Créer une modification budgétaire à partir d’un événement de changement

La création d’une modification budgétaire vous permet de transférer des fonds d’un code de coût à un autre code de coût, très probablement pour un événement de changement qui était « dans la portée » et pour lequel il n’est pas nécessaire de communiquer avec le maître d’ouvrage (par exemple, un Contingency ou Backcharge).

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet
    ET

  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Budget du projet.

• Informations complémentaires :

  • Les modifications budgétaires sont conçues pour donner au chef de projet la flexibilité de gérer plus précisément le budget « actuel » tout au long du cycle de vie d’un projet de construction. Transférez les fonds alloués au besoin pour effectuer des ajustements plus réalistes lorsque les éléments budgétés deviennent supérieurs/inférieurs au budget.

  • Il est possible que votre client ne soit pas en mesure de voir les modifications budgétaires.

  • Les transferts créés à l’aide de modifications budgétaires ne seront pas reflétés sur la ventilation des coûts du contrat principal ou sur les factures du contrat principal, car ils sont destinés à des ajustements budgétaires internes.

  • Les modifications budgétaires seront reflétées dans la colonne Modification budgétaire du budget.

  • Le rapport « Modifications budgétaires » affiche un enregistrement exhaustif et détaillé de toutes les modifications budgétaires. (L’onglet Rapports doit être actif. Nécessite les autorisations d’utilisateur « Admin » dans l’outil Budget.)

  • Si vous avez ajouté un poste au budget (pour 0 $) après son verrouillage, vous ne serez pas autorisé à supprimer le poste s’il est associé à une modification budgétaire.

  • Par défaut, vous ne pouvez transférer de l’argent que d’un poste à un autre, ce qui se traduit par des transactions nettes nulles. Cependant, il existe un paramètre de configuration avancé qui vous permet d’ajouter ou de soustraire de l’argent à un poste spécifique, ce qui augmentera ou diminuera les totaux du budget en conséquence. Pour activer l’option ajouter/soustraire, allez dans les paramètres de configuration avancés de l’outil et cochez la case « Autoriser les modifications budgétaires qui modifient le total général ». (Nécessite les autorisations d’utilisateur « Admin » dans l’outil Budget).

• Verrouiller un budget

1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

2. Recherchez le poste d’événement de changement dans lequel vous souhaitez transférer de l’argent à l’aide d’une modification budgétaire.

3. Cliquez sur la cellule de la colonne Modification budgétaire pour ce poste.

    Tip

   To edit the cell value, a BLUE triangle icon must be visible. If it is NOT visible, do the following:

   • Check to see if the budget is unlocked.

   • Determine if you have been granted the appropriate permissions on the project's Budget tool.

   

4. Renseignez les champs suivants :

   • À partir de. Sélectionnez un code de coût dans la liste. Il s’agit du code de coût à partir duquel vous transférerez des fonds.

   • À. Ce champ est prérempli avec le poste d’événement de changement sélectionné. La modification de ces informations n’est pas autorisée.

   • Montant du transfert. Saisissez le montant en dollars du transfert.

   • Remarques. Saisissez toutes les remarques pertinentes sur la modification budgétaire.

5. Cliquez sur Créer.