Ajouter une tâche

The Tasks tool enables you to track and manage action items throughout your construction project's lifespan. Using this tool, you can create tasks with due dates and assign them to one or more project users to ensure accountability.

• Required User Permissions:

  • See Tasks - User Permissions.

• Additional Information:

  • Overdue notification summary emails are sent daily to the task assignee(s) if a task is past due and remains in Initiated or In Progress status.

  • Overdue emails are not sent for tasks in Closed, Void, or Ready for Review status.

1. Accédez à l’outil Tâches du projet.

2. Cliquez sur Créer.

3. Saisissez les informations suivantes :
   Remarque: Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.

   • # (Nombre)* : Entrez un numéro pour la tâche.
     Remarque: Le système assigne des numéros aux tâches dans un ordre séquentiel et les numéros en double ne sont PAS autorisés.

   • Titre* : saisissez un titre descriptif pour la tâche.

   • Statut: sélectionnez l’un des statuts disponibles.

     • Initié: indique que la tâche a été créée. Il s’agit du statut par défaut.

     • En cours: indique que le travail sur la tâche a commencé.

     • Prêt pour révision: indique que la tâche est terminée et prête à être révisée.

     • Fermé: indique que la tâche et la révision du travail ont été terminées avec succès.

     • Vide/Non valide: indique que la tâche a été annulée.

   • Personne(s) assignée(s): sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs du projet dans le menu déroulant ou sélectionnez Aucun(e) si personne n’est assigné(e).

   • Date d’échéance: saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la tâche sera due.
     Remarque: le champ Date d’échéance est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l’outil Tâches. La date d’échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Configurer les paramètres avancés : tâches et Définir les jours ouvrables du projet.

   • Liste de distribution. Ajoutez des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution de la tâche.

   • Catégorie: Sélectionnez une catégorie prédéfinie associée à la tâche.
     Remarque: les catégories de tâches sont gérées au niveau entreprise. Voir Ajouter des catégories de tâches.

   • Description: saisissez un bref résumé décrivant la tâche.

   • Pièces jointes: joignez des fichiers à la tâche en cliquant sur Joindre fichier(s) ou par glisser-déposer.

   • Privé(e) : cochez cette case pour rendre la tâche privée.
     Remarque: les tâches privées ne sont visibles que par le créateur de la tâche, les personnes assignées et les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Tâches du projet.

4. Cliquez sur Ajouter.
   Une bannière apparaît pour indiquer que la tâche a été créée et que le système ajoute votre nouvelle tâche au tableau d’affichage.
   Remarque: la tâche devient également visible sur la page Mes éléments ouverts de chaque personne assignée dans l’outil Portefeuille au niveau entreprise et sur la page d’accueil au niveau projet.

5. Cliquez sur Envoyer les miennes ou Envoyer tout dans la bannière au-dessus de la page de liste des tâches pour envoyer un e-mail de résumé aux personnes assignées et aux créateurs de toutes les tâches qui n’ont pas encore été envoyées. La « Date de notification » des tâches sera définie sur la date à laquelle vous avez cliqué sur le bouton Envoyer.

   • Envoyer les miennes: cliquez sur cette option pour envoyer les tâches que vous avez créées.

   • Envoyer tout: cliquez sur cette option pour envoyer toutes les tâches qui sont prêtes à être envoyées. Assurez-vous de parler avec les autres membres de l’équipe pour vous assurer que toutes les tâches sont prêtes à être effectuées.
     Notes:

     • Tout changement apporté aux personnes assignées crée une notification.

     • Les personnes assignées ne peuvent envoyer que les tâches qu’elles ont créées.

     • Pour que cette bannière s’affiche, la tâche doit avoir au moins une personne assignée.