargé.

   • Cliquez sur Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l’élément et désigner les signatures demandées.

     1. Sous « Fonctionnalité de blocage », indiquez si l’élément a besoin d’une signature avant que d’autres éléments puissent être traités. Voir Qu’est-ce que la « fonctionnalité de blocage » dans un plan d’action ?

     2. Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l’entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable. Note: Des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personnes assignées lors de l’exécution de plans d’action.

     3. Sélectionnez la méthode de vérification que la personne assignée doit utiliser pour vérifier l’achèvement de l’élément. Voir Créer des méthodes de vérification du plan d’action.

        • Si la méthode de vérification n’est pas répertoriée dans le menu déroulant, cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification. Note: Vous devez disposer d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Admin au niveau entreprise pour effectuer cette action.

        • Saisissez un nom pour la méthode de vérification.

        • Cliquez sur Créer.

        • Cliquez sur Enregistrer.

     4. Cliquez sur Ajouter une personne assignée pour ajouter des parties responsables supplémentaires.

     5. Cliquez sur Enregistrer.

   • Cliquez sur Ajouter des enregistrements pour demander qu’un ou plusieurs enregistrements soient inclus dans le cadre de l’achèvement de l’élément.

     • Cliquez sur Inspections, Correspondance ou Formulaires et cochez une autre case à côté du modèle ou du type que vous souhaitez demander. Note: Des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil de niveau projet correspondant sont nécessaires pour demander des enregistrements pour cet outil.

     • Cliquez sur Livrables, Réunions, Observations, Pièces jointes (y compris les documents) ou Photos et cochez la case pour demander cet enregistrement.

     • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l’élément.

3. Cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.

4. Cliquez sur Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.

5. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.

   • Copier des sections ou des éléments

   • Modifier des éléments par lot

   • Réorganiser des sections ou des éléments

   • Supprimer des sections ou des éléments

6. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Terminé pour terminer la création du modèle de plan d’action. Note: Cliquez sur Terminé pour faire passer le modèle de plan d’action en mode « Afficher » où il peut être utilisé pour créer un nouveau plan d’action dans un projet.

Copier des sections et des éléments sur un plan d’action

1. Sous « Sections et éléments », recherchez la section ou l’élément que vous souhaitez copier.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   1. Si vous copiez une section, passez la souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer .

   2. Si vous copiez un élément, survolez l’élément et cliquez sur Dupliquer .

3. Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l’élément nouvellement créé.

4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   1. Cliquez sur Enregistrer le brouillon.

   2. Cliquez sur Publier.

Modifier des éléments par lot

1. Cochez les cases à côté des éléments que vous souhaitez modifier.

2. Sélectionnez pour ajouter, modifier ou remplacer des personnes assignées en fonction de la modification que vous souhaitez apporter.

   • Vous pouvez ajouter des personnes assignées, des enregistrements ou des références.

   • Vous pouvez modifier les critères d’acceptation, les dates d’échéance ou le statut de l’élément.

   • Vous pouvez remplacer les personnes assignées et mettre à jour leur méthode de vérification.

3. Saisissez les nouvelles informations.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Réorganiser des sections ou des éléments

1. Survolez le début de la ligne contenant la section ou l’élément que vous souhaitez déplacer.

2. Cliquez sur l’icône de la poignée verticale (⋮⋮) et maintenez-la enfoncée.

3. Faites glisser et déposez la ligne pour la déplacer vers le haut ou vers le bas dans l’ordre du tableau.

Supprimer une section ou un élément

1. Survolez la fin de la ligne.

2. Cliquez sur l’icône .

3. Cliquez sur Supprimer.

• Créer un plan d’action