Ajouter les documents de conformité requis aux modèles de conformité

Les administrateurs Procore créent des modèles de conformité. Une fois le modèle créé, commencez à ajouter des exigences. Pour chaque exigence, choisissez parmi une liste de types de documents, tels que obligation, Clôture, Licence, Accord-cadre, Assurance du projet, etc. Ensuite, donnez un nom au document d’exigence. Une fois nommé, votre équipe peut l’affecter au suivi des bons de commande, des contrats de sous-traitance et des factures à l’aide des paramètres Exigences de paiement de l’outil Paiements.

• Autorisations utilisateur requises

• Informations complémentaires:

  • Les modèles de conformité ne sont disponibles qu’avec Procore Pay.

  • Vous pouvez créer plusieurs modèles de conformité à assigner à vos projets Procore. Cependant, vous ne pouvez assigner qu’un (1) seul modèle à un projet.

• Créer des modèles de conformité pour les engagements en tant qu’administrateur Procore

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur Contrats.

3. Cliquez sur Modèles de conformité.

4. Recherchez le modèle à mettre à jour et choisissez l’une de ces options :

   • Gérer. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le modèle.
     OU

   • Nom du modèle. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le modèle.

5. Dans l’onglet Général, faites défiler jusqu’à la fiche Conformité Documents requis, cliquez sur Ajouter une exigence.
   La fenêtre Créer une nouvelle exigence s’ouvre.

6. Dans la fiche Détails du document, entrez les détails du document de conformité :

   • Type de document. Choisissez une option dans la liste : Obligation, Clôture, Licence, Accord-cadre, Autre, Paie, Permis, Assurance du projet, Sécurité, Matériaux entreposés ou W-9.

   • Nom du document. Saisissez un nom pour le document.

7. Dans la fiche Critères , effectuez les sélections appropriées pour le document que vous devez collecter :
   

   

   • Collecte à. Cela détermine l’endroit où le document sera collecté et son impact sur les exigences de paiement sur les factures.

     • engagement. Choisissez cette option si le document requis a un impact sur les exigences de paiement de toutes les factures.

     • facture. Choisissez cette option si le document requis n’a d’impact que sur la facture individuelle sur laquelle il est collecté. 

   • Appliquer l’exigence à. Cela détermine s’il faut remplir cette exigence de document.

     • Tous les engagements/factures actifs. Applique l’exigence à tous les engagements/factures lorsqu’une facture est créée ou modifiée ou lorsque l’engagement est modifié. 

     • Engagements/factures créés à partir de ce date. Active un champ de date afin que l’exigence puisse être appliquée aux engagements/factures créés après une date spécifiée.

   • Type d’engagement. Assignez ce document aux bons de commande, aux contrats de sous-traitance ou aux deux contrats de sous-traitance et bons de commande.

   • Fréquence. Cela détermine la fréquence à laquelle le document doit être requis. Les Documents collectés lors de l’Engagement ne sont collectés qu’une seule fois. Les documents collectés à la facture peuvent être exigés aux fréquences suivantes :  

     • Première facturation. Sur la première facture créée sur l’engagement.

     • Chaque facturation proportionnelle. Sur chaque facture créée sur l’engagement.

     • Facturation finale. Sur toute facture dont le type de facturation est « Facturation finale ».

8. Sous Critères supplémentaires, cliquez sur Ajouter une condition pour définir des règles conditionnelles.

9. Créez les conditions comme suit :

   • Conditions standard (en fonction des finances/de l’avancement) :

     • Dans la liste déroulante Quand , sélectionnez un champ financier ou de progression standard, tel que :

       • % d’achèvement.

       • Matériaux actuellement entreposés.

       • Montant du contrat d’origine.

       • Libération de rétention.
         Le menu déroulant Est s’affiche.

       •  Dans la liste déroulante Est , choisissez :

         • Supérieur ou égal à.

         • Inférieur à.
           Un champ de montant numérique/en dollars apparaîtra. 

           • Saisissez la valeur en dollars ou en pourcentage requise.

   • Personnalisé conditions (en fonction de Engagement Personnalisé champs) :

     • Dans la liste déroulante Quand, choisissez l’un des champs Engagement Personnalisé disponibles. Il s’agit notamment de :

       • Engagement Personnalisé Case à cocher champs.

       • Engagement Personnalisé champs de sélection unique.
         Remarque : Engagement Personnalisé champs (par exemple, Sélection unique, Case à cocher ) doivent d’abord être créés et appliqués au engagement Ensemble de champs dans l’outil administrateur Procore pour être disponibles dans la liste déroulante.

     • Dans la liste déroulante Est , choisissez :

       • Est.

       • Ce n’est pas le cas.

     • Sélectionnez la valeur spécifique dans le champ personnalisé à laquelle l’engagement doit correspondre (par exemple, « Minority Business Enterprise (MBE) »).

10. Cliquez sur Créer.

11. Répétez ces étapes pour ajouter d’autres documents d’exigences au modèle.