Create and Link an RFI, Change Event, or a Different Correspondence Item to an Existing Correspondence Item
Fond
Les documents de correspondance sont souvent utilisés comme processus métier précurseurs d’une DDR, d’un événement de changement ou d’un type de correspondance différent. Un exemple courant de ceci est lorsqu’une NOD (Notification of Delay) est approuvée et convertie en EOT (Extension of Time) pour prolonger la durée du projet. L’action Créer et lier un nouvel élément sur les documents de correspondance permet aux utilisateurs de créer rapidement de nouveaux éléments, de reporter toutes les informations essentielles et pièces jointes du document de correspondance d’origine, puis de lier les éléments afin que les utilisateurs puissent facilement référencer l’événement d’origine ainsi que tout autre processus métier lié à un document de correspondance individuel.
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Pour créer et lier une ébauche de DDR :
Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l’outil DDR du projet.
Pour créer et lier une DDR « ouverte » ou « fermée » :
Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Admin » dans l’outil DDR du projet.
OUAutorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » dans l’outil DDR du projet avec l’autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activée dans votre modèle d’autorisation.
Pour créer et lier un événement de changement :
Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l’outil Événements de changement.
Pour créer et lier un document de correspondance :
Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance du nouvel élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d’autorisation.
OUAutorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance du nouvel élément.
Une fois qu’un élément est lié à un document de correspondance, cette action ne peut pas être annulée.
Escalier
Créer et lier une DDR
Créer et lier un événement de changement
Créer et lier un document de correspondance
Créer et lier une DDR
Accédez à l’outil Correspondance du projet.
Cliquez sur l’onglet Liste .
Cliquez sur Numéro à côté du document de correspondance auquel vous voulez créer et lier une DDR.
Cliquez sur Lier
Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément
Sélectionnez DDR.
Vous êtes redirigé vers la page Nouvelle DDR .
Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.
Le champ Question correspond au champ Description du document de correspondance source.
Les pièces jointes comprennent les pièces jointes qui ont été chargées dans le document de correspondance source (à l’exclusion des pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de correspondance).
Optionnel: Mettez à jour les informations des champs Lieu, Question et Pièces jointes si nécessaire.
Terminez la création de la DDR. Voir Créer une DDR pour plus d’informations.
Une fois la DDR créée, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers la DDR.
Note: Une fois qu’un élément est lié à un document de correspondance, cette action ne peut pas être annulée.Existing Items (Origin Tool): When you link an existing item, it appears in the top section. You can edit or unlink these at any time.
New Items (Tool): When you use "Create and Link," the link appears in the bottom section. This action is permanent; once created, these items cannot be unlinked or edited.
Créer et lier un événement de changement
Accédez à l’outil Correspondance du projet.
Cliquez sur l’onglet Liste .
Cliquez sur Numéro à côté du document de correspondance auquel vous souhaitez créer et lier un événement de changement.
Cliquez sur Lier
Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément
Sélectionnez Événement de changement.
Vous êtes redirigé vers la page Nouvel événement de changement .
Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :Le champ Origine comprend les champs Numéro et Objet du document de correspondance source.
Le champ Titre correspond au champ Objet du document de correspondance source.
Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.
Les pièces jointes comprennent les pièces jointes qui ont été chargées dans le document de correspondance source (à l’exclusion des pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de correspondance).
Optionnel: Mettez à jour les informations des champs Origine, Titre, Description et Pièces jointes si nécessaire.
Terminez la création de l’événement de changement. Voir Créer un événement de changement pour plus d’informations.
Une fois l’événement de changement créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers l’événement de changement.
Note: Une fois qu’un élément est lié à un document de correspondance, cette action ne peut pas être annulée.
Créer et lier un document de correspondance
Accédez à l’outil Correspondance du projet.
Cliquez sur l’onglet Liste .
Cliquez sur le numéro à côté du document de correspondance que vous souhaitez créer et auquel vous souhaitez lier un autre document de correspondance.
Cliquez sur Lier
Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément
Sélectionnez le type de correspondance que vous souhaitez utiliser.
Vous êtes redirigé vers la page Nouveau [type de correspondance].
Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :Le champ Objet correspond au champ Objet du document de correspondance source.
Le champ Personnes assignées correspond au champ Personnes assignées du document de correspondance source.
Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.
Le champ Reçu de correspond au champ Reçu de du document de correspondance source.
Le champ Distribution correspond au champ Distribution du document de correspondance source.
Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.
Note
If the correspondence type used for the new correspondence item has a Default Description configured (see Configure Advanced Settings: Correspondence), the new correspondence item's Description will match the correspondence type's Default Description instead of the Description from the source correspondence item.
Les pièces jointes chargées dans le document de correspondance source sont incluses en tant que pièces jointes à cette nouvelle correspondance. Toutefois, les pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de correspondance source ne sont pas incluses. Le maximum de pièces jointes pour chaque document de correspondance est de 2 500 fichiers joints.
Note
If the same custom fields were added to the configurable fieldsets for the correspondence types used for the source correspondence item and the new correspondence item (or if the correspondence items use the same configurable fieldset with custom fields), the custom fields and their data from the source correspondence item will be added to the new correspondence item.