Créer un élément de correspondance (iOS)

Vous pouvez utiliser l’outil Correspondance pour créer un élément de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu’une correspondance générale ou un avis de retard. Cet article utilisera Avis de retard (NOD) comme type de correspondance pour le didacticiel de création de documents de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Avis de retard » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour savoir comment créer un document de correspondance pour ce type de correspondance. De plus, vous pouvez définir une correspondance sur privée pour limiter le nombre de collaborateurs qui y ont accès.

• Autorisations utilisateur requises :

  • « Standard » ou supérieures dans l’outil Correspondance du projet.

• Différences pour les éléments auxquels un flux de travail est appliqué :

  • Les champs suivants se comportent différemment lorsqu’un flux de travail est appliqué et que l’élément est émis, car le flux de travail les remplit et les contrôle automatiquement : Statut, Date d’échéance, Personnes assignées et Membre de la distribution.

1. Accédez à l’outil Correspondance du projet à l’aide de l’application Procore sur un appareil mobile iOS.

2. Appuyez sur l’icône plus .
   
   
   

3. Dans l’écran Sélectionner le type , appuyez sur le bouton radio du type de correspondance que vous souhaitez créer.

4. Renseignez les champs suivants :

   • Objet: Fournissez un objet descriptif pour l’élément de correspondance.

   • Statut: Sélectionnez « Ébauche », « Ouvert » ou « Fermé », ou pour indiquer le statut de la correspondance.
     Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, le modèle de flux de travail contrôle le statut une fois le document créé et émis.

     • Brouillon: Sélectionnez Ébauche si vous souhaitez que l’élément de correspondance soit enregistré en tant qu’ébauche afin qu’il ne soit pas encore envoyé aux destinataires.

     • Ouvrir: Sélectionnez ce statut si vous souhaitez que l’élément de correspondance soit envoyé aux destinataires spécifiés.

     • Fermé: Définissez le statut de l’élément de correspondance une fois que toutes les tâches associées ont été terminées et que la correspondance est considérée comme terminée.

   • Description: Fournissez des détails sur l’élément de correspondance que vous souhaitez communiquer.

   • Pièces jointes: Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers à l’élément de correspondance en appuyant sur l’une des options suivantes :

     • Caméra: Ouvrez l’appareil photo de votre appareil et prenez une photo.

     • Bibliothèque: Sélectionnez une image dans la bibliothèque de votre appareil.

     • Fichiers: Sélectionnez un fichier enregistré parmi les fichiers de votre appareil.

     • Gestion des documents : Si votre compte Procore dispose de l’outil de gestion de documents, sélectionnez un fichier dans le référentiel de cet outil.

   • Privé:

     • Placez le bouton à bascule en position ACTIVÉ pour définir l’élément de correspondance à Privé(e) afin qu’il ne puisse être consulté que par les utilisateurs de niveau « Admin » et ceux sélectionnés dans les champs « Personnes assignées » et « Liste de distribution ».

     • Placez le bouton à bascule en position DÉSACTIVÉ si vous souhaitez que l’élément de correspondance soit visible par tous les utilisateurs disposant d’autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Correspondance du projet.

   • Échéance: Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la réponse sera due.
     Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.

   • Reçu de : Ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être informées de cet élément de correspondance. Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau d’autorisation de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.

   • Cessionnaires: Attribuez la responsabilité de répondre à l’élément de correspondance à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs de l’annuaire. Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon son niveau d’autorisation, l’utilisateur peut répondre à l’élément de correspondance.
     Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, ce champ est remplacé par « Personne assignée à l’étape actuelle » et est en lecture seule.

   • Emplacement: Sélectionnez le lieu correspondant à l’élément de correspondance dans la liste déroulante.
     Note: Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste.

   • Liste de distribution : Ajoutez des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. En fonction du niveau d’autorisation de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
     Note: Si un flux de travail est appliqué, une fois que le document de correspondance est émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés.

   • Commerce: Recherchez et sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer au document de correspondance.

   • Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à associer au document de correspondance.

   • Tâches planifiées : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches du planning du projet à associer au document de correspondance.

5. Appuyez sur Enregistrer comme ébauche si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version provisoire qui peut être diffusée ultérieurement aux utilisateurs répertoriés sur le document de correspondance.
   OU
   Appuyez sur Créer si vous souhaitez envoyer la correspondance aux utilisateurs répertoriés dans le document de correspondance qui seront informés par e-mail.
   Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, il vous est demandé de confirmer que la création et l’émission du document déclenchent automatiquement le début du flux de travail attribué.