Update to the New Bid Management Experience

Procore a lancé Offre d’amélioration de la gestion des appels d’offres, une expérience simplifiée de gestion des appels d’offres dans l’outil Appels d’offres. Cette expérience comprend des fonctionnalités telles que les formulaires d’appel d’offres, le nivellement des appels d’offres et une intégration avec le réseau Procore Construction Network. Jusqu’à ce que la nouvelle expérience soit disponible pour tous les comptes Procore, vous pouvez l’activer projet par projet ou pour tous les projets de votre compte.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour activer l’expérience au niveau projet pour un projet spécifique, autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Appels d’offres du projet.

  • Pour activer l’expérience pour tous les projets, autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Annuaire de l’entreprise.

Note: Si vous recevez un message d’erreur indiquant que vous devez mettre à jour les codes de coût, consultez le Que se passe-t-il si je reçois un message d’erreur indiquant que je dois ajouter les codes de coût manquants ? ci-dessous.

Activer pour un projet spécifique

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.
   Une bannière « Présentation de l’expérience améliorée de la gestion des enchères » s’affiche en haut de la page pour décrire la nouvelle expérience d’appel d’offres.
   

2. Si une ou plusieurs offres du projet comportent des postes pour lesquels il manque des codes de coût, un message vous indique que vous devez ajouter des codes de coût s’affiche. Voir Que se passe-t-il si je reçois un message d’erreur m’informant que je dois ajouter des codes de coût manquants ? Ci-dessous.

3. Consultez les informations de la fenêtre « Mettre à jour tous les dossiers d’appel d’offres ».

4. Si vous êtes certain de vouloir effectuer la mise à jour vers la nouvelle expérience, cliquez sur Mettre à jour.
   La mise à jour du projet vers la nouvelle expérience commencera à minuit (12h00) dans le fuseau horaire du projet. Une bannière « Mise à jour en cours » s’affiche dans le projet pendant la mise à jour. Évitez de modifier les dossiers d’appel d’offres pendant cette période afin d’éviter tout risque de perte de données.

Activer pour tous les projets

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Appels d’offres.
   Une bannière « Présentation de l’expérience améliorée de la gestion des enchères » s’affiche en haut de la page pour décrire la nouvelle expérience d’appel d’offres.
   

3. Si une ou plusieurs offres du projet comportent des postes pour lesquels il manque des codes de coût, un message vous indique que vous devez ajouter des codes de coût s’affiche. Voir Que se passe-t-il si je reçois un message d’erreur m’informant que je dois ajouter des codes de coût manquants ? Ci-dessous.

4. Consultez les informations de la fenêtre « Mettre à jour tous les dossiers d’appel d’offres ».

5. Si vous êtes certain de vouloir mettre à jour tous les projets vers la nouvelle expérience, cliquez sur Mettre à jour.
   Chaque projet commencera à être mis à jour vers la nouvelle expérience à minuit (12h00) dans le fuseau horaire du projet. Une bannière « Mise à jour en cours » s’affiche dans le projet pendant la mise à jour. Évitez de modifier les dossiers d’appel d’offres pendant cette période afin d’éviter tout risque de perte de données.

Que se passe-t-il si je reçois un message d’erreur m’informant que je dois ajouter des codes de coût manquants ?

If a Procore project has any bid packages with line items that are missing cost codes, the project cannot be updated to Bid Management Enhanced Experience. When you begin the process of joining the beta to migrate to the new experience, you will see an error message that you need to update cost codes.

This may be a result of the following situations:

• A bidder submitted a bid, but did not select a cost code for one or more line items in the Planroom tool.

• A bid solicitor deleted a cost code that was previously used in a bid.

Escalier

From the Company Level

1. Navigate to the Company level Admin tool.

2. Under 'Tool Settings', click Bidding.

3. Click Update in the 'Introducing Bid Management Enhanced Experience' banner.
   
   

4. If any project is missing cost codes for bid line items, you will see an 'Action Required to Update Projects' error message with a list of affected projects. Open each of the affected projects and choose the automatic or manual option for each project.

From the Project Level

1. Navigate to the project's Bidding tool.

2. In the 'Introducing Bid Management Enhanced Experience' banner, click Update.
   
   
   

3. If the project is missing cost codes for bid line items, you will see an 'Action Required to Bid Packages' error message.
   Choose whether you want to automatically assign one cost code to all affected line items, or add them all manually:

   • Automatic:

     1. Click the Select a Cost Code drop-down menu and select the cost code that you want to add.
        

     2. Click Next.
        Procore will automatically add the missing cost codes for all affected bid packages, and you will be taken to the 'Accept Terms' page for the beta.

   • Manual:

     1. We recommend opening the Bidding tool in a new tab so that you can refer back to the list of affected bid packages and companies.

     2. Click View on an affected bid package.

     3. On the Bidders tab, click View on the company that is missing cost codes.

     4. In the Bid Sheet section, select a cost code to apply to the line item.
        

     5. Repeat this process for each affected bid package. After all missing cost codes have been added and you click Update in the banner again, you will be taken to an 'Update All Bid Packages' message.