Envoyer un contrat client par e-mail

Après avoir créé un ou plusieurs contrats clients, vous devrez peut-être partager ces informations avec d’autres personnes. Contrairement aux autres outils Procore qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux membres d’un groupe de distribution ou d’une liste lorsque des éléments sont créés, mis à jour ou approuvés, un contrat client contient des informations financières sensibles. données. Pour protéger ces données, les contrats clients doivent être explicitement envoyés aux individus.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour envoyer un contrat client par e-mail, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Contrats clients du projet.

  • Pour être nommé comme destinataire dans le chantier À ou Cc, vous devez disposer d’un compte utilisateur dans l’Annuaire du projet.
    Remarque: tous les destinataires nommés dans le chantier À ou Cc peuvent voir votre contrat client données dans le PDF joint au message e-mail.

  • Pour accéder à un contrat en cliquant sur le lien « Afficher ce contrat » ou « Afficher en ligne » dans le message e-mail:* 'Admin' autorisations de niveau sur l’outil Contrats clients du projet.
    OU * autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats clients du projet ET votre nom doit être répertorié sous « Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants ».

• Limitations:

  • Vos destinataires doivent avoir un compte utilisateur dans l’annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

  • Contrairement aux autres outils Procore, qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux listes ou aux groupes de distribution, l’outil Contrats clients vous oblige à suivre les étapes ci-dessous.

1. Accédez à l’outil Contrats clients du projet.

2. Recherchez le contrat client avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail.
   

4. Renseignez les champs suivants :

   • À
     commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires principaux dans une liste d’utilisateurs dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

      Prudence

     Votre contrat client contient-il des pièces jointes que vous ne souhaitez pas que les destinataires de l’e-mail voient ? Si votre équipe de projet a ajouté des pièces jointes au contrat client que vous envoyez par e-mail, assurez-vous de réviser toutes ces pièces jointes pour vous assurer que vous êtes d’accord pour les envoyer à vos destinataires. Vos destinataires pourront télécharger ces pièces jointes. Pour savoir comment ces pièces jointes ont été ajoutées, voir Créer des contrats clients et Modifier un contrat client.

   • Cc
     commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires secondaires dans une liste d’utilisateurs dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

   • Privé
     Cochez cette case à cocher si vous souhaitez empêcher les destinataires qui n’ont pas reçu d''Admin' autorisation à l’outil Contrats clients d’accéder au contrat client dans le application Web de Procore.
     Remarque: tous les destinataires nommés dans le chantier À ou Cc conservent la possibilité de cliquer sur Afficher le PDF.

   • Objet
     Ce chantier se remplit automatiquement en fonction du nom du contrat client, mais vous pouvez y apporter des modifications supplémentaires au chantier.

   • Pièces jointes
     joignez tous les fichiers ou documents associés.

   • Message
     incluez un message pour les destinataires.

5. Cliquez sur Envoyer.