Ordre de service potentiel de l’engagement avec DocuSign®

Vous pouvez remplir et envoyer des ordres de service potentiels (OSP) de l’engagement pour signature électronique directement via Procore à l’aide de l’intégration DocuSign®. L’utilisation de DocuSign® accélère le processus de révision et d’exécution tout en conservant un enregistrement précis et juridiquement contraignant des ajustements contractuels.

Autorisations utilisateur requises

• Autorisations de niveau « Standard » ou Admin sur les outils Engagements du projet
  ET

• Si l’outil Ordres de service est ajouté au projet, les autorisations de niveau « Standard » ou Admin sur l’outil Ordres de service du projet.

• Un compte DocuSign® actif intégré à votre compte Procore.

Informations complémentaires :

• Une fois que vous vous serez connecté à votre compte DocuSign^® depuis Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

• L’activation de l’intégration au niveau Entreprise l’active automatiquement pour les projets existants et nouveaux.

• Si votre entreprise utilise des modèles de projet personnalisés, vous devez mettre à jour vos modèles ou vous devrez activer manuellement DocuSign sur tous les nouveaux projets créés à partir de modèles pour lesquels DocuSign®® a été précédemment désactivé.

• Activer l’intégration DocuSign® sur le compte Procore de votre entreprise

• Activer l’intégration DocuSign® sur un projet

• Pour demander des signatures avec Procore + DocuSign® : vous devez avoir un compte DocuSign® actif. Les destinataires n’ont PAS besoin d’un compte pour signer un document. Voir Ai-je besoin d’un compte DocuSign© et Comment obtenir un compte DocuSign® ?

• Un compte DocuSign® actif avec l’autorisation d’envoyer des documents pour signature électronique.

1. Accédez à l’outil Engagements ou Événements de changement du projet.

2. Cliquez sur Afficher à côté du contrat d’engagement contenant l’OSP que vous souhaitez exécuter.

3. Cliquez sur l’onglet Ordres de service et sélectionnez l'ordre de service potentiel de l'engagement souhaité.

4. Cochez cette case pour acheminer le document d’ordre de service via DocuSign plutôt que de collecter manuellement les signatures.

5. Vérifiez que le champ Réviseur désigné et tous les destinataires Cc facultatifs sont correctement remplis. Ces utilisateurs recevront des notifications automatiques par e-mail DocuSign une fois l’enveloppe générée.

6. Cliquez sur Enregistrer et envoyer le signe avec DocuSign. La fenêtre de configuration de l’enveloppe DocuSign® s’ouvre.

7. Dans la fenêtre DocuSign®, ajoutez les destinataires requis et assignez leurs rôles.

8. Placez les champs de signature, d’initiale et de date nécessaires sur le document.

9. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l’enveloppe pour exécution.

Remarque : la statut de l'ordre de changement potentiel de l'engagement dans Procore sera automatiquement mise à jour pour refléter la progression de la signature de DocuSign®.