Créer un modèle de réunion

Si vous êtes l’administrateur Procore de votre entreprise, vous pouvez créer des modèles de réunion à utiliser sur les projets de votre entreprise dans l’outil Réunions au niveau projet de Procore. La création de modèles de réunion au niveau entreprise est le moyen le plus simple de créer des ordres du jour de réunion, car elle aide votre organisation à développer des modèles de réunion communs fonctionnant bien pour vos équipes de projet. Il limite également la quantité de saisie de données répétitive pour les membres de votre équipe de projet, en minimisant la nécessité de saisir à nouveau un nouvel ordre du jour chaque semaine. Une fois les modèles de réunion de votre entreprise créés en suivant les étapes ci-dessous, les membres de l’équipe de projet peuvent utiliser l’outil Réunions du projet pour créer une réunion à partir d’un modèle.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Admin au niveau entreprise.

• Champs pris en charge :
  Vous pouvez créer des modèles de réunion qui incluent les champs suivants :

  • Nom de la réunion (ce champ est obligatoire)

  • Aperçu

  • Pièces jointes

  • Réunion privée

  • Catégories de réunion

    • Nom de la catégorie

  • Éléments de la réunion

    • Agenda #

    • Titre

    • Description

    • Attachement

    • Priorité

• Informations complémentaires :

  • Il est recommandé de ne PAS inclure d’informations spécifiques à un projet dans un modèle de réunion, car le modèle que vous créez sera mis à la disposition des utilisateurs dans l’outil Réunions pour tous les projets de votre entreprise.

  • Une fois enregistré, le nouveau modèle de réunion devient disponible pour les utilisateurs disposant de autorisations suffisantes sous forme de sélection dans l’outil Réunions du projet.
    Voir Créer une réunion à partir d’un modèle.

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous « Paramètres des outils », cliquez sur Réunions.

3. Cliquez sur Créer un modèle de réunion.
   

4. Dans la page Nouveau modèle de réunion, procédez comme suit :

   • Nom de la réunion

   • Réunion privée

   • Aperçu

   • Pièces jointes

5. Cliquez sur Créer et passer à l’ordre du jour.
   Ceci crée un nouveau modèle de réunion et le place en mode Modifier.

6. Faites défiler jusqu’à la section Ordre du jour de la réunion. Suivez les étapes ci-dessous pour remplir les catégories et les points à l’ordre du jour de la réunion.

    Note

   New meeting templates include a default category titled '1-Uncategorized Items'. Click the 1-Uncategorized Items category name to replace it with your own meeting catgeory name. For example, type: Opening Business.

   • Pour ajouter un élément à une catégorie pour un modèle de réunion:

     1. Dans la catégorie appropriée, cliquez sur +Ajouter un élément.

     2. Saisissez un titre pour l’élément.
        Par exemple, tapez : Présence/Appel nominal

     3. Sélectionnez Faible, Moyenne ou Élevée dans le menu déroulant Priorité .

     4. Assurez-vous que la catégorie appropriée est sélectionnée dans la liste Catégorie .

     5. Saisissez les informations ou directives nécessaires dans le champ Description .

     6. Dans le champ Pièces jointes , ajoutez toutes les pièces jointes pertinentes en cliquant sur le lien Joindre fichier(s) ou en déplaçant les fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer le(s) fichier(s).

     7. Choisissez parmi ces options :

        • Pour enregistrer l’élément de réunion sans en créer un autre, cliquez sur Enregistrer.
          OU

        • Pour enregistrer l’élément de réunion et créer un autre élément, cliquez sur Enregistrer et créer un autre. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter un autre élément de réunion.

   • Pour créer une nouvelle catégorie pour un modèle de réunion:

     1. Cliquez sur +Créer une catégorie.

     2. Saisissez un nom de catégorie.
        Par exemple, tapez : Mises à jour de statut

     3. Cliquez sur Créer.
        Le système ajoute votre nouvelle catégorie à l’ordre du jour de la réunion.

   • Pour réorganiser les catégories et les éléments de réunion dans un modèle de réunion:

     1. Cliquez et faites glisser sur l’icône enPlus de menu (≡)regard de l’élément ou de la catégorie de réunion.

     2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer l’élément ou la catégorie vers la position souhaitée.

7. Lorsque vous avez terminé de créer votre modèle de réunion, cliquez sur Mettre à jour.
   Le système crée un nouveau modèle de réunion.
   
   Le modèle sera désormais disponible pour les utilisateurs sous la forme d’une sélection de menu déroulant sur le projet.
   Voir Créer une nouvelle réunion à partir d’un modèle.