Créer un bon de commande à partir d’un événement de changement

Si un événement de changement entraîne la nécessité de créer un bon de commande, vous pouvez en créer un directement à partir d’un poste d’événement de changement en suivant les étapes ci-dessous.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans les outils Événements de changement et Engagements du projet.

• For companies using the ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with.

• Ajoutez l’outil Événements de changement au projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

2. Sélectionnez les postes d’événement de changement pour lesquels vous souhaitez créer un bon de commande.

3. Dans le menu déroulant Actions en masse , sélectionnez Créer un contrat de bon de commande .

4. Saisissez des informations générales relatives au bon de commande.

   • #: Saisissez ou validez l’identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande d’un projet, Procore lui attribue automatiquement un numéro (par exemple, PO-01-001). Les bons de commande suivants se voient automatiquement assigner le numéro séquentiel suivant (par exemple, PO-01-002).

   • Facturer à: saisissez les informations sur l’entreprise responsable du paiement de la facture. L’entreprise sous-traitante utilisera ces informations pour envoyer sa facture à l’entreprise et à l’adresse correctes.
     Remarque: Ce champ se remplira automatiquement avec les données saisies dans le dernier bon de commande créé.

   • Expédier à: saisissez l’adresse à laquelle les matériaux doivent être livrés. Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être spécifier un lieu différent de celui du chantier réel.
     Remarque: Ce champ se remplira automatiquement avec les données saisies dans le dernier bon de commande créé.

   • Entreprise sous-traitante: sélectionnez le fournisseur/l’entreprise qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/cette entreprise doit exister dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet (Remarque: pour les entreprises qui utilisent l’outil Intégrations ERP avec Sage 300 CRE, les données synchronisées fournisseur/entreprise auront « (Sage) » ajouté à leur nom).

   • Titre: ce champ est automatiquement rempli avec le nom de l’événement de changement corrélé, mais vous pouvez l’ajuster à votre guise.

   • Statut: indiquez le statut de l’engagement. (Par défaut : Ébauche) Les bons de commande dont le statut est Ébauche ou Fermé ne seront pas reflétés dans le budget. Les bons de commande dont le statut est En cours de traitement, Soumis, Partiellement reçu et Reçu seront répertoriés dans la colonne Coût en attente. Les bons de commande dont le statut est Approuvé sont répertoriés dans la colonne Coût engagé du budget.

   • Privé: spécifiez qui peut voir le bon de commande. Par défaut, le bon de commande est privé et visible uniquement pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements. Vous pouvez autoriser les utilisateurs non administrateur à afficher le bon de commande, si vous le souhaitez. En outre, vous pouvez autoriser certains utilisateurs non-administrateurs à avoir un accès en lecture seule aux postes individuels sous l’onglet Ventilation des coûts.

   • Conditions de paiement: spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.

   • Assigné à: sélectionnez la personne du fournisseur/de l’entreprise qui est responsable de l’exécution du bon de commande.

   • Date de livraison: indiquez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées au lieu spécifié dans le champ « Expédier à ».

   • Expédier via: spécifiez comment les matériaux seront expédiés. (par exemple, fret, FedEx, etc.)

   • Retenue de garantie par défaut: spécifiez le pourcentage de retenue de paiement qui sera retenu (par exemple, 10).

   • Exécuté: indiquez si les matériaux ont été livrés ou non. Vous pouvez également utiliser cette case à cocher pour indiquer que le bon de commande a été entièrement signé et exécuté.

   • Description: ce champ est automatiquement rempli avec le nom et la description de l’événement de changement corrélé, mais vous pouvez l’ajuster à votre guise.

   • Pièces jointes: joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.

5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts sera créée à partir des postes de l’événement de changement.