Envoyer un contrat principal par e-mail

Après avoir créé un ou plusieurs contrats principaux, vous devrez peut-être partager ces informations avec d’autres personnes. Contrairement aux autres outils Procore qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux membres d’un groupe ou d’une liste de distribution lorsque des éléments sont créés, mis à jour ou approuvés, un contrat principal contient des données financières sensibles. Pour protéger ces données, les contrats principaux doivent être explicitement envoyés aux individus.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour envoyer un contrat principal par e-mail, autorisations de niveau « Standard » ou autorisations supérieures sur l’outil Contrats principaux du projet.

  • Pour être nommé comme destinataire dans le champ À ou CC, vous devez disposer d’un compte utilisateur dans l’Annuaire du projet.
    Remarque: tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC peuvent afficher les données de votre contrat principal dans le PDF joint à l’e-mail.

  • Pour accéder à un contrat principal en cliquant sur le lien « Afficher ce contrat » ou « Afficher en ligne » dans l’e-mail:* autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.
    OU * autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats principaux du projet ET votre nom doit être répertorié sous « Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants ».

• Limitations:

  • Contrairement aux autres outils Procore, qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux listes ou aux groupes de distribution, l’outil Contrats principaux vous oblige à suivre les étapes ci-dessous.

• Vos destinataires doivent avoir un compte utilisateur dans l’annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

• Vous devez avoir un contrat principal pour l’envoi. Voir Créer des contrats principaux.

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail.
   

4. Renseignez les champs suivants :

   • À
     commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires principaux dans une liste d’utilisateurs dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

      Caution

     Does your contract contain attachments that don't want your email recipients to view? If your project team has added attachments to the prime contract you are sending by email, be sure to review all of those attachments to ensure you are OK with sending them to your recipients. Your recipients will have the ability to download those attachments.

   • Cc
     commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires secondaires dans une liste d’utilisateurs dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

   • Privé
     cochez cette case si vous souhaitez empêcher les destinataires qui n’ont pas reçu l’autorisation « Admin » dans l’outil Contrats principaux d’accéder au contrat principal dans l’application Web Procore.

   • Objet
     ce champ se remplit automatiquement en fonction du nom du contrat principal, mais vous pouvez y apporter des modifications supplémentaires.

   • Pièces jointes
     joignez tous les fichiers ou documents associés.

   • Message
     incluez un message pour les destinataires.

5. Cliquez sur Envoyer.