Modifier les détails de la configuration d’un métier pour un espace d’appels d’offres dans Gestion financière du portefeuille

L’espace d’appels d’offres de Gestion financière du portefeuille est un portail partagé entre le maître d’ouvrage et les candidats. Avant de pouvoir envoyer et gérer des offres, vous devez configurer l’espace d’appels d’offres. La page de configuration de l’opération est l’endroit où vous entrerez les informations et téléchargerez la documentation afin que vos candidats puissent soumettre leurs offres avec précision.

• Autorisations utilisateur requises:

  • Accès « limité » au projet ou supérieur.
    Note: Les utilisateurs ayant un accès « limité » doivent faire partie de l’équipe de l’espace d’appels d’offres pour le projet.

• Informations complémentaires:

  • Important! Toutes les informations saisies sur la page Configuration de l’opération, y compris les fichiers téléchargés dans la section Documents, seront visibles pour les candidats.

1. Accédez à l’espace d’appels d’offres approprié.

2. Cliquez sur l’onglet Configuration de l’opération .

3. Mettez à jour les informations des sections suivantes si nécessaire.

   • Superficie en pieds carrés: ce champ est facultatif, car tous les projets n’ont pas de superficie en pieds carrés. Ce nombre peut être copié à partir de la superficie totale du projet ou saisi manuellement.
     Note: Si une valeur est saisie, il s’agira de la superficie en pieds carrés sur laquelle vos enchérisseurs soumettront le prix.

   • Description: le champ de description est la description de cette offre particulière. Une lettre d’appel d’offres ou une description de la portée du projet peut être rédigée ici pour les soumissionnaires.
     Note: Ce champ peut être copié à partir de la description globale du projet.

   • Planning: sélectionnez la date et l’heure auxquelles l’appel d’offres sera dû.
     Note: Les candidats recevront des notifications par e-mail trois jours et un jour avant la date d’échéance pour leur rappeler de soumettre leurs offres.
     Important! S’il s’agit d’une offre sous scellé, la date d’échéance de l’appel d’offres est également la date et l’heure après lesquelles le gestionnaire de l’espace d’appels d’offres peut déverrouiller les offres.

     • Optionnel: Vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires sur le calendrier pour vos soumissionnaires afin de les tenir au courant de la chronologie de votre projet. Par exemple, vous pouvez inclure une date d’emménagement des locataires pour faire savoir à vos soumissionnaires quand vous prévoyez que la construction sera terminée.

4. Pour mettre à jour les sections Documents d’appel d’offres et Équipe de l’espace d’appels d’offres, suivez les étapes ci-dessous :

Documents d’appel d’offres

The bid documents section is where you can upload any documents (such as drawings, floor plans, specifications, and rules and regulations) that your bidders will need in order to complete their bids. You can upload new files for your bidders, or copy from those that have already been uploaded to the project documents.

To upload new files into the Bid Room:

1. Click Add New Files.

2. Locate and select the files you want to upload.

To import project folders and documents to the Bid Room:

1. Click Add New Files.

2. Select the files you want to import to the bid room. A green check mark will appear next to selected items.

3. Click Add.
   Note: If you upload any new documents during the bidding process after bidders have been invited, your bidders will be notified of your changes via email.

L’équipe de l’espace d’appels d’offres

The Bid Room Team comprises the group of people on your team collaborating with you on this bid. Members of the Bid Room Team are automatically added to the Project Team. The Bid Room Team will be able to view and compare bids, post and answer RFIs, make changes to the bid form, and award the winning bidder. All members of the team will also receive email notifications around all activity in the bid room such as when bidders post RFIs or submit bids.Note: The user who sets up the Bid Room is automatically designated as the Bid Room Manager. The only difference between this role and those with 'Full Access' is that the manager can unlock bids in a sealed bid process.

Important! The Bid Room Team is NOT where you invite bidders. It is instead where you can add colleagues that will manage and make changes to the bidding process.

To add existing members to the Bid Room Team:

1. Click the add icon.
   
   Note: A list of colleagues with Portfolio Financials accounts are available to select. If you have had an external consultant collaborate with you on the bidding process in Portfolio Financials previously, they will also be available to select.

2. Mark the checkbox next to the names of the team members you want to add.
   Tip! Mark the checkbox next to Notify via email to send an email notification to the people you are inviting.

3. Click the Bid Room Permissions drop-down menu to select permissions for each member:

   • Select 'Hide Bidding Info' permissions if you do not want to share the financial information of the bid with them. This will allow them to still receive emails and answer RFIs.

   • Select 'Full Access' if you want them to be able to fully collaborate on this bid.

4. Click Add.

To add a new member to the Bid Room Team:

1. After clicking the plus to add a new team member, click + Invite New Team Member.

2. Enter the person's first name, last name, and email address.

3. Click the Bid Room Permissions drop-down menu to select permissions for the new member:

   • Select 'Hide Bidding Info' permissions if you do not want to share the financial information of the bid with them. This will allow them to still receive emails and answer RFIs.

   • Select 'Full Access' if you want them to be able to fully collaborate on this bid.

4. Click Send Invite.