Transférer un livrable par e-mail
Arrière-plan
La fonctionnalité d’e-mail de l’outil Livrables vous permet d’envoyer un e-mail en dehors des e-mails générés automatiquement à partir de l’outil Livrables. Des e-mails automatiques sont envoyés aux approbateurs et aux membres de la liste de distribution lorsque l’e-mail est créé, lorsqu’un approbateur répond, lorsque la réponse d’un approbateur est modifiée et lorsque des modifications sont apportées au livrable (pièces jointes, statut du livrable modifié, etc.).
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Pour envoyer un e-mail à un utilisateur : Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Livrables du projet.
Pour recevoir un livrable envoyé par e-mail : Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Livrables du projet. Note: Les destinataires doivent être répertoriés dans l’outil Annuaire du projet.
Informations complémentaires :
Si une personne est absente de la liste de sélection des destinataires, ajoutez-la à l’annuaire au niveau projet avec des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur dans l’outil Livrables. Si vous n’êtes pas autorisé à ajouter des utilisateurs à l’annuaire du projet, demandez à un membre de votre équipe responsable de la gestion de l’annuaire de les ajouter. Note: Le nouvel utilisateur n’a PAS besoin d’accepter l’invitation à rejoindre le projet pour pouvoir être sélectionné dans la liste des destinataires.
Escalier
Accédez à l’outil Livrables du projet.
Recherchez le livrable souhaité.
Cliquez sur Afficher.
Cliquez sur le sous-onglet E-mails pour le livrable.
Cliquez sur Composer un e-mail.
Dans la zone « Composer un nouvel e-mail », procédez comme suit :
À. Sélectionnez le(s) destinataire(s) souhaité(s) dans la liste déroulante.
Cc. Sélectionnez le destinataire(2) souhaité(2) pour recevoir une copie de l’e-mail.
Privé. Indique les paramètres de confidentialité de la soumission. Lorsqu'une soumission est marquée comme « Privée », elle n'est visible que par les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Administrateur » sur l'outil Soumissions, les utilisateurs du flux de travail des soumissions et les membres de la liste de distribution de la soumission. Les utilisateurs avec le Autorisation granulaire « Afficher les soumissions privées associées aux utilisateurs de la même entreprise » Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent également consulter une soumission marquée « Privée » si un autre utilisateur de leur entreprise est associé à cette soumission. Voir Marquer une soumission comme privée.
Titre. Le nom descriptif qui résume le mieux les informations contenues dans le document soumis.
Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous avez les options suivantes :
Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers , puis choisissez l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
OUUtilisez la fonction glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur vers la zone grise « Glisser-déposer les fichiers » .
Message: saisissez le corps de texte de votre e-mail.
Cliquez sur Envoyer. Le système envoie l’e-mail à tous les destinataires. Une copie de l’e-mail et de toutes les réponses sont stockées en tant que fil de communication dans le sous-onglet E-mails du livrable.
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