Créer un modèle de plan d’action au niveau entreprise

La création de modèles de plan d’action au niveau entreprise permet à votre entreprise d’utiliser facilement des plans d’action identiques ou similaires dans vos projets sans avoir à les recréer plusieurs fois. En créant des modèles, votre entreprise peut établir des normes de qualité qui servent de points de départ pour des plans spécifiques au projet, que les équipes de projet peuvent modifier si nécessaire pour répondre aux besoins uniques du projet.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Admin au niveau entreprise

• Informations complémentaires :

  • Les informations générales par défaut et les sections et éléments par défaut peuvent être modifiés lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.

  • Vous pouvez définir les modèles sur Privé par défaut. Cependant, lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle, les utilisateurs peuvent choisir de rendre le plan d’action privé ou non.

• Créer des types de plans d’action

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur Plans d’action.

3. Accédez à la superficie Modèles.

4. Cliquez sur Créer un modèle.

   • Cliquez sur Créer un nouveau modèle d’entreprise pour créer manuellement votre modèle de plan d’action ou sélectionnez l’un des modèles préconfigurés de Procore qui ont été conçus sur la base des bonnes pratiques du secteur.

5. Vous devez ensuite remplir les sections suivantes du plan d’action :

   • Ajouter des informations générales par défaut

   • Ajouter des sections et des éléments par défaut

   • Copier des sections et des éléments

   • Modifier des éléments par lot

   • Réorganiser des sections ou des éléments

   • Supprimer des sections ou des éléments

Ajouter des informations générales par défaut

1. Entrez vos informations générales.

   • Saisissez un nom pour le plan d’action.

   • Effectuez l’une des opérations suivantes :

     • Sélectionnez un type par défaut pour les plans d’action créés à partir de ce modèle. Voir Créer des types de plan d’action.

     • Pour créer un type lors de la création du modèle de plan d’action :

       • Cliquez sur Créer un nouveau type.

       • Entrez un nom pour le type.

       • Cliquez sur Créer.

   • Cochez la case à cocher Privé pour que les plans d’action créés à partir de ce modèle ne soient visibles que par certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d’action privés ? Remarque : les utilisateurs peuvent décocher cette case à cocher lors de la création d’un plan d’action à partir du modèle.

   • Saisissez une description par défaut pour les plans d’action créés à partir de ce modèle.

2. Cliquez sur Créer et ajouter des sections. Une bannière s’affiche pour confirmer la création du plan d’action. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la superficie Sections et Éléments.

   Note

   Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer le modèle de plan d’action en mode Édition . En mode édition, toutes les modifications apportées à la superficie Informations générales ou Sections et éléments du modèle sont automatiquement enregistrées.

Ajouter des sections et des éléments par défaut

1. Saisissez un titre pour la première section.

2. Complétez les informations suivantes pour le premier élément de la première section :

   • Titre. Saisissez un nom pour l’élément.

   • Critères d’acceptation. Saisissez les règles ou les normes auxquelles une tâche doit répondre pour être considérée comme correcte.

   • Références. Cliquez sur +Ajouter un document pour ajouter des fichiers au plan d’action, pour référence.

     • Cochez les cases des fichiers que vous souhaitez ajouter ou joignez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur.

     • Le plan d’action fera toujours référence aux dernières versions d’une spécification ou d’un plan chargé.

   • personne assignée. Cliquez sur + Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l’élément et désigner les signatures demandées.

     Détails supplémentaires Afficher/Masquer les détails

     • Sous Fonctionnalité de blocage, indiquez si l’élément a besoin d’une signature avant que d’autres éléments puissent être traités. Voir Qu’est-ce que la « fonctionnalité de blocage » dans un plan d’action ?

     • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l’entité (par exemple, 'Sous-traitant') pour la partie responsable. Remarque : des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personne assignée lors de l’exécution de plans d’action.

     • Sélectionnez la méthode de vérification que la personne assignée doit utiliser pour vérifier l’achèvement de l’élément. Voir Créer méthodes de vérification du plan d'action.
       Remarque : si la méthode de vérification n’est pas répertoriée dans le menu déroulant, cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.

     • Saisissez un nom pour la méthode de vérification.

     • Cliquez sur Créer.

     • Cliquez sur Enregistrer.

     • Cliquez sur Ajouter une personne assignée pour ajouter des parties responsables supplémentaires.

     • Cliquez sur Enregistrer.

3. date d'échéance. Ajoutez des dates d’échéance pour les éléments de votre plan d’action. Toutes les dates définies ici seront automatiquement reportées dans les nouveaux modèles au niveau projet ou plans d’action créés à partir de ce modèle au niveau Entreprise.

4. Enregistrements. Cliquez sur Ajouter des demandes pour demander qu’un ou plusieurs enregistrements soient inclus dans le cadre de l’achèvement de l’élément.

   • Cliquez sur Inspections, Correspondance ou Formulaires et cochez une autre case à côté du modèle ou du type que vous souhaitez demander.

   • Cliquez sur Livrables, Réunions, Observations, Pièces jointes (y compris les Documents) ou Photos et cochez la case à cocher pour demander cet enregistrement.

   • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l’élément.

5. Cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.

6. Cliquez sur Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.

7. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire. Voir ci-dessous pour plus de détails.

8. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Terminé pour terminer la création du modèle de plan d’action. Remarque : cliquer sur Terminé fait passer le modèle de plan d’action en mode d’affichage où il peut être utilisé pour créer un nouveau plan d’action dans un projet.

Copier des sections et des éléments sur un plan d’action

1. Sous Sections et éléments, recherchez la section ou l’élément que vous souhaitez copier.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous copiez une section, passez la souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer .

   • Si vous copiez un élément, survolez l’élément et cliquez sur Dupliquer .

3. Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l’élément nouvellement créé.

4. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Enregistrer l’ébauche pour l’enregistrer en tant qu’ébauche, ou cliquez sur Publier si vous êtes prêt à approuver l’exécution du plan d’action.

Réorganiser des sections ou des éléments

1. Survolez le début de la ligne contenant la section ou l’élément que vous souhaitez déplacer.

2. Cliquez sur l’icône de la poignée verticale (⋮⋮) et maintenez-la enfoncée.

3. Faites glisser et déposez la ligne pour la déplacer vers le haut ou vers le bas dans l’ordre du tableau.

Supprimer une section ou un élément

1. Survolez la fin de la ligne.

2. Cliquez sur l’icône .

3. Cliquez sur Supprimer.

• Créer un plan d’action