Create a Meeting
Fond
Vous pouvez utiliser l’outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l’heure, le lieu et les participants. Ce processus est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez passer à la création de catégories, qui sont utilisées pour regrouper les éléments de l’ordre du jour en sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les différents éléments de l’ordre du jour à vos catégories.
Éléments à prendre en compte
La réunion doit être en mode ordre du jour. Il s’agit du paramètre par défaut lorsque vous créez une réunion.
Pour savoir comment convertir une réunion au mode procès-verbal, voir Convertir une réunion au mode procès-verbal.
Escalier
Accédez à l’outil Réunions du projet.
Cliquez sur + Créer une réunion.
Sélectionnez + Nouveau ou sélectionnez un modèle de réunion dans la liste.
Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.
Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros.
Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.
Meeting Link: Copy and paste the video conferencing link for your attendees to access.
Note: The full URL of the meeting link (starting with https://) must be included in order for it to display as a hyperlink.Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool.
Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'
Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.
Timezone: Select a timezone for the meeting.
Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.
End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.
Remarque: si aucune heure de début ou de fin n’est sélectionnée, Procore les réglera automatiquement sur 12h00.
Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on).
Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview.
Attachments. Attach any relevant files. You have these options:
Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
ORUse a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.
Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool.
Note: La sélection de « Oui » dans le champ Procès-verbal Approbation demandée déclenche un flux de travail de réponse pour le participant.
Cliquez sur Créer et passer à l’ordre du jour
Notes:Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour »
Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à votre réunion, voir Créer une catégorie de réunion.
Si vous souhaitez ajouter des éléments de réunion (c’est-à-dire des éléments à l’ordre du jour) à votre réunion, voir Ajouter un élément de réunion.
Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie appelée « Éléments non classés » à la réunion. Vous pouvez renommer cette catégorie en tapant sur le nom. Vous disposez maintenant des options suivantes :
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