Configurer les paramètres avancés : QuickBooks® Bureau

La configuration des paramètres avancés établit des règles d’automatisation et des seuils financiers spécifiques pour la synchronisation des données entre Procore et votre système comptable. En configurant ces préférences de manière centralisée, vous vous assurez que les données de coûts, les coûts du projet et les engagements circulent entre les deux systèmes avec précision conformément aux pratiques comptables standard de votre entreprise. Cela élimine les références croisées manuelles et réduit les erreurs de traitement des transactions.

• Autorisations utilisateur requises dans l’outil Intégrations ERP de l'entreprise.

• Informations complémentaires :

  • DONNÉES importable : la synchronisation en arrière-plan met automatiquement en scène les entreprise données (travaux et fournisseurs) toutes les heures et les coûts de projet du projet toutes les deux heures. Vous pouvez modifier la fréquence d’importation des paiements des factures de sous-traitant dans les paramètres de l’outil Intégrations ERP.

    • Des synchronisations à la demande peuvent également être lancées dans l’outil Intégrations ERP Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts du projet et les paiements de factures de sous-traitants importables.

    • Pour synchroniser les données entre Procore et Quickbooks, le connecteur Web QuickBooks® doit s’exécuter pour terminer le processus.

  • DONNÉES EXPORTABLES : un approbateur de comptabilité doit réviser et accepter toutes les données exportables dans l’outil Intégrations ERP avant de les exporter de Procore vers QuickBooks® pour ordinateur de bureau.

    • Pour synchroniser les données entre Procore et Quickbooks, le connecteur Web QuickBooks® doit s’exécuter pour terminer le processus.

  • La fonction d’exportation directe vous permet d’ignorer l’étape d’acceptation comptable pour les Engagements, les ordres de changement de l'engagement et les factures de sous-traitant dans l’outil Intégrations ERP.

    • Remarque : Vous devez toujours effectuer l’action « Envoyer au système ERP » sur l’élément pour lancer l’exportation.

1. Accédez à l’outil Intégrations ERP de l’entreprise.

2. Cliquez sur Configurer les paramètres .

3. Sous Paramètres généraux , sélectionnez les options qui s’appliquent : Afficher/Masquer les détails

   • Modèle de projet par défaut : sélectionnez le modèle par défaut à utiliser lors de l’importation de projets depuis votre système ERP.

   • Ajoutez automatiquement de nouveaux codes de coût aux budgets des projets intégrés à QuickBooks : Pour suivre efficacement les coûts, sélectionnez cette option pour ajouter automatiquement de nouveaux codes de coût QuickBooks à votre budget Procore lors d’une synchronisation.

     • Budget du projet verrouillé : seuls les éléments avec un coût du projet à ce jour sont importés en tant que nouveaux postes, et les montants du budget d’origine sont exclus.

     • Budget du projet déverrouillé : les éléments avec un coût du projet à ce jour, un montant d’estimation initiale ou les deux seront importés.

   • Colonne Budget Coûts directs de Procore : pour les projets intégrés à QuickBooks, la colonne du budget Coûts directs peut être soit en lecture seule et remplie avec données de QuickBooks, soit modifiable et non remplie à partir de QuickBooks.

     • Lecture seule, remplissage à partir de QuickBooks.
       OU

     • Modifiable, ne pas remplir à partir de QuickBooks.

       • Masquer colonne Coûts du projet à ce jour dans le Budget : sélectionnez cette case à cocher pour masquer la colonne Coûts du projet à ce jour dans le budget.

   • Les fournisseurs seront automatiquement mis à jour : Choisissez parmi ces options :

     • Mettre automatiquement à jour les fournisseurs lors de l’actualisation de la liste des Fournisseur : lorsqu’un fournisseur est mis à jour dans votre système ERP, le fournisseur données est également actualisé dans Procore.
       OU

     • Ne pas mettre à jour les fournisseurs : Lorsqu’un fournisseur est mis à jour dans votre système ERP, le fournisseur données n’est PAS actualisé dans Procore.

   • Modifier les transactions de coûts directs synchronisées : Cochez cette case à cocher pour modifier ou supprimer les coûts directs synchronisés à partir de QuickBooks. Ces mises à jour ne seront PAS synchronisées avec QuickBooks.

   • Facture Retenue de garantie Élément : sélectionnez le élément QuickBooks utilisé pour suivre retenue de garantie retenues ou débloquées sur factures de sous-traitant.

4. Sous Paramètres d’exportation , sélectionnez les options qui s’appliquent : Afficher/Masquer les détails

   • Définit le numéro de contrat de sous-traitance facture pour qu’il utilise un format fixe ( Numéro Engagement - Numéro Application) lors de l’exportation.

     • Remplacer facture de sous-traitant numéro. Ce paramètre est désactivé par défaut.

       • Activez ce paramètre pour éviter les erreurs causées par l’exportation de numéros de facture en double vers votre système ERP.

       • La première réquisition relative à l’engagement SC001 devient SC001-01.

   • Exportation directe .

     • Cochez les cases à cocher des outils que vous souhaitez activer :

       • Factures des sous-traitants

     • Une fois activé, cliquez sur Envoyer à l’ERP sur n’importe quel élément pour l’exporter directement vers votre système comptabilité et contourner l’outil Intégrations ERP.
       

5. Cliquez sur Mettre à jour.